Comprender la definición de listo, los criterios de aceptación y la definición de hecho

por Tom Bullock, Kevin Ball...Jack Harmening... 26 de junio de 2020 | Blog

Este post forma parte de nuestra nueva serie ScrumCast de conversaciones con líderes de opinión que han ayudado con éxito a transformar organizaciones ycapacitar a equipos e individuos. Cada episodio explorará la agilidad organizativa y los patrones, tácticas y técnicas Scrum que impulsan el éxito en el mundo real. Suscríbase a nuestro canal de YouTube para ver los últimos episodios de ScrumCast. 

Definición de Listo, Definición de Hecho y Criterios de Aceptación. Se trata de tres elementos muy importantes, pero que a menudo se pasan por alto, de cualquier proyecto. Elemento de la cartera de productos (PBI).

Los equipos y las organizaciones de alto rendimiento saben cómo utilizar cada una de ellas con eficacia. Y cómo interactúan para impulsar la coordinación, la productividad y minimizar los efectos de las dependencias. 

En este episodio de ScrumCast, Kevin Ball y Jack Harmening, consultores y formadores de Scrum Inc., se unen al presentador Tom Bullock para hablar de cómo utilizar cada uno de estos elementos para preparar a su equipo para el éxito. 

He aquí algunos de los momentos más destacados de su conversación.

Empezar con una definición clara de "preparado 

Un Backlog eficaz es algo más que una lista de tareas priorizadas. Cada elemento del Backlog del Producto debe contener toda la información necesaria para que el Equipo Scrum sepa que puede completar el trabajo en un solo Sprint. Ahí es donde el Definición de Listo entra en juego.

JACK HARMENING: "La Definición de Listo da una sensación de perspectiva. Cuando creamos elementos del Product Backlog, tenemos que elegir cómo vamos a escribirlos. La Definición de Listo es la parte específica de ese lenguaje que nos ayuda a entender si realmente podemos hacer este trabajo. Así que una cosa es escribir una historia y tener este tipo de idea en la cabeza acerca de lo que quieres que se haga. Otra cosa es empezar a darle forma hasta el punto en que un equipo pueda asimilarlo y decir, sí, esto es algo que podemos hacer en un Sprint".

Tanto Jack como Kevin son partidarios de utilizar los criterios I.N.V.E.S.T. a la hora de redactar PBI. 

I - ACCIÓN INMEDIATAun equipo puede empezar a trabajar en el artículo de inmediato.

N - NEGOCIABLEEl equipo puede discutir los detalles del PBI y cómo llevarlo a cabo.

V - VALOREl PBI genera valor para los clientes/partes interesadas.

E - ESTIMABLEEl equipo puede estimar el esfuerzo que le llevará completarlo.

S - PEQUEÑOel trabajo puede realizarse en un solo Sprint. 

T - COMPROBABLEse puede comprobar el incremento 

JACK HARMENING: "En última instancia se reduce a si es un bocado que incluso podemos tomar, ¿verdad? No queremos abarcar demasiado. Queremos ser capaces de procesar esta información y hacer este trabajo." 

"Un escollo común que he visto es cuando es necesaria la colaboración entre equipos para llevar a cabo un proyecto. Muchas veces la gente tiene definiciones de "listo", pero no hablan entre sí sobre cómo alinearlas. Así que si un equipo necesita hablar con otro para conseguir algo, entonces necesitan conocer sus Definiciones de Listo. Tienen que comunicar esas ideas entre sí para que, cuando llegue el trabajo, esté listo". 

Conozca sus criterios de aceptación

Criterios de aceptación detalla lo que hay que hacer para que el PBI se considere completo. Esto ayuda a los equipos a estimar, probar y realizar el trabajo. Los conceptos de Criterios de Aceptación y Definición de Hecho suenan muy similares. Pero son bastante distintos. 

KEVIN BALL: "Los Criterios de Aceptación son lo que necesita el cliente. La definición de Hecho es lo que necesita la organización. Por lo tanto, si los criterios de aceptación están integrados en la historia (PBI), sabemos exactamente qué tipo de obstáculos hay que superar. Sabemos exactamente qué puertas hay que cerrar y completar. it antes de que pueda ser movido a hecho. 

Creé un equipo para una organización sanitaria, unos 12 equipos en realidad, y en los primeros Sprints, los equipos no estaban escribiendo Criterios Aceptados. Empezaron a preguntarse por qué no eran capaces de completar este trabajo. La respuesta fue: "Bueno, yo no sabía lo que realmente había que hacer". Los criterios de aceptación fallaban. No estaban completos".

Errores comunes de los criterios de aceptación

Los criterios de aceptación deben dejar claro qué hay que hacer para que el trabajo se considere terminado. Pero no deben especificar cómo. Ni ser tan prescriptivos que eliminen la creatividad. 

KEVIN BALL: "Los criterios de aceptación de un PBI tienen que tener la información justa para que el equipo entienda lo que hay que hacer, ¿no? No somos robots. Sabemos cómo hacer el trabajo. Trae la información suficiente para que el equipo entienda lo que se necesita para un MVP, Producto Mínimo Viable, al final de un Sprint."

JACK HARMENING: "La analogía en la que me gusta apoyarme son los parachoques cuando juegas a los bolos en una bolera. Intentas evitar que tu equipo no consiga nada y caiga en la cuneta, pero aun así quieres tener la libertad de permitirles elegir la ruta correcta para conseguir tantos bolos como puedan en este caso".

Dependiendo del tipo de tienda con la que estés tratando, dependiendo del tipo de trabajo que estés haciendo, hay diferentes tipos de Criterios de Aceptación y formas de redactarlos. En última instancia, se trata de que el equipo pueda evitar las peores situaciones posibles, pero, aun así, tener la libertad de elegir entre muchas de las mejores situaciones posibles." 

Definición de Hecho

En Definición de Hecho describe lo que se necesita para que grupos de PBI similares se consideren completos. 

KEVIN BALL: "Me gusta utilizar el USDA como analogía. El USDA tiene que inspeccionar todo tipo de alimentos antes de que lleguen al supermercado, ¿verdad? Hay miles de tipos diferentes de alimentos. Hay un montón de diferentes productos pendientes en su cartera de pedidos, así, pero todos pasan por los mismos criterios.

Los alimentos tienen que ser frescos, recogerse en esa fecha, estar envasados de una forma determinada, tener la fecha de caducidad y enumerar los ingredientes que contienen. 

Lo mismo ocurre con sus Elementos de la Lista de Pendientes del Producto o su cuerpo de Elementos de la Lista de Pendientes del Producto y su Definición de Hecho. Tiene que ser revisado y tener un control de calidad. Una persona puede tener que mirarlo antes de que salga. ¿Se ajusta a esa definición de hecho para ese cuerpo de trabajo, ese grupo de producto backlog?". 

JACK HARMENING: "Y llega a la perspectiva, ¿verdad? Así que los criterios de aceptación, esa perspectiva que estamos tomando cuando los escribimos es por lo general todavía sobre el cliente, el usuario final, o la siguiente persona que estamos entregando algo.

Y la definición de hecho adopta la perspectiva de una empresa. Y eso tiende a, como Kevin esbozó, que tiende a ser en una forma de mitigación de riesgos o control de calidad ".

Errores comunes en la definición de Hecho

KEVIN BALL: "El error más común que veo con la Definición de Hecho es que la organización no ha reflexionado lo suficiente sobre ello. Ese es el primer error. 

En segundo lugar, cuando se dan cuenta de que necesitan una definición de lo hecho, se toman demasiado tiempo y pierden demasiado tiempo ideando una definición de lo hecho en lugar de hacer que uno de los equipos elabore una definición de lo hecho para su conjunto de trabajo y, a continuación, empiecen a ampliarla a otras partes de la organización. En otras palabras, elabora un modelo de referencia para tu Definición de Hecho, para tu proceso y cómo lo creas. Después, pruébalo, inspecciónalo y adáptalo para que se extienda a otras partes de la organización".

JACK HARMENING: "Para mí, las peores son las Definiciones de Hecho que existen sólo para marcar una casilla en lugar de como herramienta de comunicación entre equipos. Una buena definición de lo hecho nos ayuda a comprender mejor nuestro trabajo o a ayudar a los equipos a entender cómo podemos asegurarnos de que el trabajo fluye.

Todos hemos vivido en mundos en los que pasas tu trabajo a otro equipo y te dicen: esto es completamente inservible. ¿No es cierto? Si estamos utilizando nuestras Definiciones de Hecho como escaparate en lugar de como un iniciador de conversación donde estamos haciendo que la gente participe, entonces no va a ser lo suficientemente útil como para valer la pena el tiempo."

Para ver la conversación completa en Definición de listo, criterios de aceptación y definición de hecho con Kevin Ball, Jack Harmening y Tom Bullock, pulse aquí.