Equipos distribuidos: Cómo mitigar un importante riesgo empresarial del coronavirus
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La propagación en curso de COVID-19, el coronavirus, ha creado un nivel de incertidumbre empresarial nunca visto desde la Gran Recesión. Los mercados bursátiles han caído. Muy abajo.
Y por primera vez, La Organización Mundial de la Salud informa "Se han notificado más casos nuevos en países de fuera de China que en China". Ha habido propagación comunitaria, personas que se infectan sin visitar una zona de brote, en Italia y Estados Unidos.
Aunque hay mucho que no sabemos sobre cómo afectará COVID-19 al mundo empresarial, es simplemente prudente empezar a planificar qué hacer ahora.
Para muchas organizaciones esto ha significado centrarse en las cadenas de suministro. Es comprensible. Al fin y al cabo, las cadenas de suministro que llegan hasta China se han detenido en seco. Se desconoce cuándo volverán a ponerse en marcha.
Pero hay otro riesgo, posiblemente más importante, para el que las organizaciones deberían planificar. Un riesgo que ya está teniendo lugar en Milán (Italia). El riesgo es cómo pueden funcionar las organizaciones, por no hablar de prosperar, cuando los trabajadores no pueden acudir a su puesto de trabajo.
Como este Artículo del New York Times señala, se trata de una situación a la que ya se enfrentan las empresas en Europa. En una rueda de prensa El martes 25 de febrero, la Dra. Nancy Messonnier, de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, declaró que parece probable que se produzca un brote en Estados Unidos:
"Ya no es tanto una cuestión de si esto ocurrirá, sino más bien de cuándo ocurrirá, y de cuántas personas en este país padecerán enfermedades graves".
Los riesgos de una plantilla desorganizada son reales. Una forma de abordar el problema es el uso eficaz de equipos distribuidos. Y si se hace bien, y los equipos distribuidos son ágiles, datos que los empleados que trabajan a distancia permanezcan conectados, sean productivos y estén alineados.
EQUIPOS ÁGILES DISTRIBUIDOS
Lo primero que hay que tener en cuenta es que un equipo distribuido no es sólo un conjunto de trabajadores a distancia. Se necesita una mentalidad diferente para convertirlos en un equipo. Implica crear una comunicación sólida mediante herramientas y coordinación y transparencia a través de los Eventos Scrum que detallaré a continuación.
Lo segundo que hay que tener en cuenta es que los equipos distribuidos pueden ser tan productivos como los equipos deslocalizados. Es un poco más difícil, porque requiere mucha más disciplina y probablemente un conjunto diferente de herramientas.
Todo el mundo sabe que los equipos ubicados en un mismo lugar son, en general, mucho más productivos que los equipos distribuidos. Pero no siempre es así. Como dijo el responsable de Agile en la fundación Wikimedia en un discurso hace unos años: "La coubicación enmascara la mala comunicación".
Básicamente, si todo el mundo está sentado en la misma mesa, puedes ser descuidado. Si todo el mundo está sentado al otro lado de una pantalla de ordenador, la dejadez no es una opción.
Scrum Inc. está muy distribuido. Tenemos personas repartidas por todo el país que trabajan desde sus casas o en un espacio de co-working. Nuestros consultores no sólo están en ciudades diferentes todo el tiempo, sino que a menudo se encuentran en lugares distintos. países. Algunas de las plantillas de nuestros clientes son completamente virtuales. No tienen oficinas.
Si crea un plan para adaptarse a esa realidad, estará un paso más cerca de mitigar el potencial de COVID-19 para perturbar su negocio..
Estos son los pasos que debe seguir para tener éxito con los equipos ágiles distribuidos o Scrum en cualquier situación.
Los divido en dos bloques: comunicación y coordinación.
COMUNICACIÓN ENTRE EQUIPOS DISTRIBUIDOS
- El vídeo es tu amigo: Los servicios de videoconferencia son baratos. Algunos son prácticamente gratuitos. Pero la verdadera razón para utilizarlos es que somos criaturas visuales. Una inmensa parte de nuestro cerebro ha evolucionado para leer las emociones y pensamientos visibles en el rostro de otro ser humano. Hemos evolucionado así como mecanismo de supervivencia. La voz humana es una caña fina para comunicarse, las caras lo dicen todo.
Lo que busca es la riqueza de la comunicación. Slack y Teams y las llamadas telefónicas y los mensajes de texto y otras herramientas de chat están muy bien, pero nada sustituye al rostro humano.
- Una cartera de pedidos transparente, clara y accesible: Si tiene que depender únicamente de herramientas electrónicas Scrum para comunicarse sobre el trabajo atrasado, tiene que hacer un esfuerzo aún mayor para asegurarse de que todo el mundo entiende la verdadera intención de un Elemento de la cartera de productos.El equipo necesita saber qué quiere el Product Owner y por qué. Este contexto es clave para los equipos que trabajan a distancia. Si el Elemento del Backlog del Producto tiene las respuestas a todas las preguntas clave (Definición de Hecho), entonces el Equipo Scrum, o los miembros del equipo pueden ponerse a trabajar fácilmente.
- Herramientas y acceso: Todo el mundo necesita tener acceso a las mismas herramientas y al trabajo que se está realizando. Si su trabajo se desarrolla detrás de cortafuegos corporativos que dificultan el acceso remoto, ahora es un buen momento para averiguar qué herramientas pueden utilizar sus empleados. ¿Y si no las hay? Este es un momento aún mejor para establecer algunas.
- Enjambre: Esta es siempre una gran manera de conducir las cosas por hacer (se puede más información sobre el enjambre aquí si tienes curiosidad). Swarming también permite a la gente trabajar en cosas juntos para que no se sientan tan aislados. A menudo he descubierto que mis momentos más productivos han sido trabajando con otros compañeros de equipo en un documento, una idea o un proceso juntos por videoconferencia.
Google Docs y Google Sheets son nuestros salvavidas y nos permiten trabajar todos a la vez. Hay muchas otras herramientas que hacen lo mismo, pero el trabajo en grupo sobre un problema es una forma estupenda de colaborar e innovar, pero también, y esto es importante, ayuda a que la gente no se sienta sola.
Y eso es probablemente lo más importante a lo que tendrás que enfrentarte. El miedo. La soledad. Aislamiento. Dar a tu gente una forma de hacer algo significativo en tiempos de crisis es un regalo.
COORDINACIÓN DE EQUIPOS REMOTOS
El marco Scrum da una estructura a la vida de las personas que es aún más crítica en tiempos de agitación. Recorramos los acontecimientos y el impacto que tienen, y cómo son aún más poderosos en una situación distribuida.
- Planificación de sprints. El primer evento del marco Scrum da forma y estructura a la semana o dos siguientes. Establece un objetivo claro, el equipo se compromete a un conjunto de trabajo que prevén que pueden hacer, y proporciona una fuerte definición de Hecho que da al equipo cosas específicas y procesables que necesitan lograr para terminar con éxito el Sprint.La alineación es fundamental en un entorno distribuido. Un Sprint Backlog claro que sale de la Planificación da a cada miembro del Equipo una comprensión compartida de lo que hay que lograr. Este enfoque, en un momento de interrupción, es de vital importancia. De lo contrario, es demasiado fácil que un equipo se divida. Un Objetivo del Sprint y un Backlog del Sprint claros les dan ese enfoque.
- Diario Scrum. Esos preciosos quince minutos de cada día. Son el latido de un equipo Scrum. Y es un punto de contacto crítico para los miembros de un equipo que trabajan lejos unos de otros. El Scrum diario es el momento en el que los equipos Scrum aclaran en qué punto se encuentra el trabajo y sacan a la luz los impedimentos.
También es una oportunidad diaria para replanificar en función de los últimos comentarios, información, impedimentos o cambios emergentes. La replanificación en el Scrum diario es siempre importante. Proporciona al equipo Scrum la capacidad de pivotar rápidamente según sea necesario, cuando sea necesario. Y eso tiene un valor incalculable en situaciones en las que la imprevisibilidad puede ser la norma.
Hay otra ventaja de la Daily Scrum que a menudo se pasa por alto. Proporciona a las personas un punto de conexión fiable.
En un almuerzo que tuve con el profesor Nonaka, uno de los autores del artículo que dio nombre al Scrum, subrayó que los humanos nos definimos por la conexión. Nos contamos a nosotros mismos la historia de quiénes somos en una relación con otras personas. Trabajar en casa, solo, aislado, puede socavar ese sentido de identidad y propósito.
- El Sprint. A menudo he discutido con el Dr. Jeff Sutherland y Ken Schwaber, los cocreadores de Scrum, sobre por qué el Sprint debe ser un evento. Yo siempre lo he visto como un contenedor para los demás eventos. Pero al pensar en la situación actual he empezado a apreciar por qué es realmente un acontecimiento en sí mismo.Es la suma, es el ciclo, es el ritmo de la vida. Es el marco de nuestro trabajo. La consistencia y fiabilidad de un Sprint, una y otra vez, nos da un calendario predecible y conocido. Elimina la incertidumbre. Proporciona estructura. Y eso es valioso cuando esas certezas escasean.
- Revisión de Sprint. Aquí es donde las partes interesadas y los clientes dan su opinión sobre lo que el Equipo Scrum ha logrado en cada Sprint. Estos bucles de retroalimentación pueden seguir existiendo con equipos distribuidos. Y la retroalimentación siempre es clave. En un equipo que trabaja virtualmente, este punto de contacto les recuerda que hay un mundo fuera de su equipo. Que están aportando valor. Que su trabajo tiene sentido.
- Retrospectiva Sprint. Es nuestra oportunidad de mejorar identificando lo que ha funcionado, lo que no y lo que podemos hacer mejor. En una situación aislada, se trata de un acontecimiento crucial. Si un equipo acostumbrado a trabajar en proximidad física se ve de repente empujado a un mundo virtual, va a ser difícil. Habrá que examinar, repetir y mejorar los procesos. La gente tendrá que aprender a trabajar con los demás de otra manera. Cuando las cosas funcionan bien, hay que celebrarlas y repetirlas siempre que sea posible.
Tengo un último consejo que darte: prueba esto mañana. Establezca un equipo distribuido antes de que se produzca una posible catástrofe. Haz que todo el mundo trabaje desde casa mañana. Será un lío, pero te permitirá averiguar qué hay que hacer para mejorarlo. Es ágil, ¿verdad? Aprende haciendo.
Eso es un equipo. Pero, ¿y si tiene más de un equipo, o docenas, o cientos? Se sigue aplicando el mismo proceso que ahora. El Scrum Masters levanta impedimentos en el Escala diaria Scrumhasta el Equipo de acción ejecutiva. Así, los Equipos saben que sus dirigentes no sólo se preocupan por ellos en esta situación, sino que están tomando medidas concretas para mejorarla.
Los Product Owners siguen coordinando en su MetascrumsResponder rápidamente a un mundo en rápida evolución.
Y así es como Scrum nos da el valor final del Manifiesto Ágil: Responder al cambio antes que seguir un plan. Todos sabemos que el mundo se mueve a un ritmo increíblemente rápido, que el cambio es inevitable, y esto sólo se ha hecho más crudo por la actual propagación de COVID-19. No sabemos lo que va a pasar. No sabemos lo que va a ocurrir. No hay forma de saberlo.
Lo que Scrum nos permite no es sólo responder a los acontecimientos, ser resilientes, recuperarnos de ellos. Nos da las herramientas para ser más fuertes a partir de ellos. La adversidad hace más fuerte a un equipo Scrum. No se trata de sobrevivir al cambio, sino de prosperar en él.
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