Personas y cultura: Perfeccionar, comprometerse, alinear y ¡partimos!

por Jessica Jagoditsh | 28 de enero de 2021 | Blog

Hay algo intrínsecamente motivador en el comienzo de un nuevo año. Es un momento en el que queremos hacer algo más que aceptar el cambio y buscar la mejora, abrazamos plenamente ambas cosas. Queremos aprender, compartir y crecer.  

Y con ese espíritu, me gustaría darles la bienvenida a nuestra nueva columna Equipo de Personas y Cultura, también conocida como el P.A.C.T.

Un lugar en el que compartiremos algunos de nuestros experimentos para fomentar una cultura inclusiva, innovaciones en el funcionamiento de las personas y destacados equipos de nuestra impresionante comunidad de Scrum Inc-ers.

Entonces, ¿quién soy? 

En los pasillos virtuales de Scrum Inc. se me conoce como JessJag, el Scrum de Scrums Maestro de nuestro Unidad de Negocio de Transformación. Me encanta mi trabajo porque mi pasión es la cultura. Escalar la cultura es difícil para cualquier empresa, especialmente para una que está creciendo. He reflexionado mucho sobre las operaciones relativas a las personas y la cultura en un lugar de trabajo Scrum, ¡y ahora en un entorno Scaled Scrum! 

Mi objetivo es contribuir a crear el mejor lugar para trabajar del mundo. He tenido éxitos y fracasos. He aprendido de ambos y por eso estoy deseando compartir estos aprendizajes contigo. 

Esta columna sobre Personas y Cultura se convertirá en un lugar de inspiración y experimentación para fomentar una cultura de trabajo integradora, innovadora y de impacto.

Y estoy igual de impaciente por escuchar lo que has aprendido y espero destacar los experimentos e innovaciones de otros miembros de nuestra comunidad.

En consonancia con el tema de este mes de la alineación, quería que mi blog inaugural (20 de enero de referencia previsto) para hablar de cómo construimos en Scrum Inc. nuestra alineación estratégica cada trimestre y algunas iteraciones recientes que hemos realizado a nuestro proceso de planificación trimestral.  

Problema: Somos una organización totalmente distribuida con 45 miembros de equipo que colaboran a distancia desde 16 estados, a través de 4 zonas horarias y en tres líneas de negocio. Además, tenemos socios en todos los continentes excepto en la Antártida. 

En medio de todo nuestro ajetreo, y dentro de los confines de nuestras oficinas en casa, inevitablemente llegan momentos a lo largo del año en los que nuestro campo de visión puede reducirse al trabajo que tenemos entre manos; y con razón, ya que nuestro trabajo diario es de una importancia crítica.

Todo el hermoso bosque se desdibuja a medida que nos adentramos por el camino de tierra para plantar nuestros arbolitos y recoger las ramas rotas. En esos momentos, puede que demos un paso atrás y nos preguntemos: "Espera, ¿a dónde se supone que nos lleva este camino forestal?".

Dónde.

Desde los albores de Scrum Inc, hemos dado prioridad a reunirnos en lo que llamaré una reunión trimestral. Nos reunimos todos, virtualmente estos días, para repasar lo que hemos aprendido, pensar en posibles mejoras y decidir los siguientes pasos hacia la consecución de nuestra misión. Estoy seguro de que no les sorprenderá saber que utilizamos la Scrum Marco ¡para hacer esto! 

Tres eventos clave de Scrum: Revisión, Retro y Planificación

Nuestra reunión trimestral sigue el modelo de tres eventos clave de Scrum: Revisión, Retro y Planificación. Comenzamos con un Revisión de Sprint que, en este caso, revisa todo el trimestre. A continuación, dividimos a toda la organización en salas de reuniones aleatorias para hacer una retrospectiva. Por último, la planificación, en la que el Jefe Product Owners comparte su visión del trimestre siguiente.  

¡Magnífico! ¡Ya estamos en marcha! Excepto que hay una trampa.  

A lo largo de los años, nos dimos cuenta de que la gente salía de esa reunión y volvía con dudas sobre cuáles eran los objetivos más recientes y cómo sus actividades diarias se relacionaban con nuestra misión estratégica. 

Nuestra equipos iban en la dirección correcta, pero había una desconexión para particulares dentro de esos equipos.

Así que seguimos preguntándonos cada vez -  ¿Cómo reforzamos el vínculo que une al individuo con el objetivo y la misión? ¿Cómo reforzamos la contribución de cada individuo a nuestra estrategia y hacemos que sea duradera e inspiradora?

Objetivo:  Todos los miembros del equipo Scrum Inc. entienden cómo sus contribuciones apoyan nuestros objetivos estratégicos y nuestras metas trimestrales. Al final de cada sprint, cada miembro del equipo ve cómo su trabajo ha contribuido a cumplir una parte de nuestra misión. 

Diseñamos un experimento para impulsar un mayor compromiso individual en nuestro proceso de planificación estratégica y fijación de objetivos. 

Experimento: Comprométete con el objetivo del sprint  

El compromiso es uno de los 5 valores de Scrum: nos une y crea un equipo solidario y motivado. Habrá notado que en el versión más reciente de la Guía Scrum que hay nuevos Compromisos destacados que están conectados a cada artefacto para impulsar el éxito del equipo.  

Uno de estos compromisos es con el Objetivo del Sprint. Cuando un equipo se compromete con el Objetivo del Sprint de forma significativa, indica un mayor nivel de comprensión y comodidad de que el equipo puede superar ese objetivo. 

Foto de Mark Duffel en Unsplash

En nuestra reunión trimestral de otoño Q4 2020 del pasado mes de octubre, decidimos introducir dos cambios en nuestras sesiones de planificación.  

En primer lugar, creamos más espacio para un refinamiento más profundo. En lugar de la tradicional "presentación" de objetivos, nos sentamos juntos para perfeccionarlos. Más tiempo de perfeccionamiento da a los miembros del equipo la oportunidad de interactuar con los objetivos, hablar de ellos, intercambiar ideas y hacer preguntas. Los reescribimos juntos, lo que redunda en unificación y claridad.

Parece algo básico, pero ¿cuántas veces tenemos la costumbre de crear objetivos trimestrales o anuales y distribuirlos, para luego salir de la reunión y aventurarnos de nuevo en el bosque, sólo para perder de vista el camino al día siguiente?  

Compromiso con el objetivo del sprint

En segundo lugar, añadimos tiempo para el acto deliberado de comprometerse con el Objetivo del Sprint.  

Comprometerse significa que cada individuo confía en que el equipo puede ganar. Así que, cuando llegamos a un buen punto con el refinamiento, enviamos una encuesta básica a todos con una valoración de puño a cinco para responder a la pregunta "¿Te comprometes?" y una opcional "¿Por qué?".  

Puño a cinco es una forma de puntuar, en una escala del 1 al 5, tu nivel de comodidad con la capacidad del equipo para completar el objetivo. Si cualquiera da un 1 o un 2 en esta actividad, eso demuestra incomodidad con el compromiso y que necesitamos afinar más. En este contexto, buscamos 4 y 5 de todos como un acuerdo de que el equipo se siente bien acerca de nuestra capacidad para tener éxito. Con esos resultados anónimos y no anclados de la encuesta, pudimos ver cómo se sentía realmente el equipo. Esto proporcionó al grupo información muy valiosa para perfeccionarla un poco más. 

Resultado: Cada equipo compartió estos objetivos perfeccionados y comprometidos con todo el Scrum Inc. ¿Y saben lo que ocurrió? El trimestre pasado tuvimos realmente claridad de dirección y un compromiso más firme y visible con nuestros objetivos trimestrales. Los equipos se pusieron las botas de montaña y se aventuraron. Siguieron la exploración y la diversión, excepto que esta vez, en lugar de encontrarnos con esas sensaciones de "Espera, ¿a dónde se supone que nos lleva este camino otra vez?", escuchamos: "¿Cómo conecta esto con lo que planeamos en la reunión trimestral?". Un gran paso en la dirección correcta. Alineación a través del compromiso.  

Aprendizajes clave: La semana pasada celebramos nuestro primer encuentro e introdujimos dos cambios con respecto a la versión de otoño. En primer lugar, las conversaciones fueron tan valiosas que no quisimos apresurarlas, por lo que añadimos más tiempo para perfeccionar y comprometernos con el objetivo del sprint. En segundo lugar, antes de la planificación, el Product Owners desempeñó un papel más activo a la hora de socializar y compartir sus borradores iniciales con antelación. Me gustaría hacer aún más de eso para el próximo huddle. Estad atentos al próximo trimestre. Estoy deseando ver qué más podemos mejorar. 

En resumen, no todas las organizaciones están dispuestas a organizar una reunión trimestral, ni siquiera pueden hacerlo. Pero la reunión en sí no es lo importante. Lo importante es el proceso. Las conversaciones sobre los objetivos y la alineación resultante cuando esas conversaciones se convierten en compromiso han sido el verdadero triunfo para nosotros.

Alineación y comprensión van de la mano. No importa la escala. Así que la próxima vez que quiera asegurarse de que sus equipos están alineados, invítelos a participar en el proceso. Te sorprenderán las grandes ideas y el entusiasmo que surgen.

Y ahora... Me encantaría tener noticias suyas.  

¿Has probado el refinamiento y el "compromiso con el objetivo del sprint" en tus grandes sesiones de estrategia organizativa? ¿Cómo lo hace? ¿Cuáles son sus dificultades? ¿Qué otras cosas haces para empezar el trimestre o el año con alineación y conexión?