¿Cómo facilita algo un Scrum Master?

Hace poco estuve entrenando a un equipo y me tocó mediar entre el Scrum Master y el Product Owner. Se puso de manifiesto que el SM se sentía infrautilizado. Mientras indagaba por qué, uno de los ejecutivos de la empresa preguntó: "En vuestros materiales de formación, se suele decir que el SM facilita esto y lo otro, pero no se define claramente qué significa facilitar algo". Discutimos esto durante un rato y llegamos a no mucho más que la definición del diccionario para la palabra facilitar", insatisfecho con esta respuesta, fui a la fuente: Dr. Sutherland, el inventor del papel Scrum Master. El Dr. Sutherland dijo que la palabra facilitar fue elegida para el Scrum Master específicamente por la definición del diccionario: hacer más fácil o menos difícil; ayudar a llevar adelante (una acción, un proceso, etc.) En última instancia, la función principal del Scrum Master es ayudar a llevar adelante la adopción del Scrum por su equipo y la organización en su conjunto. El Scrum Master es responsable de garantizar que el Scrum se entienda y se aplique. El Scrum Masters hace esto asegurándose de que el Equipo Scrum se adhiere a la teoría, prácticas y reglas Scrum. El Scrum Master es un servidor-líder del Equipo Scrum. El Scrum Master ayuda a los que están fuera del Equipo Scrum a entender cuáles de sus interacciones con el Equipo Scrum son útiles y cuáles no.,ayuda a todos a maximizar el valor creado por el Equipo Scrum.,Aunque esta respuesta me satisfacía intelectualmente, también quería escuchar a otros en la comunidad Scrum Inc. sobre lo que creían que significaba facilitar en el contexto del papel del Scrum Master como Agile Coach. Nuestra Comunidad de Práctica Coaching se reúne semanalmente y la pregunta original generó mucho debate y proporcionó algunas respuestas prácticas de gran utilidad a partir de la experiencia personal en la función: No interponer la propia opinión o agenda, Dejar que los participantes determinen el objetivo, no determinarlo por ellos, Cuidado con identificarse con una persona específica, Mantener la distancia emocional, Pensar en los resultados y hacer preguntas para facilitar esa entrega [por ejemplo, las 3 preguntas del Daily Stand Up (Levántate cada día)], Mantener la distancia emocional, Pensar en los resultados y hacer preguntas para facilitar esa entrega [por ejemplo, las 3 preguntas del Daily Stand Up (Levántate cada día)]. El Dr. Sutherland también me animó a investigar más sobre el tema y me envió un interesante artículo sobre el papel de un facilitador escrito por el equipo editorial de Mind Tools. Encontré algunas ideas estupendas. Algunos de sus mejores puntos son los siguientes: "Para facilitar bien un acto, primero hay que comprender el resultado que desea el grupo, así como los antecedentes y el contexto de la reunión o el acto. A continuación, la mayor parte de tu responsabilidad consiste en:,Diseñar y planificar,el proceso de grupo y seleccionar las herramientas que mejor ayuden al grupo a progresar hacia ese resultado.,Guiar y controlar,el proceso de grupo para garantizar que:,Hay una participación efectiva.,Los participantes logran un entendimiento mutuo.,Sus contribuciones se tienen en cuenta y se incluyen en las ideas, soluciones o decisiones que surgen...,Los participantes compartan la responsabilidad de los resultados.,Se asegure de que los resultados, las acciones y las preguntas se registran y se ponen en práctica adecuadamente, y de que se les da el tratamiento adecuado posteriormente.,Observe las palabras en negrita (su énfasis), que describen las responsabilidades del facilitador: diseñar y planificar, guiar y controlar, resultados registrados y puestos en práctica. Además, es muy importante incluir a todos en el proceso, tanto en lo que se refiere a las aportaciones como a los resultados, y que los elementos de acción creados se conviertan en objetivos a cumplir.,La única palabra con la que debemos tener cuidado en lo anterior es la palabra control. En esa idea es donde podríamos meternos en problemas. Scrum Masters necesitamos dirigir conversaciones estructuradas por una razón importante:,Los equipos pueden desviarse del camino con facilidad y necesitan que se les recuerde que deben centrarse porque nuestras reuniones tienen un límite de tiempo. Sin embargo, lo que no tenemos que hacer es controlar una situación para conseguir un objetivo fuera del contexto del equipo o para reforzar nuestro propio ego.,En general, los debates me llevaron a reflexionar aún más sobre cómo Scrum difiere del modelo tradicional de Mando y Control que se ve en las empresas. Scrum ofrece mejores productos más rápidamente que otros métodos porque aprovecha las mentes de todos los implicados y ninguna persona del equipo es tan inteligente como todas las personas del equipo. La capacidad intelectual combinada que permite la Scrum, a través de una facilitación adecuada, puede garantizar que las empresas que la adopten se mantengan por delante de sus competidores.

A great question! We discussed this for a while and arrived at not much more than the dictionary definition for the word facilitate.

Dissatisfied with this answer, I went to the source: Dr. Sutherland, the inventor of the Scrum Master role. Dr. Sutherland said that the word facilitate was chosen for the Scrum Master specifically because of that dictionary definition: to make easier or less difficult; help forward (an action, a process, etc.) Ultimately, the Scrum Master’s main function is to help forward the adoption of Scrum by their team and, the organization as a whole.

Additionally, they should be making it easier for all of the team to participate in Scrum events and to accelerate in terms of their volume of work (velocity). This answer was right in line with the Guía Scrum:

The Scrum Master is responsible for ensuring Scrum is understood and enacted. Scrum Masters do this by ensuring that the Scrum Team adheres to Scrum theory, practices, and rules. The Scrum Master is a servant-leader for the Scrum Team. The Scrum Master helps those outside the Scrum Team understand which of their interactions with the Scrum Team are helpful and which aren’t. En Scrum Master helps everyone to maximize the value created by the Scrum Team.

While this answer satisfied me intellectually, I also wanted to hear from others in the Scrum Inc. community about what they felt facilitate meant in the context of the Scrum Master’s role as an Agile Coach. Our Coaching Community of Practice meets weekly and the original question generated a lot of discussion and provided some great practical answers from personal experience in the role:

No interjection of one's own opinion or agenda

• Let the participants determine the goal, don’t determine it for them
• Beware of identifying with one specific person
• Keep emotional distance
• Think about deliverables and ask questions to facilitate that delivery [ex. the 3 questions of the Daily Stand Up]
• Use active listening and questioning to guide the conversation and participants to find their own answers

Dr. Sutherland also encouraged me to do further research on the topic and sent an interesting article about the role of a facilitator by the Mind Tools Editorial Team. I found a few great ideas. Some of their best points:

To facilitate and event well, you must first understand the group’s desired outcome, and the background and context of the meeting or event. The bulk of your responsibility is then to:

• Design and plan the group process, and select the tools that best help the group progress towards that outcome.
• Guide and control the group process to ensure that:
  • There is effective participation.
  • Participants achieve a mutual understanding.
  • Their contributions are considered and included in the ideas, solutions or decisions that emerge.
  • Participants take shared responsibility for the outcome.
• Ensure that outcomes, actions and questions are properly recorded and actioned, and appropriately dealt with afterwards.

Note the bolded words (their emphasis), which describe the facilitator’s responsibilities: design and plan, guide and control, outcomes recorded and actioned. Furthermore, of major importance is the inclusion of everyone in the process in terms of inputs as well as outputs, and that the action items created should become goals to be completed.

The one word we need to be careful with in the above is the word control. That idea is where we could get into trouble. Scrum Masters need to lead structured conversations for an important reason:

Teams can get off track easily, and need to be reminded to focus because our meetings are time-boxed. However, what we don’t need to do is control a situation in order to achieve an agenda outside of the context of the team or for boosting our own egos.

Overall, the discussions led to me think even deeper about how Scrum differs from the traditional Command and Control model seen in business. Scrum delivers better products faster than other methods because it leverages the minds of all involved and no one person on the team is as smart as all of the people on the team. The combined brainpower that Scrum enables, through proper facilitation, can ensure that companies who embrace it stay ahead of their competitors.