11 étapes simples pour lancer votre Scrum dans Construction Pilot

par Felipe Engineer-Manriquez | 26 août 2020 | Blog

Scrum est un cadre d'équipe qui permet de mener à bien des projets complexes en s'adaptant, tout en aidant les personnes à produire de manière productive et créative un travail de la plus haute valeur possible pour les clients. En bref, il est parfaitement adapté pour répondre aux exigences de bout en bout de l'industrie de la conception et de la construction. Quels que soient le projet, le défi ou la situation. 

Ce n'est pas seulement ma conviction, c'est un fait observable basé sur mes années d'expérience dans la mise en œuvre de Scrum, Lean et Agile dans d'innombrables projets de construction.

En tant que directeur de la construction allégée pour McCarthy Building Companies, Inc. En tant que directeur de la construction allégée chez McCarthy, j'ai la chance de travailler avec de nombreuses équipes de conception et de construction Scrum de tous les États-Unis. 

En tant que partenaire du Lean Construction Institute et du Construction Industry Institute, j'ai l'occasion d'utiliser la méthode Scrum avec des équipes de toute la planète. Au cours de ma carrière, j'ai travaillé avec des centaines d'équipes Scrum, des milliers de praticiens Scrum, et j'ai aidé à coacher des personnes aux expériences diverses.

Les équipes qui utilisent le cadre font état d'une augmentation de la capacité, de la qualité et de la satisfaction des clients. Elles doublent le plus souvent leur production au cours des deux premiers sprints. Plus important encore, ces gains ne sont pas seulement durables, ils augmentent au fur et à mesure que l'équipe continue d'améliorer sa coordination, son alignement et son produit. 

Analyse de rentabilité de Scrum dans le secteur de la construction : Augmenter la productivité de 200% ou plus

Regardez la vidéo ci-dessus ou cliquez ici pour regarder sur YouTube

Dans notre secteur, une estimation précise des coûts est aussi cruciale que complexe. Une petite erreur peut faire la différence entre un projet rentable avec un client heureux et un désastre dû au retard et au dépassement du budget. Par conséquent, les équipes chargées de l'estimation des travaux de construction doivent être efficaces et efficientes, en particulier compte tenu des tendances actuelles telles que les projets à appel d'offres fixe. 

L'une de ces équipes, chez McCarthy, a décidé de mettre en œuvre Scrum après avoir assisté à l'un de mes déjeuners-conférences. Au début, ils pouvaient gérer avec succès deux ou trois projets simultanément. En peu de temps, ils ont utilisé Scrum pour gérer avec succès toutes les tâches d'un grand projet de tour de lits pour patients, tout en gérant simultanément jusqu'à six projets plus petits d'une valeur allant d'un demi-million à plusieurs millions de dollars.

Cette équipe de sept personnes a vu sa productivité et son efficacité plus que doubler. 

Tout aussi impressionnants ont été les commentaires positifs des clients sur la haute qualité du projet, l'impact bénéfique sur les opérations de soins aux patients et la collaboration entre le personnel de l'hôpital, les concepteurs et les partenaires commerciaux de première ligne.

Aujourd'hui, trois ans plus tard, ils continuent d'utiliser Scrum et leur productivité continue de s'améliorer. Ils peuvent désormais gérer avec succès neuf projets simultanés. 

C'est une augmentation de la productivité de 200%-350% avec le même personnel. Et ils travaillent en fait moins d'heures qu'auparavant. 

Mais ne me prenez pas au mot, prenez les leurs. Récemment, ils ont rassemblé les vidéo ci-dessus expliquant leur utilisation de Scrum. 

Pour être clair, je constate ce type de gains dans tous les domaines de la conception et de la construction, et pas seulement dans celui de l'estimation. 

Préparez votre réussite et celle de votre pilote

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de la valeur commerciale de la mise en œuvre de Scrum dans le secteur de la construction, j'aimerais répondre à la question la plus fréquente que l'on me pose à propos de la mise en œuvre du cadre, à savoir : " Comment commencer ?

La réponse est de lancer un projet pilote. Quelque chose de petit, mais qui apporte de la valeur à vous et à vos clients. Cela vous permet d'apprendre Scrum au fur et à mesure que vous utilisez Scrum. 

Pour vous préparer, il vous suffit de lire la rubrique Guide Scrum de 19 pagesPrenez des notes adhésives et un marqueur, et créez un tableau Scrum en écrivant "À faire", "À faire" et "Fait" sur des notes adhésives individuelles et en les plaçant dans une colonne horizontale sur un mur (ou, dans mon cas, sur l'arrière d'une porte). 

Enfin, choisissez la durée de votre Sprint. Le guide Scrum indique qu'ils doivent durer moins d'un mois. J'ai opté pour un Sprint de cinq jours.

Vous êtes maintenant prêt à suivre la procédure en 11 étapes que j'ai utilisée pour commencer avec Scrum dans la construction. Dans mon cas J'ai appliqué ces 11 étapes et j'ai livré 20 ordres de modification négociés en 10 jours de travail, qui étaient facturables le même mois, tout en effectuant mes autres travaux quotidiens, mes promenades sur le terrain et en étant hors site pour des réunions un jour par semaine. 

11 étapes simples pour démarrer votre pilote Scrum 

1. Choisissez un produit : Mon projet pilote portait sur des ordres de modification dans le cadre d'un projet soumis à un appel d'offres. Pour qu'un ordre de modification soit considéré comme effectué, il devait être négocié, accepté par le propriétaire et facturable.




2. Choisissez une équipe : Dans Scrum, les équipes doivent avoir les compétences nécessaires pour achever tous les travaux en attente. Ce projet pilote étant axé sur les ordres de modification, notre équipe était composée d'un représentant du propriétaire, de nombreux chefs de projet sous-traitants, de responsables commerciaux et d'un comptable de projet.




3. Choisissez un Scrum Master : J'étais notre Scrum Master puisque j'avais fait le travail préparatoire ci-dessus sur le Scrum.




4. Créer et hiérarchiser les éléments du carnet de commandes : Chaque ordre de modification a été inscrit sur une note autocollante individuelle et placé dans la colonne "À faire" de notre tableau Scrum. J'ai classé cette liste en plaçant les ordres de modification les plus anciens et les plus importants en tête, suivis des ordres de modification plus récents et de moindre importance.




5. Affiner / estimer le carnet de commandes : J'ai ensuite réorganisé les ordres de modification de la liste en donnant la priorité à ce que le représentant du client/propriétaire souhaitait en premier lieu, car certaines modifications nécessitaient un examen supplémentaire de la part des parties prenantes sur la base du retour d'information quotidien du propriétaire.




6. Effectuer la planification du sprint : Consacrer 30 minutes à l'organisation et à la communication de ce qui a été planifié à l'équipe. Notre objectif était d'obtenir un ordre de modification par jour (mais nous sommes rapidement passés à deux ou trois par jour, avec une moyenne de deux par jour au total).




7. Rendre le travail visible : Utilisez un tableau blanc et des notes autocollantes sur le mur de votre bureau de construction pour que tout le monde puisse voir les post-it défiler d'une colonne à l'autre dans l'ordre "À faire", "En cours" et "Terminé". Cela a permis à l'équipe et aux parties prenantes de savoir instantanément où nous en étions en regardant simplement le tableau.




8. Tenir une position debout quotidienne : Une fois par jour, l'équipe se réunissait pendant 15 minutes pour "faire le tour du tableau". Chaque membre de l'équipe répond à trois questions seulement : 1) Qu'ai-je fait hier pour terminer le sprint ? 2) Que vais-je faire aujourd'hui pour terminer le sprint ? 3) Y a-t-il des obstacles qui empêchent d'atteindre l'objectif du sprint ? La réponse à la troisième question devenait une tâche et était terminée avant de passer à d'autres travaux.




9. Effectuer une revue de sprint : Organisez une brève réunion d'équipe à la fin de votre sprint pour évaluer ce qui a été accompli, puis affinez le carnet de commandes ou les tâches restantes en tenant compte des commentaires de l'équipe.




10. Effectuer une rétrospective du sprint : Posez seulement quatre questions, qui concentrent l'équipe et facilitent l'apprentissage : 1) Qu'est-ce qui s'est bien passé ? 2) Qu'est-ce qui peut être amélioré ? 3) Quelle amélioration peut être apportée maintenant ? 4) Quelle est notre vélocité ? Notre vélocité moyenne sur deux semaines, mesurée en ordres de modification, était de 10 par semaine.




11. Répéter : Si vous passez un peu de temps à discuter avec moi, il est impossible de ne pas remarquer à quel point je suis facilement enthousiasmé par la construction allégée et les cadres agiles, en particulier Scrum. Tout a commencé avec ces 11 étapes. Lancez votre projet pilote dès maintenant. Ne vous souciez pas de trouver le projet parfait ou le moment idéal. Comme le dit Jeff Sutherland, "il suffit de commencer". D'après mon expérience, vous serez heureux de l'avoir fait.

Felipe Engineer-Manriquez est directeur de la construction allégée chez McCarthy Building Companies, Inc. Avec plus d'une décennie d'expérience directe dans la mise en œuvre de Scrum et de Lean avec des professionnels de la conception et de la construction, Felipe est un Scrum Master accrédité qui utilise Scrum pour intégrer de nouveaux praticiens par le biais d'un apprentissage interactif guidé - plus de 5 000 partenaires de l'industrie et ce n'est pas fini.