Solutions aux problèmes courants liés au travail à distance pendant la conférence COVID

par JJ Sutherland | 27 mars 2020 | Blog

Deux des clients avec lesquels j'ai travaillé cette semaine ont des problèmes similaires, bien qu'ils appartiennent à des secteurs radicalement différents. L'un d'eux est un militaire, un groupe stratégique plutôt qu'une force de combat. L'autre est un acteur majeur du secteur des soins de santé. 

Ils sont tous deux confrontés à la même chose que nous, à savoir le passage au monde du travail à distance. 

Ces clients sont tous deux connus pour leur innovation, leur créativité et leur vision. Je souhaite partager avec eux quelques solutions qu'ils ont trouvées à des problèmes professionnels courants à l'époque de COVID. 

Quand la journée de travail inclut les enfants et l'apprentissage à distance

Les efforts déployés pour endiguer la propagation du coronavirus ont entraîné la fermeture de villes, d'États et même de pays entiers. Les écoles du monde entier ont renvoyé les élèves chez eux en espérant que les cours se poursuivront en ligne.

Ma femme et moi sommes nous-mêmes confrontés à cette question. 

Nous avons deux jeunes enfants à la maison. Nous travaillons tous les deux. Cette semaine, nous sommes en quelque sorte revenus aux rôles traditionnels des générations précédentes. C'est elle qui s'occupe de l'essentiel de la garde des enfants, tandis que je suis enfermé dans mon bureau toute la journée. En plus d'être incroyablement injuste, cette situation la rend malheureuse parce qu'elle a l'impression de faire un mauvais travail à la fois en tant que parent et en tant que professionnelle. La semaine prochaine, nous allons donc essayer une approche que j'ai apprise de notre client du secteur de la santé. 

Je trouve leur approche étonnamment transparente et productive. Ils ont commencé par qualifier d'obstacle ce besoin soudain de leurs membres d'être également enseignants à temps partiel et parents à temps plein. Ils l'ont écrasé en permettant aux membres ayant des enfants de fixer ou de modifier l'horaire de l'équipe. 

Par exemple, si quelqu'un inscrit "affaires d'enfants" de 8 à 9 heures du matin sur le calendrier, aucune réunion d'équipe ni aucun événement Scrum n'est programmé à cette heure-là. Les membres de l'équipe qui n'ont pas de garde d'enfants adaptent leur flux de travail en conséquence. Et pour les équipes Scrum, les parents ont ajusté leur capacité pour tenir compte de ce changement.

Notre client militaire a adopté une approche similaire. Il a constaté que les parents avaient besoin de plus de temps en milieu de journée pour s'occuper de leurs enfants. Ils ont donc insisté pour que les membres de l'équipe fassent une pause de deux heures au lieu d'une. Cela a permis de soulager les parents et l'équipe est restée concentrée sur la tâche à accomplir. 

I’m inspired by both of these moves. Realizing the work-life balance has gone through a tectonic change isn’t easy even though it’s all around us. And both of these can add more to the plates of non-parents. But to see teams bond together and have each other’s backs - that is amazing.  

Survivre à une avalanche de réunions

Dès que le travail à domicile est devenu la norme, ces deux clients ont constaté une augmentation inattendue du nombre de réunions auxquelles ils devaient assister. Il y avait beaucoup de discussions sur le travail qui devait être fait, qui serait fait, qui devrait être fait. Et après toutes ces discussions, il n'y avait plus de temps pour le faire réellement. 

Mon collègue Matt Jacobs m'a fait part d'une approche qui a eu un impact immédiat : toutes les réunions sont désormais des séances de travail. Chaque réunion doit déboucher sur quelque chose de tangible qui fasse progresser l'équipe vers un résultat. Un document, un plan ou une présentation. Quoi qu'il en soit, les réunions sont désormais des sessions de création collaborative au cours desquelles des solutions sont élaborées. 

Pour aider à créer cet état d'esprit, la tâche à accomplir et une définition de ce qui est fait sont présentées au début de la réunion. Les participants commencent par une discussion rapide pour s'assurer que tout le monde est d'accord sur ce qui doit être accompli, puis ils se retroussent les manches et se mettent au travail. Cette approche permet de s'assurer que chaque réunion fait progresser une priorité. 

Une autre façon d'y remédier est de créer des périodes régulières sans réunion. J'ai commencé à bloquer mon agenda pour le travail de réflexion. Parce que la même chose m'arrivait, réunion après réunion. 

Qui travaille sur quoi ?

Notre client militaire éprouve des difficultés à définir clairement les rôles, les responsabilités et l'obligation de rendre compte. Non pas au niveau de l'équipe, mais dans l'ensemble de l'organisation.

Plusieurs équipes travaillaient sur la même chose sans s'en rendre compte. Il s'agit manifestement d'un énorme gâchis. Pire encore, cela a entraîné des retouches parce que le travail effectué n'était pas tout à fait correct et ne répondait pas aux attentes. 

Il semble que cela arrive à tout le monde alors que nous nous adaptons à ce que l'on appelle la nouvelle normalité.

Pour moi, il semble qu'ils ne disposent pas d'un carnet de commandes clair et accessible et que le travail n'est pas visible. Ce qui est logique puisqu'ils ne peuvent pas simplement se rendre auprès de leurs collègues pour voir ce qui se passe. La nécessité d'appeler ou d'envoyer un courriel à quelqu'un crée un véritable obstacle à la communication.

L'alignement exige plus de discipline dans les environnements de travail virtuels. Il nécessite également une communication directe. 

Et quelque chose de plus. Prenez un Scaled Daily Scrum, ou appelez-le autrement. Le nom n'a pas d'importance. Ce qui compte, c'est d'avoir une conversation ciblée sur qui travaille sur quoi, ce qui fera une énorme différence. 

Quand les autres équipes vous ralentissent

Notre client militaire est l'une des premières équipes Agile. Ils en étaient à sept sprints lorsqu'ils ont soudain dû tous travailler à domicile. 

Ce n'était pas facileBien sûr, mais la structure et le rythme de Scrum leur ont permis d'effectuer le changement en 24 heures et de maintenir les projets sur la bonne voie. Le vrai problème, a déclaré un dirigeant, venait des autres parties de l'organisation, celles qui ne sont pas en mesure d'assurer la continuité des projets. ne sont pas Agile... 

En conséquence, ce groupe d'équipes avance tellement plus vite que les autres qu'il s'est retrouvé bloqué par le besoin d'une contribution critique de la part d'équipes non agiles. Des équipes qui sont encore sous le choc du changement.

Il est compréhensible que les équipes Agile soient incroyablement frustrées. 

Un autre de mes collègues, Alex Sheive, leur a dit ce que nous disons à toute équipe ayant des dépendances externes : Rédigez l'histoire de manière à ce que la définition de ce qui est fait s'arrête à la dépendance. Cette équipe a fait sa part et l'a transmise à une autre équipe, ou a demandé quelque chose à un autre groupe. Le simple fait de soumettre le travail ou de faire la demande est le moment où l'histoire est terminée. Lorsqu'elle revient, vous commencez une nouvelle histoire qui capture le reste du travail nécessaire pour la terminer. 

Les équipes individuelles peuvent ne pas être en mesure de résoudre une dépendance. Cela vous permet au moins d'établir un carnet de commandes qui les prend en compte afin de minimiser leur impact sur votre travail. 

La question la plus difficile

J'ai passé la majeure partie de ce blog à parler de deux clients en particulier. Je souhaite m'éloigner d'eux pour aborder une question que j'ai entendue cette semaine de la part de personnes du monde entier.

Mon travail a-t-il une quelconque valeur ? 

Un travail utile est l'une des principales motivations de l'être humain. Travailler sur quelque chose d'apparemment sans importance, sans rapport avec la crise qui nous engloutit, peut sembler inutile. Démoralisant. 

Je réponds toujours la même chose. Les pandémies se terminent. Les crises se terminent. Le monde peut prendre une forme différente de l'autre côté, mais il passe.

Il est extrêmement important que les gens réfléchissent à la manière dont ils veulent façonner cet avenir. Il ne suffit pas de survivre. On peut en sortir plus fort. Non seulement résilient, mais aussi meilleur. 

Peut-être qu'après cette pandémie, nous aurons de meilleures façons d'intégrer les exigences de la parentalité dans nos vies professionnelles. Peut-être que le terme "réunion" en viendra à signifier une puissante collaboration des esprits, plutôt qu'un gaspillage de ceux-ci. Ce qui se passe est sans précédent dans l'histoire moderne. Posez-vous la question : que pouvons-nous apprendre de ce que nous vivons ?

Comme nous l'avons tous appris ces dernières semaines, la dernière valeur du Manifeste Agile semble très appropriée en ce moment. Répondre au changement plutôt que de suivre un plan.