Value Stream Management, Mapeo y Agilidad: el complemento de alto rendimiento

por El equipo Scrum Inc. | 11 de marzo de 2022 | Blog

Eres tú:

• ¿Decepciona a sus clientes porque su plazo de entrega es muy lento?
• ¿Acumulando un exceso de inventario debido a malas proyecciones o a la producción de flujos de trabajo? 
• ¿No obtiene los márgenes de beneficio esperados debido a gastos y costes imprevistos que se cuelan en el proceso de producción?

Entonces, utilizar un mapa de flujo de valor será beneficioso. Según el Informe sobre el estado del Value Stream Management 2021 publicado por el Value Stream Consortium:

"La mitad de las organizaciones necesitan implantar plataformas de gestión del flujo de valor en un plazo de dos años para mantener su ventaja competitiva"

y

Se espera que la tecnología de la información, una industria de 4,07 billones de dólares, utilice el VSM para ofrecer valor a los clientes".

Se prevé que en 2022 70% de las organizaciones utilizarán Value Stream Management para mejorar el flujo. [Value Stream Management: La nueva receta para mejorar el rendimiento de la inversión (forbes.com)]

A medida que los debates en torno a los flujos de valor se vuelven cada vez más pertinentes para la estrategia de optimización de la organización, poner las necesidades del cliente en primer plano se hace más visible como vía para la aceleración del mercado.

Las organizaciones que pasan de un modelo centrado en el proyecto a otro centrado en el producto se encuentran alineadas con el factor de éxito definitivo: la entrega de valor al cliente.

Pero, ¿qué es exactamente el Mapeo del Flujo de Valor y cómo se compara con el Value Stream Management?

¿Son iguales? ¿En qué se diferencian?

Value Stream Mapping es: "un método de gestión ajustada para analizar el estado actual y diseñar un estado futuro para la serie de eventos que llevan a un producto o servicio desde su inicio hasta el cliente con una reducción de los residuos ajustados en comparación con el mapa actual". Wikipedia

Normalmente se representa visualmente mediante un diagrama de flujo que documenta cada paso del proceso de entrega del producto.

[Fuente de la imagen: Wikipedia]

Es una herramienta de eficiencia en el lugar de trabajo diseñada para identificar cuellos de botella, eliminar residuos y acelerar la entrega con una mejora continua del proceso.

En cambio, "Value Stream Management es una combinación de personas, procesos y tecnología que mapea, optimiza, visualiza, mide y gobierna el flujo de valor empresarial a través de conductos heterogéneos de entrega de software, desde la idea hasta la producción, pasando por el desarrollo". [Condo et al: The Forrester Wave™: Soluciones Value Stream Management]

En pocas palabras, el Mapeo del Flujo de Valor representa visualmente el flujo de procesos, mientras que Value Stream Management aprovecha las percepciones y métricas de este ejercicio para optimizar y mejorar sus resultados.

Esto suena muy bien, pero ¿por qué es importante Value Stream Management?

Value Stream Management es importante porque identificar los residuos es una cosa. Y, sin duda, es un gran primer paso. Pero se puede obtener mucho más valor si los residuos no sólo se identifican y se limpian, sino que también se utilizan para profundizar en procedimientos de optimización que pueden acelerar la entrega y mejorar la calidad. 

Para ello, hay que realizar un seguimiento de los parámetros y poner en marcha e inspeccionar periódicamente incrementos de los experimentos de mejora continua.

Las empresas no pueden dormirse en los laureles. Una ventaja en el mercado actual puede quedar fácilmente obsoleta con una simple mejora tecnológica. Y estas mejoras se innovan constantemente. La velocidad a la que se acelera la tecnología es apasionante, pero también abrumadora.

La única forma de que las empresas obtengan o mantengan una ventaja competitiva es mejorar su capacidad de transparencia, inspección y adaptación: los pilares del Scrum. Las empresas que dispongan de un sistema de respuesta al cambio serán las que capeen y triunfan en las turbulentas aguas del actual clima empresarial.

Scrum Inc. Consultor de Transformación, Kirk Gould comprende la intensa presión que supone ser un ejecutivo responsable de numerosos flujos de valor. Ofrece:

"Ser ejecutivo conlleva mucho miedo. Hay mucha competencia para llegar donde están, y cuando se les recompensa por una cosa determinada, se comportan de esa manera. 

 

Los analistas de empresas de Nueva York tienen una frase llamada "relación entre empleados y beneficios".

 

¿Cuál es la forma más rápida de mejorarlo? Deshazte de los empleados.

 

Pero eso no hace que la empresa sea mejor. Es un resultado. De repente han convertido la medición en el objetivo. Así que tenemos que enseñarles acerca de las métricas y lo que sus métricas están haciendo realmente. Y qué comportamientos están incentivando en realidad".

Algunas de las ventajas del mapeo del flujo de valor son:

• Detección de cuellos de botella en el sistema que ralentizan la entrega
• Hacer visibles los silos para detectar puntos débiles y/o vulnerabilidades en el sistema.
• Hacer visibles los residuos para poder eliminarlos
• Dar visibilidad a todo el proceso; una visión holística y global de todos los elementos que contribuyen.
• Servir de plataforma para las reacciones de las partes interesadas

Al identificar visualmente el estado actual de su proceso, puede identificar fácil y posteriormente dónde están las lagunas de su proceso y proceder a cerrar esos agujeros. Si no aporta valor añadido al cliente, entonces puede considerarse un desperdicio (es necesario seguir inspeccionando). Pero si en última instancia es un desperdicio, hay que eliminarlo.

Una de las cosas más beneficiosas de Agile Value Stream Management es que ayuda a las personas a obtener una visión y comprensión completas más allá de su propia perspectiva. Esto ayuda a fomentar un entorno de colaboración y la participación de todos los niveles de la organización. A su vez, aumenta la felicidad de los empleados, mejora la concentración del equipo y también aumenta la productividad.

Kirk Gould, Consultor de Transformación de Scrum Inc., utiliza la narración de historias para ilustrar su impacto:

"Vale, he trazado mi flujo de valor. Ahora, ¿qué hago? Bueno, ahora tenemos que optimizarlo. 

 

Bueno, tengo todo este retraso, ¿cómo me deshago del retraso? 

 

Tengo todos estos problemas de calidad, ¿cómo me deshago de ellos? 

 

Tengo todos estos escollos. Nadie se encarga de todo, solo de los distintos silos.

 

Bueno, tengo una historia que contar. Yo vivía en una granja y ya sabes que a veces hay silos en una granja. ¿Sabes lo que tienes que llevar cuando caminas entre los silos? Tienes que llevar botas. Por algo hay que llevar botas, porque no es fácil ir de un silo a otro. Así que hay razones físicas por las que tenemos silos, pero tenemos que conectar esas cosas. Eso es lo que hace un flujo de valor. Conecta los distintos silos.

 

Porque a los clientes sólo les importan las cosas que fluyen así horizontalmente a través de la empresa. No les importan las cosas verticales como el dinero, la autoridad, el poder, los ascensos o la organización. No les importan. Sólo les importa "¿Recibí mi pedido de Amazon? ¿Conseguí mi cosa? Eso es todo lo que les importa. Así que los flujos de valor ayudan al flujo. Ayudan a la visibilidad desde el punto de vista del cliente".

El tipo de empresas que se benefician de la gestión del flujo de valor va mucho más allá del mundo de DevOps. La gestión del flujo de valor en la fabricación, la gestión del flujo de valor en la atención sanitaria y la gestión del flujo de valor en la administración pública son solo algunos de los sectores que han adoptado este método de mejora de procesos. 

Lo que es importante destacar son las oportunidades que ofrece la utilización del mapeo del flujo de valor para una organización. No sólo alinea a los equipos, sino que también proporciona a una organización una ventaja competitiva en su capacidad para responder rápidamente a los cambios del mercado. Sin una visualización clara de su proceso y de lo que aporta valor a sus clientes, puede perder mucho tiempo y dinero en cosas que no afectarán al resultado final. Nadie tiene tanto tiempo que perder.

Algunas de las desventajas del Mapeo del Flujo de Valor

1. No tiene en cuenta los residuos producidos por las personas 
2. Puede requerir mucho tiempo y recursos
3. Proporciona una instantánea en el tiempo

Mapeo del flujo de valor y Agile

"La eficiencia de los procesos es muy importante para un alto rendimiento. Ahora bien, si ampliamos esa idea a todo el tiempo que transcurre entre que se tiene una idea y se envía un producto, lo que llamamos análisis del flujo de valor es obtener la eficiencia del proceso de toda esa cadena de acontecimientos. Tenemos que analizar los pasos que se dan para crear el valor y asegurarnos de que el tiempo de reloj es lo más corto posible para aumentar la eficiencia del proceso que, en mi opinión, es la métrica más importante en Scrum". - Dr. Jeff Sutherland, cocreador de Scrum

"Algo que encaja muy bien es que escalamos nuestros impedimentos hasta un nivel en el que alguien puede solucionarlos. En Lean, es el sistema el que te frena, no el personal. El sistema suele ser estúpido, así que si puedes arreglar el sistema estúpido no es una barrera.

 

Y la gente puede empezar a desarrollar su potencial. Y se empieza a acelerar" - Kirk Gould, Consultor de Transformación Scrum Inc.

En conclusión: Value Stream Management es una poderosa herramienta en el arsenal del agilista que tiene el potencial de desencadenar una ola de oportunidades de optimización, colaboración y aceleración. Todo lo que una organización tiene que hacer es ser lo suficientemente valiente como para tomarse un poco de tiempo para reducir la velocidad y poder acelerarla.