11 sencillos pasos para lanzar su Scrum en Piloto de Construcción

por Ingeniero Felipe Manríquez | 26 de agosto de 2020 | Blog

Scrum es un marco de trabajo en equipo que permite realizar proyectos complejos con adaptación y, al mismo tiempo, ayuda a las personas a realizar un trabajo productivo y creativo con el mayor valor posible para los clientes. En resumen, se adapta perfectamente a las exigencias integrales del sector del diseño y la construcción. No importa el proyecto, el reto o la situación. 

Esto no es sólo una creencia mía, es un hecho observable basado en mis años de experiencia en la implantación de Scrum, Lean y Agile en innumerables proyectos de construcción.

Como Director de Lean Construction de McCarthy Building Companies, Inc. I Director de Lean Construction de McCarthy, tengo la suerte de trabajar con numerosos equipos de diseño y construcción Scrum de todo Estados Unidos. 

Como socio del Lean Construction Institute y del Construction Industry Institute, tengo la oportunidad de utilizar Scrum con equipos de todo el planeta. A lo largo de mi carrera, he trabajado con cientos de equipos Scrum, miles de profesionales Scrum, y he ayudado a entrenar a personas con una variedad de experiencia.

Los equipos que utilizan el marco de trabajo informan de resultados de mayor capacidad, calidad y satisfacción del cliente. La mayoría de las veces duplican su producción en los dos primeros Sprints. Y lo que es más importante, esas ganancias no solo se mantienen, sino que aumentan a medida que el equipo sigue mejorando su coordinación, alineación y producto del trabajo. 

Argumentos económicos a favor de Scrum en la construcción: Aumentar la productividad en 200% o más

Vea el vídeo de arriba o Haga clic aquí para verlo en YouTube

En nuestro sector, las estimaciones de costes precisas son tan cruciales como complejas. Un pequeño error puede suponer la diferencia entre un proyecto rentable con un cliente satisfecho y un desastre por retraso y exceso de presupuesto. Por lo tanto, los equipos de estimación de la construcción deben ser eficientes y eficaces, sobre todo teniendo en cuenta las tendencias actuales, como los proyectos de licitación fija. 

Uno de estos equipos de McCarthy decidió implantar Scrum después de asistir a uno de mis almuerzos de trabajo. Cuando empezaron, podían gestionar con éxito dos o tres proyectos simultáneamente. En poco tiempo, estaban utilizando Scrum para gestionar con éxito todas las tareas de un gran proyecto de una torre de camas para pacientes sanitarios, al tiempo que gestionaban hasta seis proyectos de menor envergadura cuyo valor oscilaba entre medio millón y varios millones de dólares.

Este equipo de siete personas vio cómo su productividad y eficacia aumentaban más del doble. 

Igualmente impresionantes fueron los comentarios positivos de los clientes sobre la alta calidad del proyecto, su repercusión beneficiosa en las operaciones de atención al paciente y la colaboración entre el personal del hospital, los diseñadores y los socios comerciales de primera línea.

Ahora, sólo tres años después, siguen utilizando Scrum y su productividad sigue mejorando. Ahora pueden gestionar con éxito nueve proyectos simultáneos. 

Esto supone un aumento de la productividad de 200%-350% con el mismo personal. Y de hecho trabajan menos horas que antes. 

Pero no me crea a mí, sino a ellos. Recientemente han reunido el vídeo anterior explicando su uso de Scrum. 

Para que quede claro, veo este tipo de ganancias en todos los ámbitos del diseño y la construcción, no sólo en la estimación. 

Prepárese y prepare a su piloto para el éxito

Ahora que conoce mejor el valor empresarial de implantar Scrum en la construcción, quiero abordar la pregunta más habitual que me hacen sobre la implantación del marco: "¿cómo empiezo?".

La respuesta es lanzar un piloto. Algo pequeño pero que aporte valor a usted y a sus clientes. Esto le permite aprender Scrum a medida que utiliza Scrum. 

Para prepararse, sólo tiene que leer el Guía Scrum de 19 páginasCoge algunas notas adhesivas y un rotulador, y crea un tablero Scrum escribiendo "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho" en notas adhesivas individuales y colocándolas en una columna horizontal en una pared (o, en mi caso, en la parte trasera de una puerta). 

Por último, elige la duración de tu Sprint. La Guía Scrum dice que debe durar menos de un mes. Yo elegí un Sprint de cinco días.

Ahora estás listo para seguir el proceso de 11 pasos que utilicé para empezar con Scrum en Construcción. En mi caso Apliqué estos 11 pasos y entregué 20 órdenes de cambio negociadas en 10 días laborables que eran facturables ese mismo mes, sin dejar de hacer el resto de mi trabajo diario, los paseos por el trabajo y estar fuera de las instalaciones para asistir a reuniones un día a la semana. 

11 sencillos pasos para poner en marcha su piloto Scrum 

1. Elija un producto: Mi proyecto piloto se refería a órdenes de cambio en un proyecto de licitación dura. Para que una orden de cambio se considerara realizada, debía negociarse, ser aceptada por el propietario y ser facturable.




2. Elige un equipo: En Scrum, los equipos deben tener la competencia necesaria para completar todo el trabajo pendiente. Dado que este proyecto piloto se centraba en las órdenes de cambio, nuestro equipo estaba formado por un representante del propietario, numerosos jefes de proyecto de subcontratistas, directores comerciales y un contable de proyectos.




3. Elige un Scrum Master: Yo era nuestro Scrum Master ya que había hecho el trabajo previo anterior en Scrum.




4. Crear y priorizar los elementos pendientes: Cada orden de cambio se anotó en una nota adhesiva individual y se colocó en la columna "Tareas pendientes" de nuestro tablero Scrum. Ordené la lista colocando las órdenes de cambio más antiguas en primer lugar, seguidas de las más nuevas y de menor tamaño.




5. Refinar / Estimar la cartera de pedidos: A continuación, reordené las órdenes de cambio en la lista dando prioridad a lo que el cliente/representante del propietario quería en primer lugar, ya que algunos cambios requerían una revisión adicional por parte de los interesados en función de los comentarios diarios del propietario.




6. Realizar la planificación del Sprint: Dedicar 30 minutos a organizar y comunicar lo planificado al equipo. Nuestro objetivo era hacer una orden de cambio al día (pero rápidamente aumentamos a dos o tres al día y terminamos con una media de dos al día en total).




7. Hacer visible el trabajo: Utilizó una pizarra blanca y notas adhesivas en la pared de su oficina de construcción para que todos vieran marchar las notas post-it de una columna a otra en orden de "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho". De este modo, el equipo y las partes interesadas podían saber al instante en qué punto nos encontrábamos con sólo mirar la pizarra.




8. Haz levantamientos diarios: Una vez al día, el equipo se reunía durante 15 minutos para "recorrer el tablero". Cada miembro del equipo respondería sólo a tres preguntas: 1) ¿Qué hice ayer para terminar el Sprint? 2) ¿Qué voy a hacer hoy para terminar el Sprint? 3) ¿Existen obstáculos que bloqueen el objetivo del Sprint? La respuesta a la tercera pregunta se convertía en una tarea y se terminaba antes de pasar a otras tareas.




9. Realizar una revisión del Sprint: Celebre una breve reunión del equipo al final del Sprint para evaluar lo que se ha logrado y, a continuación, perfeccione el backlog o las tareas pendientes incorporando los comentarios del equipo.




10. Realizar una retrospectiva del Sprint: Formule sólo cuatro preguntas, que centrarán al equipo y facilitarán el aprendizaje: 1) ¿Qué ha ido bien? 2) ¿Qué puede mejorarse? 3) ¿Qué se puede mejorar ahora? 4) ¿Cuál es nuestra velocidad? Nuestra velocidad media en dos semanas, medida en órdenes de cambio, era de 10 por semana.




11. Repite: Pase cualquier cantidad de tiempo en conversación conmigo y es imposible no darse cuenta de la facilidad con que me emociono acerca de Lean Construction y marcos ágiles, especialmente Scrum. Todo empezó con estos 11 pasos. Lanza tu piloto ahora. No te preocupes por encontrar el proyecto perfecto o el momento perfecto. Como dice el Dr. Jeff Sutherland, "simplemente empieza". Según mi experiencia, te alegrarás de haberlo hecho.

Felipe Ingeniero-Manríquez es el Director de Lean Construction en McCarthy Building Companies, Inc. Con más de una década de experiencia directa en la aplicación de Scrum y Lean con profesionales del diseño y la construcción, Felipe es un Scrum Master acreditado que utiliza Scrum para incorporar nuevos profesionales a través del aprendizaje interactivo guiado - más de 5.000 socios de la industria y contando.