Acero y notas adhesivas Parte 3: Cómo los equipos estables aumentan drásticamente la productividad
No importa el oficio, la función o el puesto, los equipos estables siempre serán sus equipos más productivos.
Esto no es una opinión, es un hecho respaldado por décadas de datos de sectores tan variados como el militar, la medicina, la fabricación y la tecnología. Los equipos estables son más rápidos, más creativos y ofrecen mayor calidad a menor coste.
Pero seamos sinceros, a veces los datos por sí solos no son el elemento más convincente a la hora de plantearse cambiar la forma de trabajar. La gente se hace preguntas, las justas, como ¿funcionará esto realmente en mi contexto, en mi campo, en mi lugar de trabajo?
Para el sector del diseño y la construcción, la respuesta es sí.
Yo mismo lo he visto.
Y no sólo con los clientes con los que nos hemos asociado para obtener mejores resultados.
El lugar de trabajo
Mi familia y yo nos hemos trasladado recientemente a Austin, cambiando los interminables inviernos de Minnesota por el sol de Texas. La unidad de condominio envolvente que alquilamos tenía mucha luz natural. Tanta que necesitábamos cambiar todas las persianas por unas nuevas y modernas.
Cody y Dustin. Son comerciantes de una empresa que lleva tiempo trabajando en este edificio.
A veces trabajan juntos. A veces no lo hacen por problemas de agenda que escapan a su control.
Ya he visto esto antes. La creencia de que no es necesario mantener a las personas juntas en el mismo equipo. O que se puede mezclar y combinar a la gente en un "equipo" sin que ello suponga ningún coste.
Bueno, en realidad no funciona así.
Cody lo sabe por experiencia (probablemente tú también).
Un aumento de la productividad 467%
Si me conoce, sabrá que soy un poco hablador. O más bien un oyente curioso.
Me encanta hacer preguntas y conocer el punto de vista de los demás. Especialmente cuando se trata de mi pasión por el Diseño+Construcción.
Así que empecé a hacer lo mío mientras Cody y Dustin se ponían manos a la obra.
El día anterior, me dice Cody, este equipo estable de Cody y Dustin se cambió. Cody trabajó con otra persona para instalar 12 de estas mismas persianas nuevas en otra unidad al final del pasillo.
El trabajo duró ocho horas. Es decir, una media de 1,5 horas por persiana. Nuestra unidad necesitaba 17 persianas nuevas instaladas. A ese ritmo, harían falta 25 horas y media de trabajo continuo para terminar nuestro trabajo.
Juntos, Cody y Dustin terminaron de instalar nuestras 17 persianas en sólo dos horas. El mismo diseño de ventana, el mismo modelo de persianas y las mismas herramientas. Sin embargo, instalaron una media de 8,5 persianas por hora en lugar de una cada hora y media.
Eso es una mejora de 467% Hablemos de un impulso a la productividad.
Si suponemos que el plazo total de entrega es el mismo para ambos trabajos (lo que parece razonable, ya que se trata de las mismas sombras, el mismo diseño de viuda y el mismo proceso final), obtenemos las siguientes ecuaciones:
Equipo 1 (que no es un equipo estable): 12 tonos instalados en 8 horas = 1,5 tonos por hora
Equipo 2 (el equipo estable): 17 tonos instalados en 2 horas = 8,5 tonos por hora.
8.5-1.5 = 7
7 / 1.5 = 4.67
4,67 x 100 = 467% mejora
Obviamente, indagué un poco más y descubrí que tanto el equipo estable como lo que viene a ser un poco improvisado de Scrum ayudaron a Cody y Dustin a aumentar enormemente su productividad.
Scrum En diseño+construcción Ejemplo
Cody y Dustin tienen un pequeño ritual matutino: les gusta reunirse para desayunar y hablar de las órdenes de trabajo del día.
Ninguno de los dos había oído hablar del Scrum antes de conocerme. Sin embargo, estaban incorporando intuitivamente elementos del marco para lograr más.
Cada día era un Sprint. Este desayuno sirvió como una sesión combinada de Planificación de Sprint y Scrum diario donde se trazó lo que había que hacer y cómo completar todas sus órdenes de trabajo para el día - un objetivo de Sprint de facto. Cody facilitaba estas discusiones y planteaba a la dirección cualquier impedimento al que se enfrentara el equipo a lo largo del día (un Scrum Master de facto).
Una vez terminada la jornada de trabajo, Cody y Dustin volvían a reunirse para tomar un café y participar en otro evento intuitivo de Scrum. Los dos hablarían de lo que había funcionado, de lo que querrían seguir haciendo mañana y de lo que no había ido bien ese día.
Una retrospectiva Scrum de facto centrada tanto en el producto como en el proceso. El corazón mismo de la creación de la mejora continua a nivel de equipo.
El valor de los equipos estables en acción
Tenía claro que Cody y Dustin formaban parte de un equipo estable desde el momento en que empezaron a trabajar en nuestra unidad. Estaba claro que sabían instintivamente lo que el otro estaba haciendo en cada momento. Confiaban el uno en el otro, se ayudaban mutuamente, tenían confianza en el trabajo que hacían tanto individualmente como en equipo.
La familiaridad y la confianza tardan en desarrollarse. Ese es el valor de los equipos estables en todos los sectores, incluido el del diseño y la construcción.
La eficacia con la que realizaban su trabajo era casi la de una orquesta. Sabían lo que estaba ocurriendo y podían predecir lo que tenía que ocurrir a continuación. Como se conocían tan bien, podían incluso predecir cómo se iba a hacer ese trabajo y cuánto tiempo llevaría.
El consultor que hay en mí no pudo evitar ver cómo los principios Lean, como el mapeo del flujo de valor, tenían lugar en tiempo real, todo ello sin interrumpir el flujo de trabajo para hablar de lo que había que hacer o por qué.
En Bruce Tuckman describió por primera vez las fases de la formación de un equipo e incluyó la actuación como fase final,
"Una vez establecidas las normas y los roles del grupo, sus miembros se centran en alcanzar objetivos comunes, llegando a menudo a un nivel de éxito inesperadamente alto".
¿No es eso lo que persiguen todas las industrias y organizaciones?
Eso requiere equipos estables y un marco que permita la mejora continua tanto del producto como del proceso.
CONCLUSIÓN
Anteriormente en esta serie Escribí,
"Scrum se apoya en Lean para ayudar a empresas y equipos a conseguir más, innovar y cumplir".
Hace más que eso. Scrum es el marco que mejor permite prosperar a los equipos estables, ya que les permite centrarse en inspeccionar y adaptar tanto el producto como el proceso. Mejorar continuamente la forma en que trabajamos y lo que construimos es siempre el objetivo.
¿Qué hubiera pasado si Cody y Dustin estuvieran satisfechos con el status quo? ¿Si realmente hubieran tardado 25,5 horas en instalar las 17 persianas de mi unidad? ¿Qué trabajo no habrían completado ese día? ¿Cuáles son los costes del retraso, tanto en términos económicos como de satisfacción del cliente? ¿Qué oportunidades se habrían perdido?
Sé que estoy hablando de un proyecto muy pequeño. Sin embargo, mira estos datos desde una perspectiva diferente.
Los costes de los retrasos crecen exponencialmente en proyectos más grandes y complejos. En un solo proyecto pueden producirse sobrecostes de cientos de miles de dólares, o algo peor. ¿Qué pasaría si el sector del diseño y la construcción dejara de conformarse con el statu quo?
Scrum en Diseño+Construcción consiste en enfocar los proyectos de forma diferente. Siempre podemos fijarnos en el trabajo que hemos hecho en el pasado y mejorar nuestro proceso.
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