Una forma de reiniciar tu día a día Scrum

por Scott Downey con Tom Bullock | 28 de enero de 2021 | Blog

El Scrum diario no es sólo un evento, es una oportunidad. Los equipos Scrum pueden aprovecharla para volver a planificar, centrarse y alinearse en lo más importante: el trabajo prioritario, el objetivo del sprint y la eliminación de lo que se interpone en su camino.

Si se hace bien, el Scrum diario pueden ser los 15 minutos (o menos) más importantes de la jornada laboral. 

Sin embargo, si tu equipo pierde de vista el propósito del Scrum diario, puede convertirse en 15 minutos (o más) de tiempo perdido. "El Scrum diario puede considerarse a menudo como una versión mejorada de un informe de situación", afirma Scott Downey, consultor de Scrum Inc., "y no es eso lo que importa". 

Downey se ha ganado la reputación de arrancar o reiniciar rápidamente los equipos Scrum. Su habilidad para convertir de bajo rendimiento en alta productividad ha llevado a algunos a llamarle el "General Patton del Scrum". 

Aprovechar la oportunidad en cada Daily Scrum es una parte clave de su enfoque.

Una pregunta, una prioridad

Sólo hay una pregunta que importa en una reunión facilitada por Scott Downey. Diario Scrum"¿Cómo conseguimos terminar hoy el elemento más prioritario de nuestro backlog?". 

¿Por qué? Porque es lo único que importa en cada momento. 

El resto del Sprint Backlog es importante, pero se da prioridad al trabajo más valioso que el Equipo Scrum puede llevar a cabo en un Sprint determinado. Si no se completa, pero sí elementos de menor prioridad, en el mejor de los casos el Sprint podría considerarse un éxito parcial. 

Los puntos de menor prioridad se debaten, pero sólo si el timebox permite. 

Hay otra razón que Downey cita para centrarse en una sola pregunta: "Buscaba crear presión social en la gente que estaba estudiando el trabajo atrasado para 'mi tipo de trabajo'. Y están trabajando en la prioridad ocho, mientras podrían estar ayudando en la prioridad uno".

Y funcionó. "La atención dejó de centrarse en lo que hacía una persona. El foco pasó a ser lo que conseguíamos en la prioridad #1". 

El uso de una única pregunta no sólo mantiene a los equipos Scrum alineados y centrados en el elemento prioritario del Sprint, sino que también conduce a una mayor eficacia. enjambre y aumenta eficacia del proceso - dos características comunes de los equipos Scrum altamente productivos.

Planificar y replanificar según sea necesario 

Así es como la 2020 Scrum Guía describe la Daily Scrum: 

El propósito del Scrum diario es inspeccionar el progreso hacia el Objetivo del Sprint y adaptar el Backlog del Sprint según sea necesario, ajustando el próximo trabajo planificado.

Obsérvese que dos de las tres cláusulas de esa frase se refieren a la replanificación del Sprint. 

¿Cuándo fue la última vez que su equipo Scrum hizo precisamente eso? ¿Lo considera siquiera una opción en su Scrum diario?

Aprovechar al máximo la oportunidad que brinda cada Scrum diario puede requerir un cambio de mentalidad o, en el caso de Downey, cambiar el nombre del evento. "No siempre lo he llamado el Scrum Diario", admite libremente, "a veces lo llamo la sesión de replanificación".

Mismo evento. El mismo marco temporal. Pero el nuevo nombre puede transmitir un propósito mayor. 

A la hora de poner en marcha equipos Scrum, Downey les aconseja que utilicen la Planificación del Sprint para establecer su Objetivo del Sprint y su Sprint Backlog priorizado, pero que luego hagan la planificación suficiente para llegar a su siguiente Scrum diario. En ese momento, les dice, "van a planificar y replanificar lo suficiente para llegar a su segundo Scrum diario", y así sucesivamente. 

Y estas sesiones de replanificación están dirigidas por quienes hacen el trabajo. El Product Owner está ahí para responder preguntas, el Scrum Master facilita, pero los miembros del equipo son la fuerza motriz". Downey añade que deben hablar entre ellos de la forma más eficaz posible. "Me da igual que hablen en código binario si es la forma más eficaz de comunicarse". 

¿Para qué sirve la Daily Scrum?

El objetivo de la Diario Scrum es reorientar al equipo hacia el elemento de trabajo más importante de ese día para alcanzar el Objetivo del Sprint. En esencia, ¿cuál es el trabajo más prioritario que debe realizarse hoy y cómo puede el equipo trabajar conjuntamente para conseguirlo? El equipo evaluará el backlog para determinar el trabajo más importante. También aprovechan este momento para plantear cualquier impedimento que les impida completar este trabajo. Aunque no es el único momento en el que pueden hablar de los impedimentos, sí es un momento del día en el que se puede confiar. No obstante, tienen libertad para reunirse en cualquier momento del día para hablar más en detalle.

La reunión debe ser breve, no más de 15 minutos. Recuerde que el propósito de esta reunión es centrarse en cómo se realizará el trabajo más importante del día, no resolver problemas concretos. Por lo tanto, si en el transcurso de la Scrum diaria surgen impedimentos que requieren más que un breve debate, éste se traslada a otro momento. Tal vez justo después de que concluya el Scrum diario. Esto permite al equipo mantenerse centrado en las acciones principales que les permitirán alcanzar el Objetivo del Sprint.

¿Quién pone en marcha el Daily Scrum? 

Cualquier miembro del equipo puede iniciar el Scrum Diario. Normalmente, el Product Owner y el Scrum Master asisten al Scrum diario, pero su asistencia no es obligatoria. Lo importante es saber quién contribuye. Dado que son los miembros del equipo quienes realizan el trabajo, su contribución es muy valiosa. Aunque la reunión está abierta a todos, las partes interesadas son oyentes activos del Daily Scrum, no contribuyentes activos.

Ejemplo diario Scrum: 

Piensa en ello de la misma manera que un equipo se reúne antes de avanzar su jugada. Te reúnes con los miembros de tu equipo para decidir cuál será vuestra "jugada" del día. Es decir, el plan de juego para hacer el trabajo importante ese día. Quién va a trabajar en qué, qué resultado esperas, etc.

Mientras se procede con el retraso, de nuevo, Scott recomienda centrándose en esta cuestión principal:

"¿Cómo conseguimos terminar hoy el elemento más prioritario de nuestro backlog?". 

Si se da prioridad a esta cuestión, es posible que surjan oportunidades de colaboración, lo cual es ideal. En Scrum hablamos mucho de "ampliar nuestras T", lo que significa esencialmente que todos los miembros del equipo pueden hacer una contribución significativa al trabajo, en lugar de que un miembro del equipo esté exclusivamente equipado para trabajar en un aspecto concreto. Las competencias se cultivan en el equipo para que todos puedan contribuir.

Por ejemplo, digamos que su objetivo este Sprint es recopilar clientes potenciales de personas interesadas en un tema concreto. Y un elemento importante de su lista de tareas pendientes es publicar anuncios de pago en una página de destino recién creada. La página de destino se lanza, sin embargo, el formulario de suscripción por correo electrónico no se muestra correctamente en móviles. Y todos sabemos que el móvil es una parte significativa de todo el tráfico del sitio web, demasiado grande para ser ignorado. Esto sería un impedimento porque no querría dirigir tráfico de pago a una página destinada a recoger inscripciones si el formulario de inscripción no funciona.

Y aquí tenemos un impedimento.

Lo ideal sería que el equipo fuera capaz de trabajar en equipo para resolver el impedimento. Así que primero debemos preguntarnos: ¿puede resolverse con las habilidades del equipo? ¿O la solución requiere un apoyo adicional del que no dispone el equipo? Si necesita una solución externa, ¿cómo se coordinará? ¿Con qué rapidez puede incluirse la solución del problema en la lista de tareas pendientes de otro equipo? ¿Afectará a la capacidad de entregar el trabajo terminado en el Sprint actual?

Se trata de una cuestión demasiado importante para abordarla durante la reunión diaria y un ejemplo perfecto de algo que se pondría en un "aparcamiento" durante la reunión. Una vez explorada durante el estacionamiento, se produciría un debate de seguimiento. 

La ventaja de plantear el impedimento en Daily, en lugar de intentar resolver el problema de forma aislada, es que se reconoce mucho más rápido la necesidad de recurrir a capacidades externas y se pierde un tiempo mínimo trabajando en un problema que no puede resolverse dentro del propio equipo. Esto libera a los miembros del equipo para centrarse en otras tareas importantes mientras tanto.

Y en esencia hemos tocado lo que el Dr. Jeff Sutherland identifica como los elementos clave del Diario, colaborar, replanificar, formar enjambres y eliminar impedimentos. Como el propio Scrum, el enfoque de Downey para un gran Daily Scrum es sencillo de entender pero difícil de dominar. Con la práctica, ambos pueden revolucionar tu forma de trabajar.