Según el autor del artículo Scrum en la IglesiaMe han invitado a dar una charla sobre el uso de Scrum en entornos no informáticos. Es difícil encontrar un entorno más alejado del desarrollo de software que una iglesia.
Durante los dos últimos años he estado trabajando en Scrum Inc., donde no hacemos desarrollo de software y utilizamos Scrum para ejecutarlo todo. Tampoco se parece mucho a una iglesia. Así que me sorprendió mucho, al releer Scrum en la Iglesia, darme cuenta de que las congregaciones a las que servía y Scrum Inc. tienen muchos de los mismos retos.
Un problema con el que me encontré en cada congregación en la que trabajé fue que, como entre el personal había empleados a tiempo parcial y personas con horarios muy diferentes, era imposible celebrar reuniones diarias que incluyeran a todos. El personal que trabajaba los domingos se tomaba días libres durante la semana. Otros trabajaban de 9 a 5 de lunes a viernes. Los trabajadores a tiempo parcial, por definición, no están allí todo el tiempo.
En la iglesia, decidimos celebrar reuniones diarias todas las mañanas, independientemente de quién estuviera allí. Así que todas las mañanas, de lunes a viernes, se reunía todo el personal que estaba en el edificio. Al cabo de un tiempo, algunos de los empleados a tiempo completo que se tomaban días libres durante la semana empezaron a acudir a la reunión en su día libre.
En Scrum Inc. también luchamos por tener a todo el mundo en nuestro Daily Standup. Tenemos dos empleados a tiempo parcial. Jeff, en particular, viaja mucho, sobre todo por Europa. Uno de nosotros vive y trabaja en D.C. El resto estamos en la zona de Boston.
La posibilidad de utilizar Google Hangout y Skype facilita la asistencia a los Stand-Ups diarios a quienes tenemos horarios diferentes o estamos geográficamente dispersos. Pero, cuando uno o más de nosotros está dirigiendo un curso o consultando, no es posible llegar a una Reunión Diaria, ni siquiera durante 15 minutos.
Scrum funciona mejor cuando el equipo está ubicado en el mismo lugar y todos trabajan en el mismo horario. El mundo real rara vez funciona así. No hay reglas sobre cómo adaptarse a esas circunstancias cambiantes, pero he aquí algunas técnicas que consideramos útiles:
1. Si un miembro del equipo no puede asistir a la reunión diaria, pídale que envíe su informe por correo electrónico al Scrum Master para que pueda incluirse en la actualización y, a continuación, envíe por correo electrónico los puntos clave de la reunión a todo el equipo. (Sólo los puntos clave, no las actas de la reunión).
2. Programe reuniones periódicas cara a cara. No hay nada mejor que estar en el mismo lugar a la misma hora, conversar en el refrigerador de agua, escuchar lo que la gente ha hecho durante el fin de semana, compartir una comida y celebrar hitos como los cumpleaños y la permanencia en la empresa. Diseñe un presupuesto de viajes para que las personas que viven y trabajan a distancia puedan reunirse con regularidad.
3. Utilice una pizarra virtual Scrum. Aunque sabemos que lo mejor son las notas adhesivas en la pared, la mejor solución es utilizar la herramienta más sencilla y ligera posible. Todos los miembros del equipo deben poder acceder al tablón todo el día, todos los días. (Nos gusta Rastreador Pivotal.)
4. Céntrese en la saturación de la comunicación. En caso de duda, envía ese correo electrónico a todos los miembros del equipo. Asegúrate de que todo el trabajo queda plasmado en una historia del backlog para que todos sepan lo que está pasando. Si un documento es el resultado de una historia, adjúntalo para que todos puedan leerlo. Si hay una reunión, haz circular un resumen de alto nivel.
En el fondo, Scrum consiste en dar prioridad a las personas, crear un equipo, destacar y divertirse. Los seres humanos podemos ser unos cascarrabias irritables; también podemos ser unas personas alegres y generosas que trabajamos para hacer de nuestras vidas y de este mundo un lugar mejor.
Por Arline Sutherland
arline@scruminc.com
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