¿Debería su organización estar totalmente deslocalizada, a distancia o ser híbrida?
ÍNDICE
Captar opiniones en 2020: Merece la pena recordarlo
¿Para qué sirve una oficina y por qué la necesitamos?
¿Es la coubicación tan importante como antes?
¿Quiere renovar o revitalizar su cultura?
Efecto en las iniciativas de diversidad e inclusión
Ritmo de trabajo y sostenibilidad
Introducción
El mundo laboral está a punto de cambiar de nuevo. Esta vez por una buena razón.
Más de un año después de que las restricciones del COVID convirtieran el trabajo desde casa en la norma (y el Zoom en un verbo), las oficinas empiezan a reabrir. Pronto podremos ver los aparcamientos llenos y los pasillos bulliciosos como signos físicos de que, por fin, hemos vuelto a la normalidad.
Pero, ¿deberíamos?
Es una pregunta engañosamente compleja. Como señala un reciente artículo del Wall Street Journal señala:
Jefes y empleados tardaron meses en adaptarse al trabajo a distancia durante la pandemia. La próxima era del trabajo podría ser aún más desordenada.
¿Todo en persona? ¿Totalmente a distancia? ¿Un sistema híbrido? No existe una respuesta universal a cuál será la "próxima era del trabajo".
Sin embargo, hay puntos que toda organización debe tener en cuenta a la hora de planificar lo que viene. Hay formas de minimizar el desorden.
Hemos creado esta guía para que pueda inspeccionar y adaptar eficazmente su concepto organizativo de lugar de trabajo. Para alinear mejor sus reglas y normas con su visión y propósito. Para ayudar a poner en marcha la transición de su organización hacia la nueva normalidad.
Captar opiniones en 2020: Merece la pena recordarlo
Piense en ello como una retrospectiva de toda la organización.
2020 está en nuestro retrovisor. Pero las lecciones aprendidas durante esos 12 meses de prueba (y la primera mitad de 2021) no deberían serlo. Ahora tienes que recopilar información sobre lo que ha funcionado y lo que no a la hora de trabajar a distancia.
¿Por qué tanta urgencia?
La información no recogida es perecedera; cuanto más espere, menos fiable será. Su capacidad para tomar una decisión informada entre un modelo de personal coubicado, totalmente remoto o híbrido depende de la fiabilidad de los datos.
Esta reacción puede adoptar muchas formas. Hablamos con varias personas de distintos sectores y obtuvimos los siguientes resultados resultados contundentes.
Puede empezar centrándose en estas dos áreas:
- Felicidad y esperanza del equipo - Hablar o encuestar a equipos, miembros de equipos y líderes. Pregúnteles directamente sobre las ventajas y desventajas de la teletrabajo total frente a la colocación. Escuche lo que tienen que decir. Y pregúnteles qué les gustaría ver en el futuro.
- Resultados empresariales - ¿Estaban satisfechos los clientes? ¿Se realizaron los proyectos y productos? ¿Funcionaron los números? Es hora de analizar los datos. Pero recuerde que la pandemia creó un clima empresarial difícil y complejo. Esto requiere algo más que un simple análisis de manzanas con manzanas.
Una vez que disponga de esta información, podrá empezar a tomar decisiones basadas en datos sobre el modelo de lugar de trabajo y las normas de su organización. Y lo que quizá sea más importante, dispondrá también de una base de referencia establecida y de un mecanismo para inspeccionar y adaptar ese modelo y esas normas en el futuro.
¿Para qué sirve una oficina y por qué la necesitamos?
Las restricciones pandémicas nos obligaron a todos a trabajar de nuevas maneras. Ahora sabemos lo que es posible. Lo que puede hacerse a distancia frente a lo que debe hacerse en un espacio físico compartido.
Es hora de poner a prueba nuestros supuestos y plantearnos estas preguntas fundamentales: ¿Qué se consigue haciendo que los empleados se presenten a diario en un edificio concreto? ¿Aportan las oficinas un valor que justifique su coste?
Los partidarios de las oficinas físicas suelen señalar aspectos que son difíciles de sustituir o reproducir virtualmente. Por ejemplo:
- Colaboración, comunicación y el sentimiento de pertenencia que acompaña a la colocación
- Un lugar para trabajar lejos de las distracciones del hogar
- Creación de productos físicos y uso de herramientas especializadas
- Espacio para reuniones y formación
- Necesidad de interactuar directamente con los clientes
- Un lugar para concentrarse
- El estatus y la estabilidad que transmite una ubicación física
Todos estos puntos son válidos (al igual que otros no incluidos) y deben sopesarse a la hora de considerar qué modelo debe adoptar su organización.
Pero tenga en cuenta que probablemente no afecten a todas las funciones de una organización en todo momento.
Las oficinas físicas deben considerarse una herramienta de alto coste. El valor que aporta un espacio de oficina debe compensar los gastos generales que conlleva.
Si el retorno de la inversión es positivo, estupendo. La colocación puede seguir siendo su mejor opción.
Si la R.O.I. no es clara (o peor aún, es negativa en términos netos), es probable que haya llegado el momento de reducir el tamaño y pasar a un modelo híbrido o considerar la posibilidad de permanecer totalmente a distancia.
¿Y qué hay de la R.O.I. vista por los empleados? ¿Están contentos? ¿Acelera el lugar de trabajo su capacidad de rendimiento? Una decisión de este tipo no debe tomarse sin escuchar el punto de vista de quienes hacen el trabajo real.
¿Es la coubicación tan importante como antes?
La colocación ha sido durante mucho tiempo un mantra en las comunidades Agile y Scrum. Y con razón. La colocación crea química en el equipo, aumenta la saturación de la comunicación y es un patrón comúnmente utilizado por los equipos de alto rendimiento en todos los sectores y funciones.
¿Es todo eso cosa del pasado?
Tal vez sí. Puede que no. Pero considere la actualización de la Guía Scrum 2020. Las versiones anteriores sugerían que los equipos Scrum estuvieran ubicados en un mismo lugar por todas las razones expuestas anteriormente. La Guía Scrum 2020 ha eliminado esa referencia porque la tecnología ha mejorado hasta el punto de que la colocación ya no es una necesidad.
Las herramientas de videoconferencia son baratas, fiables y nos permiten leer el lenguaje corporal y escuchar las conversaciones. Las "pizarras" digitales y otras herramientas permiten hacer enjambres y trabajar en tiempo real con independencia de la geografía, y facilitan la transparencia y la rendición de cuentas.
Sin embargo, sigue habiendo un valor innegable en la colocación. Por eso muchas organizaciones se plantean un modelo de trabajo híbrido. Un modelo en el que los equipos Scrum se instalan cuando lo necesitan y trabajan a distancia cuando pueden.
Su organización debe inspeccionar los datos recopilados a partir de 2020 y antes y preguntarse: "¿cuándo es imprescindible la colocación para nuestro éxito?". Utilice los datos para responder empírica y honestamente a esa pregunta.
¿Quiere renovar o revitalizar su cultura?
Volver a la "normalidad" no significa volver a "como eran las cosas". Ahora mismo tiene una oportunidad única de remodelar no sólo su lugar de trabajo, sino la cultura de su organización.
Examinar la estructura de su organización es una parte fundamental de ese trabajo.
La estructura genera cultura. Define los procesos y herramientas que determinan el marco en el que podemos interactuar.
Una estructura descendente o de mando y control crea una cultura en la que la gente espera que se le diga lo que tiene que hacer y cuándo. La innovación y la creatividad se evaporan. La capacitación no es más que una palabra de moda.
Una cultura ágil, por supuesto, gira en torno al primer valor de la Manifiesto Ágilun término torpemente formulado que señala una verdad fundamental: lo que de verdad importa son las personas capacitadas y las conexiones entre ellas.
¿Cuál es realmente su cultura organizativa? ¿Cómo la describen, no los líderes, sino los individuos y equipos que componen la organización? ¿Fomenta su cultura la innovación, la capacitación, la alineación y la colaboración necesarias para prosperar en el mundo empresarial moderno?
Las respuestas sinceras a estas preguntas pueden ser difíciles de escuchar. Sin embargo, tienen un valor incalculable.
De un modo u otro, su organización está a punto de cambiar. Maximizar el impacto positivo de ese cambio creando una estructura, y por tanto una cultura, que capacite a los equipos, elimine impedimentos, reduzca la burocracia y fomente la innovación y al individuo.
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Retener y contratar talento
Personas motivadas y cualificadas que prosperan en equipos Scrum capacitados son más que un recurso: son son la organización. Ellos determinarán su éxito presente y futuro.
Sus competidores lo saben. Todas las organizaciones lo saben (o deberían saberlo).
Uno de los aspectos potencialmente "más complicados" de la creación de su próximo concepto de lugar de trabajo es la amenaza muy real de perder o no poder contratar talento de forma eficaz.
Un reciente estudio de El Grupo Grossman descubrió que "casi la mitad de los empleados que ahora trabajan desde casa quieren seguir a distancia". Esta encuesta no es una excepción.
Hay muchos estudios y encuestas que indican que la gran mayoría de los empleados disfrutan trabajando virtualmente. Muchos dicen que trabajar desde casa ha mejorado su equilibrio entre trabajo y vida privada. Afirman tener menos estrés y ser más productivos.
Muchos, pero no todos.
Otros afirman echar de menos las experiencias que les proporciona el cargo. En Disfrutar interactuando y colaborando directamente con los demás, tener la oportunidad de charlar, ir andando a Starbucks e ir a comer con los colegas.
Las organizaciones deben tener en cuenta las ventajas de trabajar tanto en la oficina como desde casa. Y deben considerarlo desde el punto de vista del individuo y de la organización.
La mayoría de las organizaciones modernas emplean a personas de todo el mundo que trabajan juntas a diario desde diferentes oficinas. Entonces, ¿es beneficioso que la gente vuelva al trabajo, se siente en un escritorio y se pase todo el día trabajando con personas que no están en la misma oficina?
Dar a los empleados la posibilidad de elegir lo que más les conviene es una poderosa herramienta para retener y captar talento. Muchas organizaciones la están incorporando (o la han incorporado ya) a su arsenal. ¿Lo hará la suya?
Efecto en las iniciativas de diversidad e inclusión
¿Tener la opción de trabajar a distancia o en un modelo híbrido aumenta la inclusión, la diversidad y la equidad?
A medida que la tecnología cambia y la globalización sigue extendiéndose, las organizaciones pueden encontrar talentos en ciudades, estados, regiones y países.
Eliminar las barreras geográficas puede aumentar el acceso a una mano de obra diversa.
Un modelo de trabajo híbrido o totalmente remoto también puede igualar el terreno de juego al garantizar que nadie se sienta marginado o excluido por no estar en la "base".
Pero seamos claros, cuando se trata de diversidad, equidad e inclusión, la opción de trabajar a distancia o en un modelo híbrido es sólo el principio.
Un cambio significativo requiere prioridades, políticas y promociones igualmente significativas para afianzarse. El modelo de lugar de trabajo de su organización puede ayudar, pero se necesita mucho más si aspira a una verdadera inclusión e igualdad en su organización.
Ritmo de trabajo y sostenibilidad
Un grupo de empleados de una organización internacional de las 100 más ricas afirma que trabajaban 4 horas más al día porque no tenían que desplazarse.
Una consultora informa de que empieza el día trabajando con clientes en Londres, luego pasa a California durante el día, y por la tarde con clientes en Hong Kong.
Las personas informan de que su jornada consiste en saltar de una videoconferencia a otra en cuestión de segundos, sin ni siquiera tomarse tiempo para rellenar la taza de café o estirar las piernas.
Para muchos, si no para la mayoría, trabajar desde casa significaba pasar mucho más tiempo trabajando.
¿Pero a qué precio?
Los efectos negativos de la "fatiga Zoom" han llegado a ser tan frecuentes que tanto el Harvard Business Review y Investigadores de la Universidad de Stanford han esbozado formas de combatirlos.
¿Y la productividad?
Trabajar más horas para hacer menos no es una receta para el éxito.
Un ritmo de trabajo sostenible es importante por muchas razones. Quizá la más obvia sea la siguiente: las personas y los equipos Scrum que sufren agotamiento son menos productivos, menos creativos y menos capaces de centrarse, alinearse y cumplir.
Cuanto más tiempo pase sin que se controle el agotamiento, más perjudicial será para el individuo, el equipo y la organización.
Fomentar un ritmo de trabajo sostenible debe sopesarse a medida que su organización decide si optar por un sistema totalmente remoto, colocado o híbrido. Habrá ocasiones en las que será necesario trabajar fuera del horario laboral. Esto debe ser la excepción, no la norma.
Su organización necesita Principio #8 del Manifiesto Ágil una prioridad:
Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible.
Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben poder
mantener un ritmo constante indefinidamente.
Uno de nuestros equipos Scrum sufría agotamiento. Así que lo investigaron durante una Retrospectiva Sprint. Hicieron de averiguar su #P8 individual (su abreviatura de Principio #8) el Kaizen para el próximo Sprint.
Algunos reservan tiempo en sus calendarios para hacer varias pausas breves o una pausa larga en mitad del día. Otros se comprometieron a no trabajar los fines de semana. Como equipo Scrum, se apoyaron y animaron mutuamente durante el Sprint.
En sólo una semana, los indicadores de felicidad y sostenibilidad del equipo eran notablemente más altos que antes. Y consiguieron hacer más cosas.
Perfeccionar el modelo
Una vez que su organización haya decidido qué significa "volver al trabajo", puede empezar a perfeccionar la forma de poner en práctica esa visión. He aquí algunas ideas en las que basarse para cada uno de los modelos. Estas sugerencias se agrupan en híbridas, totalmente remotas y de colocación. Sin embargo, muchas son igualmente aplicables a todos los modelos, por lo que merece la pena leerlas todas.
Ideas para lugares de trabajo híbridos
- Designar días de trabajo en equipo para el trabajo en persona: Necesita una estructura para asegurarse de que genera los beneficios de los días de colocación. Los lunes y los viernes parecen ser una opción popular para designar días de trabajo en equipo, pero recuerde que son los días libres más solicitados. Como siempre, hay que determinar qué días funcionan mejor para las personas, los equipos y la organización.
- Establecer políticas para combatir la "fatiga Zoom" y el agotamiento: Incorpore descansos de 10 minutos entre reuniones. Empezar a hacer un seguimiento de los sentimientos de agotamiento en Scrum Retrospectivas. Identificar y abordar las tendencias negativas en la felicidad antes de que se conviertan en un problema. Capacitar a los equipos Scrum para que se aseguren de que mantienen un ritmo sostenible. Pregunte cómo mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y escuche las respuestas. Hay innumerables formas en que una organización puede dar prioridad al bienestar de sus empleados. Lo que repercutirá positivamente en la organización y en su cuenta de resultados. Pero la organización debe hacer de ello una prioridad.
- Celebre siempre los eventos de equipo en un espacio de conferencias virtual: Y queremos decir siempre, aunque esté todo el equipo. Conectarse a una videoconferencia o a un chat ya es algo natural. Celebrar eventos de equipo en estos espacios garantiza que los miembros del equipo que necesiten trabajar a distancia un día concreto (o a una hora concreta) puedan contribuir y ser escuchados en igualdad de condiciones. Encender la cámara y el micrófono de una sala de conferencias no proporciona la misma igualdad de condiciones.
- Publique todas las notas de la reunión en un espacio visible al que se pueda acceder de forma remota: La flexibilidad es la mayor ventaja de un modelo híbrido. Esta ventaja disminuye, o incluso desaparece, si todo el mundo tiene que asistir a todas las reuniones para saber lo que está ocurriendo en cada momento. Colocar notas de las reuniones en una pizarra digital, herramientas de colaboración y (u) otros canales de comunicación ayuda a las personas que no pudieron asistir a mantenerse alineadas e incorporar a su trabajo los resultados, los elementos pendientes y otra información importante.
- Utilizar sólo pizarras virtuales: Todos hemos asistido alguna vez a una reunión virtual en la que alguien ha empezado a dibujar algo importante en una pizarra física. No hay nada que aísle más a alguien que está al teléfono o atascado intentando descifrar el vídeo borroso. Las pizarras virtuales son más inclusivas y colaborativas en un lugar de trabajo híbrido. También son mejores para capturar e irradiar información importante a medida que avanza el trabajo. Acostúmbrate a utilizar siempre herramientas virtuales para que todo el mundo pueda seguir y participar de igual a igual independientemente de su ubicación.
Ideas para organizaciones totalmente remotas
- Establecer políticas para combatir la "fatiga Zoom" y el agotamiento: Sí, también lo incluimos en el modelo híbrido. Es igual de importante y aplicable aquí. Incorpore descansos de 10 minutos entre reuniones. Empezar a hacer un seguimiento de los sentimientos de agotamiento en Scrum Retrospectivas. Identificar y abordar las tendencias negativas en la felicidad antes de que se conviertan en un problema. Capacitar a los equipos Scrum para que se aseguren de que mantienen un ritmo sostenible. Pregunte cómo mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y escuche las respuestas. Hay innumerables formas en que una organización puede dar prioridad al bienestar de sus empleados. Lo que repercutirá positivamente en la organización y en su cuenta de resultados. Pero la organización debe hacer de ello una prioridad.
- Horas de oficina para expertos en la materia: Intentar programar una reunión para expertos en la materia que trabajan en un entorno totalmente remoto puede resultar difícil. Esto se debe a que incluso una pregunta rápida de cinco minutos suele reservarse para una reunión de 30 minutos. Al problema se añade el flujo de trabajo de los propios expertos en la materia. A menudo están tan inundados de interrupciones que no pueden realizar nada de su trabajo planificado. Así que intente incorporar horas de oficina regulares para sus Expertos en la Materia. Scrum Los equipos que tengan preguntas rápidas sabrán cuándo y cómo ponerse en contacto con ellos. Y los expertos en la materia podrán terminar mejor el trabajo pendiente.
- Organice periódicamente actos sociales virtuales: La química, las conversaciones, las conexiones personales... pueden darse en organizaciones totalmente remotas. Sólo hay que ser creativo en la forma de hacerlo. No basta con organizar videoconferencias para más de 50 personas. Pero el uso de salas de descanso, actividades guiadas, horas felices, sesiones de café virtuales o incluso sesiones de trabajo en las que los equipos se asignan al azar pueden ser herramientas poderosas para crear conexión, conversación y mucho más. El objetivo es crear un espacio saludable para que la gente hable y disfrute de la compañía de los demás.
Ideas para mejorar la coubicación
- Colaborar con las personas y los Equipos Scrum sobre cómo será su espacio de colocación: Se trata de mucho más que de estética. Se trata de asegurarse de que el lugar de trabajo sea un acelerador. Que realmente tenga un R.O.I. positivo para la organización y mejore la velocidad y la felicidad del equipo. ¿Tienen los equipos Scrum acceso fiable a salas de conferencias, lugares para enjambre¿lugares para pensar, innovar, colaborar y crear? ¿Se sienten todos juntos? Pregunte qué necesitan las personas y los equipos en un lugar de trabajo y escuche sus comentarios. Probablemente se sorprenderá de lo que oiga y le agradecerá sus comentarios.
- Establecer políticas para combatir la "fatiga Zoom" y el agotamiento: ¿Empiezas a percibir un patrón en esta sugerencia? Incorpore descansos de 10 minutos entre reuniones. Empiece a hacer un seguimiento de los sentimientos de agotamiento en las retrospectivas Scrum. Identifique y aborde las tendencias negativas en la felicidad antes de que se conviertan en un problema. Faculte a los equipos Scrum para que se aseguren de mantener un ritmo sostenible. Pregunte cómo mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y escuche las respuestas. Hay innumerables formas en que una organización puede dar prioridad al bienestar de sus empleados. Lo que repercutirá positivamente en la organización y en su cuenta de resultados. Pero la organización debe hacer de ello una prioridad.
- Identifique qué herramientas o procesos totalmente remotos debe conservar: Volver a la colocación no significa que haya que volver al antiguo statu quo. ¿Existen herramientas que hayan contribuido a mejorar la alineación y la productividad? ¿Hay procesos o radiadores de información que los equipos Scrum prefieren ahora a las formas de trabajar anteriores a COVID? Su organización no lo sabrá a menos que pregunte. Scrum consiste en inspeccionar, adaptar y mejorar tanto el producto como los procesos. y proceso. Aproveche esta oportunidad para continuar con lo que funciona.
- Identifique qué aspectos del trabajo desde casa puede incorporar a un lugar de trabajo colocado: Como hemos dicho antes, un número significativo de los trabajadores encuestados prefiere ahora la posibilidad de trabajar desde casa de alguna forma. Esto puede poner en desventaja a las organizaciones que optan por la ubicación a la hora de retener y contratar talento. Las empresas ubicadas en un mismo lugar pueden intentar equilibrar la balanza averiguando qué aspectos del trabajo a distancia valoran sus empleados y replicando esa experiencia en el lugar de trabajo. ¿Se trata de mascotas? ¿El código de vestimenta? ¿La autonomía? ¿Un acceso más fácil a guarderías? ¿Un horario más flexible? Puede que no sea posible satisfacer todas las peticiones. Pero algunas pueden ser fáciles de incorporar. No lo sabrá hasta que pregunte, y vale la pena hacerlo.
Consejos finales
Las transiciones, como todas las formas de cambio, pueden ser difíciles. Nos obligan a centrarnos, cuestionan nuestros supuestos y nos hacen plantearnos qué es más importante: el Presidente o la productividad.
Las transiciones nos obligan a decidir cuál será el camino a seguir. Eso nunca es fácil. De hecho, puede ser complicado.
Retroalimentación. Inspección y adaptación. Pruebas empíricas. Estas son las piedras angulares del cambio positivo.
Agile y Scrum consisten en incluir a las personas en la conversación. Escuchar y aprender de lo que tienen que decir, y tomar decisiones basadas en lo aprendido.
Si su organización los recopila ahora, no sólo podrá tomar una decisión informada sobre su modelo de lugar de trabajo, sino que establecerá una base de referencia para futuros exámenes que podrá servir de base para futuras decisiones y cambios. Todas las organizaciones deberían hacerlo con regularidad. Lo que funciona hoy puede no funcionar dentro de unos años.
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