Soluciones a los problemas habituales del trabajo a distancia durante COVID

por JJ Sutherland | 27 de marzo de 2020 | Blog

Dos de los clientes con los que he estado trabajando esta semana tienen problemas curiosamente similares, a pesar de pertenecer a sectores radicalmente distintos. Uno de ellos es militar, un grupo de estrategia más que una fuerza de combate. El otro es uno de los principales actores del sector sanitario. 

Ambos están luchando con lo mismo que todos nosotros, el cambio al mundo del trabajo a distancia. 

Estos dos clientes son conocidos por su innovación, creatividad y visión. Y quiero compartir algunas soluciones que han encontrado a problemas laborales comunes en la época de COVID. 

Cuando la jornada laboral incluye niños y formación a distancia

Los esfuerzos por contener la propagación del coronavirus han cerrado ciudades enteras, estados e incluso países. Escuelas de todo el mundo han enviado a sus alumnos a casa con la esperanza de que las clases continúen en línea.

Mi mujer y yo estamos luchando con esto. 

Tenemos dos niños pequeños en casa. Ambos trabajamos. Esta semana, de alguna manera, hemos vuelto a los roles de género tradicionales de generaciones anteriores. Ella se encarga de la mayor parte del cuidado de los niños mientras yo estoy encerrado en mi oficina todo el día. Además de ser increíblemente injusto, esto también la hace sentir miserable porque siente que ahora está haciendo un mal trabajo como madre y como profesional. Así que la semana que viene vamos a probar un método que aprendí de nuestro cliente del sector sanitario. 

Su enfoque me parece asombrosamente transparente y productivo. Empezaron calificando de impedimento esta repentina necesidad de que sus miembros fueran también profesores parciales y padres a tiempo completo. Lo superaron permitiendo a los miembros con hijos establecer o cambiar el horario del equipo. 

Por ejemplo, si alguien pone "cosas de niños" de 8 a 9 de la mañana en el calendario, entonces no se programan reuniones de equipo ni eventos Scrum para esa hora. Los miembros del equipo sin guardería ajustan su flujo de trabajo para que coincida. Y para los equipos Scrum, los padres ajustan la capacidad para permitir este cambio.

Nuestro cliente militar adoptó un planteamiento similar. Vieron que los padres necesitaban más tiempo al mediodía para cuidar a sus hijos. Así que insistieron en que los miembros del equipo se tomaran dos horas de descanso en lugar de una. Una solución sencilla. Se quitó mucha presión a los padres y el equipo siguió centrado en la tarea. 

Ambos movimientos me inspiran. Darse cuenta de que el equilibrio entre la vida laboral y familiar ha sufrido un cambio tectónico no es fácil, aunque esté a nuestro alrededor. Y ambos pueden añadir más cosas a los platos de los que no son padres. Pero ver cómo los equipos se unen y se cubren las espaldas mutuamente es asombroso.  

Sobrevivir a una avalancha de reuniones

En cuanto el trabajo desde casa se convirtió en la norma, estos dos clientes notaron un aumento inesperado del número de reuniones a las que tenían que asistir. Se hablaba mucho de lo que había que hacer, de lo que se haría, de lo que debería hacerse. Y después de tanto hablar, no había tiempo para hacerlo. 

Mi colega, Matt Jacobs, compartió un enfoque que tuvo un impacto inmediato: todas las reuniones son ahora sesiones de trabajo. De cada reunión debe salir algo tangible que demuestre que el equipo avanza hacia un resultado. Un documento, un plan o una presentación. Sea lo que sea, las reuniones son ahora sesiones de creación colaborativa en las que se construyen soluciones. 

Para ayudar a crear esta mentalidad, al principio de la reunión se establece la tarea que hay que realizar y una definición de lo que está hecho. Los asistentes comienzan con un rápido debate para asegurarse de que todos están de acuerdo en lo que hay que hacer, y luego se arremangan y se ponen manos a la obra. Este enfoque garantiza que en cada reunión se avance materialmente en una prioridad. 

Otra forma de hacer frente a esta situación es crear un tiempo libre de reuniones. He empezado a bloquear mi calendario para dedicar tiempo al trabajo sin reuniones. Porque me pasaba lo mismo, reunión tras reunión. 

¿Quién trabaja en qué?

Nuestro cliente militar tiene problemas con la claridad de funciones, responsabilidades y rendición de cuentas. No a nivel de equipo, sino en toda la organización.

Varios equipos trabajaban en lo mismo sin darse cuenta. Sin duda, un enorme despilfarro. Y lo que es peor, se retrabajaba porque el trabajo realizado no era del todo correcto y no cumplía las expectativas. 

Parece que esto le ocurre a todo el mundo a medida que nos adaptamos a lo que se ha dado en llamar la nueva normalidad.

A mí me sonaba a que no tenían un buen trabajo atrasado, claro y accesible, y que el trabajo no era visible. Lo cual tiene sentido ahora que no pueden simplemente acercarse a sus colegas para ver qué está pasando. La necesidad de llamar o enviar un correo electrónico a alguien crea una verdadera barrera a la comunicación.

La alineación requiere más disciplina en los entornos de trabajo virtuales. También requiere una comunicación directa. 

Y algo más. Tenga un Scaled Daily Scrum, o llámelo de otra manera. El nombre no importa. Lo que importa es tener una conversación centrada en quién está trabajando en qué, lo que marcará una gran diferencia. 

Cuando otros equipos te frenan

Nuestro cliente militar es uno de los primeros equipos ágiles. Llevaban siete sprints cuando, de repente, todos tuvieron que trabajar desde casa. 

No lo era. fácilPor supuesto, pero la estructura y el ritmo de Scrum les permitieron hacer el cambio en 24 horas y mantener los proyectos en marcha. El verdadero problema, dijo un dirigente, eran las otras partes de la organización, las partes que no son Ágil.. 

Como resultado, este grupo de equipos está avanzando tanto más rápido que los demás que se bloquearon al necesitar aportaciones críticas de equipos no ágiles. Equipos que todavía están tambaleándose por el cambio.

Es comprensible que los equipos ágiles se sientan increíblemente frustrados. 

Otro colega mío, Alex Sheive, les dijo lo que le decimos a cualquier equipo con dependencias externas: Escribe la historia de manera que la definición de hecho se detenga en la dependencia. Este Equipo ha hecho su parte y se la ha pasado a otro Equipo, o ha solicitado algo a un grupo diferente. Sólo con enviar el trabajo o hacer la solicitud es cuando la historia está Terminada. Cuando vuelve, se inicia una nueva historia que captura el resto del trabajo necesario para terminarla. 

Los equipos individuales pueden no ser capaces de resolver una dependencia. Esto, al menos, te permite crear un backlog que las tenga en cuenta para minimizar su ralentización. 

La pregunta más difícil

He dedicado la mayor parte de este blog a hablar de dos clientes concretos. Quiero alejarme de ellos para responder a una pregunta que me han hecho personas de todo el mundo esta semana.

¿Tiene algún valor mi trabajo? 

El trabajo con sentido es una de las principales motivaciones de los seres humanos. Trabajar en algo aparentemente sin importancia, sin relación alguna con la crisis que nos envuelve, puede parecer inútil. Desmoralizador. 

Siempre respondo lo mismo. Las pandemias terminan. Las crisis terminan. El mundo puede tener una forma diferente al otro lado, pero pasa.

Es increíblemente importante que la gente piense en cómo quiere dar forma a ese futuro. No basta con sobrevivir. Puedes salir de ello más fuerte. No solo para ser resistente, sino para ser mejor. 

Quizá después de esta pandemia tengamos mejores formas de incorporar las exigencias de la paternidad a nuestra vida corporativa. Quizás "reunión" llegue a significar una poderosa colaboración de mentes, en lugar de un desperdicio de las mismas. Lo que está ocurriendo no tiene precedentes en la historia moderna. Pregúntese, ¿qué podemos aprender de lo que estamos viviendo?

Como todos hemos aprendido estas últimas semanas, el valor final del Manifiesto Ágil parece muy acertado en estos momentos. Responder al cambio antes que seguir un plan.