Eficiencia del proceso en Scrum: por qué es importante y cómo medirla

Actualización: Véase Eficacia de los procesos - Adaptar el flujo al esfuerzo de mejora ágil el primero de varios artículos que se publicarán. Por definición, Lean significa que la eficacia del proceso es superior a 25%. El nombre Scrum deriva de ver equipos de hardware lean. Un equipo nuevo puede aumentar la eficacia del proceso a 80% en tres días aplicando el método Patrón de enjambrazón. Pronto estará disponible una aplicación para iPhone y Android que se conectará a Jira y mostrará la eficiencia media del proceso de un equipo Scrum por historia.

La eficiencia del proceso de ejecución de una historia en un equipo de Scrum es la métrica más importante para el rendimiento del equipo, porque un equipo puede duplicar fácilmente la velocidad en un sprint si aumenta la eficiencia del proceso por encima de 50%. Un equipo de la India me preguntó qué indicadores clave de rendimiento debían utilizar y les dije que sólo utilizaran la eficiencia del proceso. La llevaron a 80% en tres días y al cuarto día habían completado todo el trabajo de un sprint de dos semanas.

Este fenómeno se ha documentado anteriormente en un artículo del IEEE Scrum y CMMI - Pasar de lo bueno a lo excelente: ¿Está usted preparado para que le hagan bien? C. Jakobsen y J. Sutherland, en Ágil 2009Chicago, 2009.

La eficiencia del proceso se define como el tiempo de trabajo real dividido por el tiempo de calendario para llegar a realizarlo. Los datos necesarios están fácilmente disponibles en cualquier herramienta Scrum. Lo que queremos ver es la eficiencia media del proceso para las historias completadas en un sprint en tiempo real. Queremos abandonar las horas como herramienta de información para los equipos Scrum ya que los datos de más de 60.000 equipos en un Encuesta muestra que los equipos más lentos utilizan horas. Los equipos más rápidos utilizan historias pequeñas, no asignan tareas ni hacen estimaciones por horas. ¿Cómo podemos estimar la eficiencia del proceso para estos equipos?

He aquí una forma sencilla de calcular la eficiencia del proceso para una historia. Si la velocidad del equipo es de 50 y la historia es de 5 puntos, entonces el tiempo de trabajo real para la historia se puede estimar en 5/50 de un sprint. Si la historia se inicia al principio del sprint y se termina al final del sprint de una semana, entonces se utilizan 5 días de un sprint de 5 días o 1 sprint. Si dividimos 5/50 por 1 obtenemos 10%. Haz que ese número sea superior a 50% y duplicarás la velocidad.

Nuestro equipo Webside Scrum está implementando esto para nuestra empresa y surgen algunas preguntas:

¿Contamos sólo los periodos laborales en el denominador? ¿Y los fines de semana?
¿Utilizamos un búfer de interrupción? ¿Cómo gestionamos las interrupciones?
La eficiencia del proceso en la web es superior a 100% porque tenemos muchas historias pequeñas que se implementan muy rápido. ¿Deberíamos utilizar una media ponderada para que las historias más grandes cuenten más?

A medida que lo vayamos aplicando, actualizaré el blog sobre nuestro enfoque. Incluso discutir cómo implementar una métrica de eficiencia de procesos ha hecho que mi equipo Scrum introduzca más disciplina en la gestión de backlogs y la ejecución de historias.

Para que un equipo mejore la eficiencia de los procesos, tendrá que dejar de realizar varias tareas a la vez y ejecutar las Enjambre: Patrón de flujo continuo de una pieza. Es bien sabido que esto aumenta radicalmente la fluidez a la hora de completar una historia y es fundamental para producción ajustada en Toyota.

Hace poco me reuní con Frank Verbruggen, que está trabajando en una tesis doctoral sobre la eficacia de los procesos de los equipos ágiles. Escribió un buen blog sobre el tema después de nuestra reunión y publicamos un artículo en la IEEE Digital Library: