El tiempo de ayer nos ayudó a concentrarnos mejor

por Jessica Jagoditsh | 26 de febrero de 2021 | Blog

Bienvenidos a la próxima entrega del P.A.C.T. - Un lugar donde compartimos nuestra experimentos en el fomento de una cultura integradora, innovaciones en las operaciones con personas y aprendizajes ágiles del mundo real.

Cuando me senté a reflexionar sobre el tema de este mes, las prioridades, empecé a pensar en lo difícil que puede ser establecer prioridades en un mundo lleno de interrupciones.

Tú y yo sabemos que ayudar a la gente significa responder a montones de preguntas. Nos caen encima cosas que no habíamos previsto y que no podíamos planificar (ejem, ¿a alguien le suenan los requisitos COVID en constante cambio?). En Scrum y Agile, nos referimos a este trabajo no planificado como un interrumpir porque nos aleja del trabajo planificado que hemos metido en nuestro Sprint.

Hoy en día, las interrupciones pueden venir de todas partes, ¡y no sólo del trabajo! Por un lado, tenemos mensajes de texto y correos electrónicos. Cambios de alcance. Llamadas telefónicas sorpresa. Emergencias. Preguntas para las que hay que encontrar respuesta y que ni siquiera tienen que ver con Operaciones de Personas. Por otro, tenemos niños que estudian en casa. Perros ladrando durante nuestros zooms. Mientras escribo este artículo, mi estómago hambriento empieza a apartar mi mente. Hasta mi propio cuerpo interrumpe mi trabajo.

Problema: Como responsables de Recursos Humanos u Operaciones de Personal, o como responsables de cualquier tipo de función operativa, MUCHO trabajo no planificado es una realidad y una necesidad. Pero nos desconcentra. Nos lleva a realizar varias tareas a la vez, algo que sabemos gracias a muchas investigaciones, disminuye nuestra productividad. Todo eso cambio de contexto nos ralentiza. 

Tenemos proyectos que realizar. Cambios que gestionar Personas que incorporar Puntos débiles que resolver (que pueden contribuir a nuestras interrupciones). ¿Cómo puede ayudarnos el pensamiento ágil a volver a centrarnos y hacer las cosas a la vez que nos permite gestionar todas estas interrupciones de la forma más eficaz posible? 

Experimento: Si empezamos con el sencillo objetivo de comprender mejor nuestro trabajo no planificado recopilando algunos datos del mundo real, podremos utilizar esta información para priorizar el trabajo adecuado y tal vez encontrar formas de disminuir las interrupciones.

Nuestro experimento constaba de 4 pasos: 

1. Rastrear y hacer visible todos interrumpen el trabajo en horas extraordinarias. 
2. Utilizar los datos rastreas para entender el tamaño relativo de tus interrupciones. 
3. Utiliza el tiempo de ayer para construir un buffer de interrupción en el backlog del proyecto para tener en cuenta este trabajo no planificado y determinar el equilibrio adecuado entre lo planificado y lo no planificado en el sprint. 
4. Patrones de uso y causas fundamentales para disminuir las interrupciones a lo largo del tiempo e impulsar el comportamiento hacia una mejor priorización del trabajo no planificado.

Llegados a este punto, sé que estás pensando: "¡ESPERA UN MINUTO!  ¿El tiempo de ayer? ¿Qué? ¡Ha nevado! ¿Interrumpir búfer? ¿Qué...?" 

Preguntas muy válidas. Así que dividámoslas en trozos digeribles y todo se aclarará.

Primer paso: rastrear y hacer visibles las interrupciones.  

Whuando hicimos esto con uno de nuestros clientes operativos, empezamos por clasificar todos los tipos de consultas e interrupciones que recibían en una semana. En el caso de People Ops, podrían ser preguntas sobre políticas, respuestas a preguntas sobre contratación, cambios en el COVID, problemas de seguridad, etc. O bien puede adoptar el enfoque de correos electrónicos frente a llamadas telefónicas frente al número de personas que simplemente se presentan en su escritorio virtual. Hay muchas maneras de pensar en la categorización. Cree una lista que tenga sentido para su equipo; puede ser tan detallada como desee.  

Una vez que tuvimos los "cubos", establecimos una forma sencilla de hacer un seguimiento de estos elementos con marcas de verificación. ¡SÓLO TILDES! ¿Por qué? Para hacerlo sencillo. Si empezamos a añadir un montón de trabajo extra, la gente no lo hará, pero añadir una marca de verificación, aunque tengas un trozo de papel a mano o una hoja de cálculo en una pestaña, es realmente rápido y fácil. Y luego, ¡oh! cómo empezarán a sumarse esas tildes.

Por ejemplo, digamos que nuestros cubos eran eventos de seguridad, consultas generales, visitas de empleados y actividades de contratación inesperadas. La semana 1 podría tener este aspecto:

• Actos de seguridad - 1
• Consultas generales - 40
• Empleados - 6
• Actividades de contratación inesperadas - 3

Al final de cada semana, nos reunimos en equipo y echamos un vistazo a las cifras. Aquí es donde se hace visible el trabajo uber útil. Cuando vea cuántos correos electrónicos, llamadas, cambios y preguntas ha gestionado a lo largo de una semana, se sorprenderá. No es de extrañar que nos cueste sacar adelante los proyectos. Y, a menudo, los demás miembros del equipo no se dan cuenta de la cantidad de cosas que haces tú y viceversa. Consigues hacer cosas. ¿Pero son las correctas? ¿Y a qué coste para tus iniciativas más importantes y tu velocidad?

Todos sabemos que algunas semanas están repletas de trabajo no planificado, otras no tanto. Así que hemos recopilado los datos de 3 semanas para poder trabajar con más de un punto de datos. Ahora tenemos una información impresionante del mundo real para utilizar en el paso 2.

Paso 2 - Utiliza los datos que rastreas para comprender el tamaño relativo de tus interrupciones. 

Ahora que teníamos unas cuantas semanas de números, intentamos averiguar su tamaño para poder cuantificar el esfuerzo que empleamos en ellos. Se trata de un tipo de estimación que utiliza el tamaño relativo para crear un punto estructura. Los puntos son muy prácticos. Cuando empieces a mejorar tu juego Scrum, los puntos se convertirán en la clave para entender muchas cosas sobre el funcionamiento de tu equipo. Más adelante y en futuros blogs hablaremos más sobre los puntos. 

Recuerda: ¡simplicidad! Siguiendo con nuestro ejemplo... Como sabes, algunos correos electrónicos pueden tardar 30 segundos en responderse, mientras que un incidente de seguridad puede llevar horas cuando todo está dicho y hecho. Para cada uno de los cubos que creamos en el paso 1, los clasificamos por tamaño. Por ejemplo:

• Consultas generales - extra pequeño
• Actividades de contratación inesperadas - pequeñas
• Empleados - medio
• Actos de seguridad - grandes

A continuación, asignamos un número de puntos a cada uno:

• Consultas generales - extra pequeño - 1
• Actividades de contratación inesperadas - pequeñas - 2
• Empleados - medio - 5
• Actos de seguridad - grandes - 8

A continuación, relacionamos estos puntos con el número de marcas que teníamos en cada cubo para determinar cuánto esfuerzo empleamos en este trabajo no planificado cada semana. Basta con multiplicar los puntos por el número de marcas.

Semana 1:

• Consultas generales: 40x1 = 40
• Actividades de contratación inesperadas: 3x2 = 6
• Inscripciones de empleados: 6x5 = 30
• Eventos de seguridad: 1x8 = 8
• Total: 84

Ahora tenemos una estimación del esfuerzo que utilizamos en las interrupciones cada semana en forma de puntos. A medida que te vayas haciendo más fuerte con el Scrum y el desarrollo del backlog, podrás utilizar este método para cuantificar todo tu trabajo, el planificado y el no planificado. Estos datos pueden mostrarnos varios patrones y ayudarnos a convertirnos en planificadores eficaces.

Paso 3 - Utilizar el tiempo de ayer para construir un interrumpir para tener en cuenta este trabajo no planificado y determinar el equilibrio adecuado entre lo planificado y lo no planificado en el Sprint. 

¡Por fin! ¡El tiempo de ayer! ¿Qué pasa? 

El tiempo ayer es un término que usamos para describir cómo utilizamos lo ocurrido en el pasado (datos) para predecir el futuro. ¿Entiendes? ¿Previsión? ¿El tiempo? ¿Cómo?

Tomamos las 3 últimas semanas de totales que rastreamos y creamos un promedio de puntos que usamos como bloqueador en nuestro Sprint Backlog. Este bloqueador se conoce como búfer de interrupción, pero puedes llamarlo como quieras. Ayuda a los equipos a planificar lo aparentemente imprevisible.

Volviendo a nuestro ejemplo, digamos que nuestras 3 primeras semanas fueron así:

• Semana 1: 84 puntos
• Semana 2: 93 puntos
• Semana 3: 71 puntos
• Media: Alrededor de 83 puntos

Así, el Tiempo de ayer de nuestro equipo fue de 83 puntos. ¡Estupendo! ¿Qué hacemos con eso?  

A medida que mejorábamos en la suma de puntos a TODO nuestro trabajo, planificado y no planificado, podíamos ver cada semana cuánto habíamos hecho realmente. A continuación, utilizamos nuestro Tiempo de ayer para establecer un bloqueador (también conocido como búfer de interrupción) para no comprometernos con demasiado trabajo. A medida que pase el tiempo, dispondrás de más datos que podrás utilizar para mejorar la eficiencia, identificar los puntos débiles y mejorar la velocidad del equipo.

Paso 4. Utilizar patrones y causas raíz para disminuir las interrupciones a lo largo del tiempo e impulsar el comportamiento hacia una mejor priorización del trabajo no planificado.

Al cuantificar los distintos tipos de trabajo no planificado, observamos patrones negativos. Entonces, el equipo empezó a preguntarse: "¿Qué cosas podemos hacer para disminuir estas interrupciones?".  

Hemos elaborado preguntas frecuentes que responden a las cuestiones más frecuentes que nos plantean los usuarios. en realidad y remitimos a la gente a ella como fuente de información de autoservicio. Delegamos en una persona diferente cada semana para que se encargara de la mayor parte del trabajo no planificado mientras el resto del equipo se dedicaba a los objetivos del sprint. Nos dimos cuenta de que había un cuello de botella en nuestra ruta de escalado que pudimos resolver. El compromiso de los empleados mejoró al aumentar la franqueza, la concentración y el compromiso, que son tres de los cinco pilares del éxito. Scrum Valores. A partir de ahí, fuimos cada vez más rápido. El doble de trabajo en la mitad de tiempoamigos.  

Resultado: Entender cuánto trabajo de interrupción ocurre REALMENTE ayudó al equipo a ver varios patrones que podían sopesar con el trabajo del proyecto. Como resultado, pudimos priorizar mejor el trabajo del proyecto y cumplir nuestros compromisos.  

Este es el resultado que queríamos, pero también ocurrieron otras cosas buenas.  

Desde una perspectiva estratégica, hacer visible esta información a los directivos nos dio la oportunidad de entablar un diálogo sobre varias oportunidades. En primer lugar, cuando nos retrasábamos con un proyecto, podíamos hablar de verdad sobre el motivo. Hablamos de cómo podíamos ayudar a otros equipos a tomar decisiones y encontrar respuestas. ¿Y sobre las necesidades de contratación? Con este nivel de detalle, la justificación comercial de un apoyo adicional o de un Scrum Masters dedicado resulta mucho más lógica. Por último, se reconoció el valor oculto que estábamos aportando y que hasta entonces había pasado desapercibido.

Aprendizajes clave: Concienciación IS potente. 

A menudo pensamos que estamos priorizando correctamente, incluso cuando nos interrumpen, pero sólo podemos estar seguros recopilando los datos y haciéndolos visibles. Haga la prueba. 

Me encantaría conocer tus experiencias con el trabajo no planificado. ¿Cómo has incorporado tiempo en tu backlog para el trabajo no planificado? O no dudes en enviarme cualquier pregunta sobre Scrumming HR o People Operations. Estaré encantado de abordarlas en futuros blogs.  

¡Que tengáis un fantástico mes de marzo, amigos!