por McCaul Baggett | 24 de abril de 2020 | Blog

6 cosas que debe hacer para poner en marcha su transformación ágil

Las transformaciones ágiles son complicadas. El éxito tiene enormes ventajas, pero no está garantizado. El aumento de la productividad, la innovación y la mejora de la calidad de los productos o servicios pueden hacer que el reto de transformar una organización merezca la pena.

Como en cualquier empresa, hacer los preparativos adecuados antes de empezar mejorará notablemente el resultado. 

Como coach y formador Scrum, he trabajado con una gran variedad de clientes a lo largo de los años, desde el sector financiero hasta el agrícola, desde los medios de comunicación hasta la industria manufacturera, y he descubierto sistemáticamente que 6 elementos clave pueden hacer que su transformación comience en el camino correcto. 

 

1 - Crear los equipos adecuados

Una transformación ágil puede ser organizativa, pero se construye sobre la base de equipos Scrum fuertes, por lo que es necesario contar con los "equipos adecuados", pero en el mundo remoto actual, la contratación es más difícil que nunca. Es esencial que sus equipos participen en el proceso de contratación. El ajuste cultural es tan importante para crear equipos fuertes como el conjunto de habilidades. El videochat es una herramienta de entrevista clave en un mundo virtual. Esto da a los equipos la oportunidad de conocer a los candidatos y a los candidatos de ver al equipo interactuando. 

Cada equipo debe tener todas las capacidades necesarias para llevar a cabo su trabajo desde el inicio hasta la entrega, pero también debe ser lo suficientemente pequeño como para garantizar una colaboración fácil (Scrum Inc. y la propia Guía Scrum sugieren de tres a nueve personas). Así se eliminan las dependencias entre equipos o departamentos. La mayor pérdida de tiempo es esperar la "aprobación" o la "respuesta" de otro equipo o directivo. Estos retrasos empiezan a acumularse y dejan a los equipos sin tiempo suficiente para alcanzar sus objetivos, lo que resulta desalentador. 

El equipo necesita un propósito y una dirección claros para el producto en el que van a trabajar. Ese sentido de visión compartida ayuda al equipo a sentirse relevante y conectado con la empresa en general. Una vez que tienen esa dirección clara, el equipo debe apropiarse del "cómo". Debe tener la capacidad de organizarse para producir un trabajo de alta calidad como mejor le parezca. 

La dirección responsabilizará al equipo de la entrega de este trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, pero también tratará de capacitarles para actuar sin necesidad de constantes comprobaciones y aprobaciones. Lograr este equilibrio es fundamental. Además, contribuirá a conformar la cultura de la organización durante y después de la transformación.

 

2 - Tener buenas métricas desde el primer día

¿Cómo sabrá si su transformación está funcionando o no? Esta es una pregunta importante que a menudo se pasa por alto hasta que la transformación Agile ya está en marcha. 

Si se establecen con antelación, se pueden inspeccionar y adaptar de primer día y aumentar en gran medida las posibilidades de éxito. 

Los equipos necesitan saber cómo será el éxito antes de emprender su nueva aventura. Tanto la dirección como el equipo deben ponerse de acuerdo sobre lo que mediremos para confirmar que nuestra nueva forma de trabajar funciona realmente. Las expectativas deben quedar muy claras tanto para el equipo como para los directivos. 

Las expectativas deben ser transparentes para todos los que trabajan con el equipo. "¿Por qué iniciaron este viaje de transformación?". La respuesta a esa pregunta es lo que define los objetivos de la transformación y, en última instancia, define el éxito del esfuerzo. Una visión clara proporciona propósito. El propósito es un motivador clave para los equipos (Dan Pink, Conducir2011, Riverhead books) y garantiza que todos, desde los líderes hasta los Product Owners y los miembros del equipo, trabajen juntos en pos de esa importantísima visión compartida.

Una métrica especialmente importante para todas las empresas, sobre todo a medida que nos adentramos en un mundo de trabajo a distancia, es la felicidad del equipo. Tenemos que vigilar de cerca la felicidad, ya que las opciones de socialización se han vuelto mucho más limitadas. La felicidad es un indicador adelantado; cuando la felicidad del equipo sufre un brusco descenso, la calidad y la velocidad suelen seguirle. 

 

3 - Centrarse en los productos, no en los proyectos

Las organizaciones se centran a menudo en su "próximo gran proyecto", pero si damos un paso atrás podemos ver los posibles fallos de esta forma de pensar. Un proyecto es un esfuerzo efímero y da prioridad a lo "urgente" sobre lo importante. Sin embargo, los grandes equipos son realmente longevos. 

Un proyecto puede representar algo totalmente nuevo. O puede ser simplemente una nueva pieza de algo que ya existe. Pero un producto es un servicio o característica que se presta de forma constante central en la misión de la empresa. 

Conocer la diferencia entre ambos es clave. Las organizaciones ágiles saben específicamente cuáles son sus productos y dónde encajan sus proyectos en el panorama general de la empresa. Tienen una idea clara de sus flujos de valor y, por tanto, pueden empezar a estructurar su transformación en torno a la entrega de valor y el crecimiento de esos flujos.  

Los equipos estables tienen más éxito y esto se construye sobre equipos que trabajan juntos y aprenden a trabajar juntos. Esto ocurre con el tiempo.

 

4 - Elija el Product Owners adecuado 

Product Owner (PO) es el papel decisivo para el equipo y fundamental para su transformación. Los Product Owners deben inspirar a sus equipos. Cuando busque un buen PO, busque a la persona que, aunque sea a distancia, pueda hacer que el equipo se sienta entusiasmado con lo que ha hecho y con lo que su producto podría ser. El Product Owner también debe confiar firmemente en que el equipo puede y va a encontrar la manera de entregar lo que el PO pide por su cuenta. Por encima de todo, cuando busque un PO para sus equipos, encuentre a alguien que escuche. Escuchar es la esencia de un liderazgo fuerte.

Un PO dedicado es un líder inspirador. Él o ella tiene la visión del propósito del equipo; lo que los equipos tienen que hacer y por qué tienen que hacerlo. 

Deben tener un profundo conocimiento de su mercado y de las tendencias actuales. Para conseguirlo, debe dedicar mucho tiempo a obtener información crítica de los clientes y las partes interesadas, y a continuación, utilizar ese conocimiento para dar forma a la visión que se comparte con el equipo. Articular la visión da a los miembros del equipo ese sentido de propósito y conexión con los objetivos y la misión de la empresa. Por eso decimos que el PO es dueño del "qué".

Por último, este es un trabajo a tiempo completo. 

Un Product Owner no puede dedicarse parcialmente a su función. No puede tener otro "trabajo diurno". Un PO que ya tiene otro trabajo hace un flaco favor a ambos y reduce el valor para la empresa en general. Muchas organizaciones tropiezan con este paso. Cuando inicie su transformación, no cometa este error. Un PO por equipo no es la receta del éxito, pero un PO en varios equipos sí que es la receta del desastre.

 

5 - Elija el Scrum Masters adecuado

Un Scrum Master debe ser un líder servidor. 

¿Qué significa eso exactamente?

 El Scrum Master facilita los Eventos Scrum pero también es un miembro de confianza del equipo que trabaja para apoyar y "servir" al equipo. Esto incluye entrenar al equipo y al Product Owner en Scrum y eliminar cualquier obstáculo o problema que pueda ralentizar al equipo. 

La función Scrum Master requiere un alto nivel de inteligencia emocional para comprender la dinámica del equipo y mantenerlo en el buen camino. Un Scrum Master está preparado y dispuesto a mantener esas conversaciones "incómodas" para ayudar al equipo a superar los retos que surgen de forma natural al aprender a actuar como un equipo. Sentirse incómodos juntos para estar cómodos juntos.

El Scrum Master necesita calibrar si su equipo está contento. Los estudios demuestran claramente que los equipos felices rinden mejor, más rápido y producen un trabajo de mayor calidad. En el número de enero-febrero de 2012 del Harvard Business Reviewcentraron toda la revista en la felicidad. Lo que descubrieron fue:

"...hemos descubierto que el único camino hacia la felicidad de los empleados que también beneficia a los accionistas es a través de un sentimiento de realización resultante de un trabajo importante bien hecho. Debemos aspirar no sólo a hacer "felices" a los empleados, sino a hacerlo ayudándoles a conseguir grandes cosas. En resumen, debemos ganarnos la defensa apasionada de la misión y el éxito de la empresa por parte de nuestros empleados ayudándoles a ganarse la defensa apasionada de los clientes". (Rob Markey, HBR Blog, 27/01/12) 

Scrum Mastery es muy querido para mí. En un mundo de trabajo a distancia, el trabajo de un Scrum Master es mucho más difícil. En un equipo que trabaja a distancia, tu Scrum Master será quien ayude a guiar al equipo sobre cómo trabajar juntos y mantenerse alineados. Lo hará estableciendo acuerdos de trabajo en equipo y responsabilizando al equipo del cumplimiento de dichos acuerdos. En un mundo en el que todavía se desconoce cómo trabajamos juntos, establecer, hacer cumplir y reevaluar ese acuerdo es vital para crear una dinámica de equipo sólida.

Scrum Masters también ayudan al equipo a mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal. Como todos hemos empezado a darnos cuenta, eso es MUCHO más difícil ahora que cuando trabajábamos en una oficina. Se necesita a alguien que mantenga a todo el mundo honesto sobre lo que realmente siente y, a veces, echar un vistazo a cómo lo estamos haciendo es algo que ni siquiera hacemos nosotros mismos. Scrum Masters tienen que ser la guía que nos recuerde cómo debemos cuidarnos en este incierto entorno laboral.

 

6 - Tutoría frente a gestión

Antes incluso de poner en marcha el primer equipo para tu transformación ágil o digital, necesitas el apoyo y la implicación de la dirección. Y lo que es más importante, los directivos deben convertirse en mentores. 

Cualquier transformación exitosa implica un cambio significativo de mentalidad. Sin este cambio, su organización corre el riesgo de ser "Ágil sólo de nombre" usando Scrum términos pero no realmente cambiar tu forma de trabajar.

En una organización transformada, el propósito del Liderazgo es definir y compartir la visión organizativa, eliminar las cosas que ralentizan a los equipos y pasar a orientar y capacitar a los demás. 

Gestionar el trabajo; dirigir a las personas. A medida que el mundo se ha ido desconectando, esto se ha hecho aún más cierto. Lo cierto es que a muchas personas les gusta tener una sensación de autonomía y poder en sus vidas. A menudo, la "gestión de personas" tradicional puede resultar agobiante, sobre todo para personas como yo, que nos resistimos de inmediato a que nos digan lo que tenemos que hacer. El liderazgo consiste en dar autonomía a las personas, proporcionar seguridad psicológica y liderazgo de servicio, pero también consiste en hacer que las personas rindan cuentas de los resultados de sus decisiones. Debemos ser capaces de confiar en que nuestros equipos no necesitan una supervisión constante; que realmente se preocupan por producir resultados excepcionales.

Una transformación eliminará capas organizativas.

Algunos mandos intermedios pasarán a desempeñar funciones de equipo (PO, SM, miembro de equipo) en las que podrán aportar sus conocimientos directamente al trabajo. En esas funciones ayudarán a capacitar a otros, orientarán las decisiones de alto nivel del equipo y servirán de mentores a los miembros de su equipo fellow. Algunos niveles de gestión pueden pasar a desempeñar el papel de partes interesadas. Están en contacto con los niveles superiores de la organización y trabajarán con los PO para aclarar las conexiones de los equipos con la estrategia general de la empresa.

Reflexiones finales: 

Una transformación ágil o digital es un proceso, no un estado final. Se trata de crear una nueva cultura de trabajo que se adapte y responda continuamente a medida que los mercados cambian y evolucionan. Por mucho que cambie el mundo, por muy rápido que debamos evolucionar, la transformación consiste en mantenerse centrado en crear equipos sanos que hagan bien Scrum y tengan una mentalidad ágil. Construyes una transformación empezando con buenos equipos y confías en ellos para que te digan qué estructura necesitan. Ellos serán tu guía, confía en ellos.