Determinar la duración correcta de su sprint
La duración de su Sprint establece la cadencia para todo lo demás en Scrum; Eventos, lanzamientos, el trabajo en sí.
Por lo tanto, determinar la duración óptima del Sprint para su equipo marcará la diferencia. Los sprints deben ser cortos, de no más de cuatro semanas, para permitir ciclos de retroalimentación rápidos y la producción puntual de incrementos.
Sin embargo, deben ser lo suficientemente largos para que el equipo logre su objetivo del Sprint y entregue algo de valor, que es una de las razones por las que diferentes duraciones funcionan mejor para diferentes equipos y organizaciones.
¿Cómo encontrar el punto óptimo?
"Bueno, hay mucho que decir al respecto", afirma Dave Slaten, Consultor Principal de Scrum Inc.. Por suerte, Dave se asoció con Kendra West, de Scrum Inc., para crear un experimento de cuatro pasos que te ayudará a determinar si cambiar la duración de tu Sprint supondría una mejora del proceso.
¿Por qué cambiarían los equipos la duración de sus sprints?
Kendra cree que los nuevos Equipos Scrum deberían empezar con Sprints de una semana porque así se consiguen ciclos de planificación más rápidos. Dave está de acuerdo, pero por una razón ligeramente diferente. Es increíble la cantidad de trabajo que la gente hace la semana antes de irse de vacaciones, tanto en la oficina como en casa. Existe esa sensación artificial de urgencia, ese plazo para hacer las cosas". Esa sensación de urgencia puede aprovecharse y transformarse en concentración y productividad.
Sin embargo, ambos han identificado tres razones comunes por las que los equipos Scrum buscan cambiar la duración de su Sprint:
- Los Equipos Scrum sienten que dedican demasiado tiempo a los eventos y actividades Scrum.
- No pueden "terminar" el trabajo suficiente en una semana para obtener comentarios útiles de las partes interesadas.
- Quieren alinearse con una cadencia que abarque a toda la empresa.
Todas estas razones pueden ser válidas en función de las circunstancias específicas de cada equipo.
El aspecto más importante a la hora de decidir cambiar la duración del Sprint es comprender las motivaciones del equipo y adoptar un enfoque basado en datos para medir si el cambio ha tenido un impacto positivo.
Paso 1: Plantee su hipótesis
¿Por qué cree el equipo que sería mejor un Sprint de dos semanas? Tanto si se trata de una o varias de las razones señaladas anteriormente como de algo totalmente distinto, antes de realizar un cambio debe contarse con una hipótesis razonable de mejora. No siempre es así.
Dave dice que la razón más común por la que los Equipos Scrum con los que ha trabajado quieren cambiar su Longitud de Sprint es para disminuir la cantidad de tiempo en los eventos. Esa hipótesis implícita, explica, no es necesariamente cierta. "Si se adopta una visión académica de la Guía Scrum, su Revisión del Sprint está timeboxed a una hora por semana de Sprint. Tu retrospectiva está timeboxeada a 45 minutos por semana de Sprint".
La duración de los eventos no es una ecuación lineal. Un sprint de dos semanas no significa necesariamente que los eventos duren exactamente el doble. Una mejor aplicación de los plazos para los eventos sería probablemente una mejor solución en este caso.
Sin embargo, si su equipo Scrum tiene una hipótesis que probar, debe asegurarse de que su experimento captura con precisión los datos pertinentes. Lo que nos lleva al siguiente paso de este experimento basado en datos.
Paso 2: Diseñe su experimento
Basándose en su hipótesis, identifique qué datos deben ser objeto de seguimiento para demostrar la mejora medida.
Tomemos como ejemplo la cantidad de tiempo antes mencionada dedicada a los eventos Scrum. En este escenario, Kendra y Dave plantearían las siguientes preguntas básicas:
- ¿Cuánto tiempo dedicas ahora a los eventos Scrum?
- ¿Cuánto tiempo habría que ahorrar para considerar el cambio impactante?
- ¿Cuánto tiempo pasas en los eventos Scrum con la cadencia alternativa?
Kendra advierte que eso no es todo. "Otra cosa a la que realmente debes prestar atención es a tu velocidad", explica. "Tu velocidad debería aumentar proporcionalmente al tiempo extra que has añadido a tu Sprint". Y los puntos, dice, pueden ser engañosos. "Tal vez estés completando más puntos, pero siguen siendo menos puntos en total, o menos valor, que los que habrías completado en dos Sprints de una semana".
Paso 3: Recopilar los datos
Establecer un conjunto de medidas para antes y después de cada duración alternativa del Sprint. Captar los datos de forma coherente y precisa requerirá esfuerzo y tiempo.
Kendra le aconseja que planifique ambas cosas.
"Para llevar a cabo estos experimentos, tienes que darte un poco de capacidad para hacer el trabajo real". Y añade: "Si no te tomas el tiempo necesario para pensar en la mejora continua, construir estos experimentos y hacerlos realmente, no vas a ser capaz de ver los cambios impactantes y puede que te los estés perdiendo."
Tanto Kendra como Dave insisten en la necesidad de realizar estos experimentos durante al menos tres Sprints para poder comparar con precisión cada alternativa.
Paso 4: Analizar los resultados
Compruebe cómo se ajustan los datos a su hipótesis y considere también las consecuencias imprevistas.
Para simplificar, volvamos a la hipótesis común de que "Sprints más largos significarían menos tiempo en reuniones". Y, digamos que el hipotético Equipo Scrum que realiza este experimento ahorró una hora de tiempo de evento al pasar de Sprints de una semana a Sprints de dos semanas:
- ¿Se produjeron consecuencias inesperadas, como dificultades para planificar eficazmente o un mayor número de interrupciones en la segunda semana del Sprint?
- ¿Cuál es el retorno de la inversión del tiempo ahorrado? ¿Disminuye la velocidad del equipo?
En la fase de análisis, todo el equipo debe reflexionar y considerar distintos ángulos. Habrá elementos subjetivos, así que hay que estar preparado para discutirlos abiertamente y no ignorarlos ni descartarlos.
Esto puede llevar a iterar y repetir partes del experimento, pero en última instancia ayudará al equipo a comprender sus procesos con más detalle.
El equipo debe ser el árbitro último a la hora de elegir la mejor manera de trabajar juntos. Adoptar un enfoque basado en datos infundirá confianza y reducirá los elementos emocionales del proceso.
Consideraciones adicionales:
Por último, Dave y Kendra han identificado estas consideraciones adicionales que deben sopesarse al considerar si cambiar la duración de su Sprint es una mejora del proceso:
- Si duplicas la duración de tu sprint, tu velocidad media también debería duplicarse como mínimo.
- La tendencia de la velocidad también debería ser creciente
- La precisión de su planificación debería mantenerse igual o mejorar
- Puede medirlo comparando la relación "decir/hacer" de completar los elementos específicos del backlog del Sprint planificado al final del Sprint
- También puede medirlo comparando el número de tareas pendientes bloqueadas o sin terminar. Su perfil de interrupción debería mantenerse igual o mejorar
- Un sprint más largo significa menos paciencia para quienes necesitan algo no planificado del equipo. Una mayor duración del Sprint significa oportunidades menos frecuentes para la retroalimentación de los usuarios y las partes interesadas.
- Una retroalimentación menos frecuente puede generar más incertidumbre y desperdiciar esfuerzos en las entregas Sprint
Este post es parte de nuestra serie ScrumCast de conversaciones con líderes de opinión que han ayudado con éxito a transformar organizaciones y potenciar equipos e individuos. Cada episodio explora la Agilidad organizativa y los patrones, tácticas y técnicas Scrum que impulsan el éxito en el mundo real. Suscríbase a nuestro canal de YouTube para ver los últimos episodios de ScrumCast.
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