Swarming: Cómo aumentar instantáneamente la productividad de su equipo Scrum

por Jeff Sutherland, Equipo Scrum Inc. | 22 de enero de 2020 | Blog

 

¿Tiene problemas para cargar el vídeo? Haga clic aquí para verlo en YouTube.

El enjambre es una forma sencilla, pero a menudo ignorada, de potenciar inmediatamente el velocidad de cualquier equipo Scrum. Es un patrón utilizado sistemáticamente por los equipos hiperproductivos de cualquier sector.

De hecho, swarming es tan fácil de implantar que incluso los equipos que se inician en Agile pueden empezar a utilizarlo de inmediato. En este post exploraremos cómo y por qué funciona el enjambre y compartiremos una aplicación real de este patrón en un entorno sanitario que rápidamente ofreció resultados espectaculares.

¿Cuál es la definición de swarming en scrum? El enjambre se produce cuando el mayor número posible de miembros del equipo trabaja simultáneamente en el mismo elemento prioritario. Y trabajan en ese único elemento hasta que está terminado. 

Cómo funciona la enjambrazón

Cada Sprint Backlog se compone de elementos de diferente importancia. Todos deben completarse antes de que finalice el Sprint, pero solo uno de ellos puede ser la máxima prioridad del equipo. 

Cuando un equipo forma un enjambre, debe hacerlo sobre ese objeto prioritario. Esto puede ser más difícil de lo que parece. 

Como señala el Dr. Jeff Sutherland, cocreador de Scrum y fundador de Scrum Inc.,

"Hoy en día, muchas organizaciones tienen personas, equipos e incluso la propia organización trabajando en muchos proyectos que son todos de máxima prioridad."

Esto, añade, crea una disfunción masiva y ralentiza los equipos y la organización. Así que para reducir la frustración, aumentar la felicidad e incrementar la eficacia del equipo deben

"Céntrate en la historia más importante". 

Así que primer paso en enjambre es asegurarse de que el equipo sabe cuál es realmente el elemento de máxima prioridad de su backlog. 

Segundo paso es atraer a todos los miembros posibles del equipo para que trabajen en ese tema prioritario. Puede que no consiga que todo el equipo trabaje en ese proyecto. El objetivo es que trabaje el mayor número posible. 

Tercer paso es ponerse a trabajar de forma realmente compartida y simultánea. Obviamente, la naturaleza exacta de lo que esto implica depende del trabajo que se esté realizando. Pero el objetivo sigue siendo el mismo: tener al mayor número posible de miembros del equipo trabajando simultáneamente en ese elemento.

Una vez completado, el equipo se concentra en el siguiente elemento hasta completarlo también. Y así sucesivamente. 

Pruébelo durante un Sprint y los resultados le sorprenderán. Es habitual que los equipos Scrum noten un aumento significativo de su velocidad en ese corto espacio de tiempo. Incluso hemos visto saltos de hasta 200%. 

Sin embargo, la idea de enjambre puede sonar contradictoria. Muchos equipos Scrum intentan dividir y conquistar sus atrasos haciendo que cada miembro trabaje en distintos elementos al mismo tiempo.

La idea es que así se hará más, ya que el trabajo se realiza al mismo tiempo. Pero no es así. 

Como explica Jeff, "la causa más común de que un equipo llegue tarde o no tenga todo hecho al final de un sprint es que cada uno está trabajando en lo suyo. Todo está abierto y nada está hecho".

Esto, explica Jeff, disminuye la velocidad de un equipo al crear un cuello de botella al final del Sprint "donde todo tiene que ser probado a la vez, pero no hay tiempo suficiente para hacerlo y el sprint fracasa."

Por qué funciona la enjambrazón

Como especie, nos encantan las distracciones. A menudo nos desconcentramos con correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, lo que sea. Esas distracciones tienen un coste.

Cada vez que cambias el enfoque de una cosa a otra, pierdes un porcentaje considerable de tu productividad. Esto se debe a que tienes que reajustarte mentalmente, posiblemente utilizar un sistema diferente o trasladarte a otro lugar. Sea cual sea el motivo, perderá productividad cuando usted o su equipo se crean la falacia de multitarea. 

Este concepto, denominado "Cambio de contexto"fue expuesto por primera vez por el autor Gerald Weinberg en su libro seminal Gestión de software de calidad. Y se ha demostrado que es cierto una y otra vez.

Weinberg explica que si una persona trabaja en una sola cosa hasta que la termina, obviamente dedicará 100% de su atención y tiempo a ese trabajo. Pero si tiene que cambiar de contexto una sola vez, la cantidad de tiempo disponible para trabajar desciende a 80%.

Si tienes que cambiar de contexto tres veces al día, tu tiempo efectivo se reduce a sólo 60%. Si cambias cinco veces, perderás 75% de tu tiempo y concentración en el cambio de contexto. 

Swarming reduce el cambio de contexto haciendo que todo el equipo mantenga su atención en el único elemento prioritario del backlog en el Sprint. De este modo, no hay restablecimiento mental, ni reinicio, ni pérdida de cambio de contexto en absoluto. 

Swarming también aumenta la productividad de los equipos Scrum al mejorar la importante métrica conocida como eficacia del procesose define como la cantidad de tiempo de trabajo real necesario para terminar un elemento del backlog dividido por el tiempo de calendario que se tarda en hacerlo.

La eficiencia media de los procesos de un equipo scrum típico es de cinco o 10%. Y aunque suene bajo, es superior a la de los equipos no ágiles. 

Jeff lo explica así. "Si algo lleva un día ideal de trabajo para hacerse, si miras los datos ves que lleva 10 días hacerlo. Eso significa que un día de trabajo ocupó 10 días naturales del proceso. La eficiencia es 10%". 

Aquí es donde el enjambre cambia el juego. "¿Y si pones a tres personas a trabajar en esa historia", pregunta Jeff, "y todos trabajan juntos en ella y la terminan en un día? Entonces la eficiencia del proceso supera los 100%, lo que automáticamente aumenta la velocidad". 

Los datos muestran que la velocidad del equipo Scrum puede duplicarse mejorando la eficiencia del proceso en 20 a 50%.  

Hay otra forma en que los enjambres aumentan la velocidad que merece la pena conocer. Los enjambres reducen un tipo muy específico de residuos.

Llamado Muda de Taiichi Ohno, fundador del Sistema de Producción Toyota, es el despilfarro en forma de trabajo inacabado. Ohno consideraba que era la peor forma de despilfarro, porque se ha gastado tiempo, dinero, recursos y esfuerzo, pero no hay nada que mostrar porque el trabajo no se ha terminado.

Swarming resuelve este problema haciendo que el mayor número posible de miembros del equipo trabajen en ese elemento prioritario hasta que esté terminado. Y lo hecho siempre es mejor que lo incompleto en cualquier contexto.

Un ejemplo de patrones ágiles de enjambre: En el hospital

Queremos dejarles con un ejemplo real de cómo funciona el enjambre. Para ello nos remitimos a una sección de El cuaderno de campo Scrum por JJ Sutherland, Director General de Scrum Inc. 

En una sección titulada "Innovar el cómo", JJ comparte la historia de unos consultores de Scrum Inc. que se asociaron con una cadena de hospitales para resolver un problema que les había obsesionado durante décadas: reducir el tiempo necesario para desinfectar y reajustar sus quirófanos. Todo ello sin mermar la calidad ni poner en peligro vidas humanas. 

Conocido como el tiempo de "ruedas fuera" a "ruedas dentro" en referencia a las camillas que transportan a los pacientes. El equipo de limpieza tardó aproximadamente una hora en hacer el trabajo. "No es una tarea fácil", escribe JJ, "Piensa en ello. No se trata sólo de esterilizar la sala. Tienen que coordinarse con el siguiente equipo médico, el cirujano, el anestesista y las enfermeras, para tener los instrumentos quirúrgicos adecuados colocados en el lugar correcto."

El enjambre fue una mejora clave del proceso. Y el equipo de limpieza llegó a ella por sí solo. 

"Pronto se dieron cuenta de que si se asociaban en la misma tarea, ésta se haría más rápido. Si repetían esa cooperación, el tiempo total que tardaban en limpiar la habitación disminuía considerablemente. Durante dos días probaron este experimento, y funcionó una y otra vez".

JJ explica que también se introdujeron otras mejoras en los procesos, paralelamente al enjambre,

"Los resultados eran claros. El tiempo de "ruedas fuera" a "ruedas dentro" había sido cortado por la mitad. De una media de una hora a media hora, a veces menos. Todo ello sin sacrificar la calidad". 

Estas mejoras siguen viéndose hoy en día. Y, como señala JJ, "es posible que este hospital salve más vidas y trate a más personas. No cambiando la tecnología. Ni añadiendo personal". Y esta barrera de "ruedas fuera" a "ruedas dentro", que se había mantenido durante décadas, se redujo a la mitad en sólo dos semanas. 

Todo con la ayuda de enjambres. 

Beneficio adicional de Agile Team Swarming

Swarming es realmente un arma secreta para los equipos Agile y Scrum. Y no solo por la razón que hemos esbozado antes.

Swarming también permite que los aprendizajes se compartan libremente y en contexto entre los miembros del equipo. Esto permite a los individuos aprender o mejorar sus habilidades. Y aunque este no es el objetivo principal de Swarming, vale la pena señalar este beneficio adicional. 

Hemos trabajado con cientos de organizaciones y miles de equipos y, sin embargo, como señala Jeff, "nunca hemos visto un Equipo Scrum de alto rendimiento que no utilice sistemáticamente el patrón de enjambre."