Équipes agiles en période de perturbation : Comment optimiser la performance des équipes distribuées

par Avi Schneier | 29 octobre 2020 | Blog

La pandémie a changé notre façon de travailler. 

Il est temps d'accepter la réalité ; même lorsque les bouleversements de COVID-19 prendront fin, certains éléments des méthodes de travail virtuelles que nous connaissons aujourd'hui subsisteront. 

Cela peut être bénéfique pour les organisations, les équipes et les individus. Par exemple, la possibilité de travailler à distance s'est avérée être un atout pour le recrutement et la rétention des talents. 

Cependant, pour que les organisations puissent réellement exploiter le potentiel des équipes distribuées, elles doivent être en mesure d'optimiser les performances des équipes virtuelles. 

Pour cela, il faut d'abord comprendre la nature même des équipes virtuelles. Non seulement les outils nécessaires pour coordonner et aligner ces équipes, mais aussi la manière de les former, de les lancer et de les nourrir de manière à leur permettre d'être aussi performantes qu'elles l'étaient à l'époque où la colocation était la norme. 

C'est possible. En fait, cela doit être fait si votre organisation veut réussir. 

Avi Schneier, de Scrum Inc., est l'un de nos principaux consultants qui a aidé des organisations, grandes et petites, à relever ce défi. Il a récemment a fait part de ses réflexions lors d'un webinaire de 30 minutes organisée par la Institut international pour l'apprentissage. 

Voici deux des idées d'Avi sur la manière d'optimiser les performances de vos équipes distribuées :

Le pouvoir des accords de travail

Le professeur Bruce Tuckman n'aurait jamais pu imaginer le monde virtuel et les équipes distribuées d'aujourd'hui. Pourtant, aujourd'hui, son travail est peut-être plus important que jamais.

Dans les années 1960, Tuckman a commencé à étudier la manière dont la dynamique des petits groupes et des équipes évoluait au fil du temps. Il a fini par identifier cinq étapes du cycle de vie d'une équipe :

•     Formation : Les membres sont enthousiastes à l'idée de commencer leur nouvelle aventure ensemble
•     Storming (tempête) : Lorsque les personnalités, les approches et les styles de travail s'opposent alors que l'équipe commence à travailler ensemble 
•     Normalisation : Les membres découvrent les points forts de chacun et la manière de travailler ensemble.
•     Exécution : C'est à ce moment-là que l'équipe atteint sa productivité et sa créativité maximales. Ce résultat n'est atteint qu'après avoir établi des relations solides, s'être senti à l'aise pour travailler ensemble et avoir rationalisé ses processus.
•     Le deuil : Lorsque les membres de l'équipe éprouvent un sentiment d'accomplissement et de déception lorsque l'équipe se sépare.

 Avi n'hésite pas à souligner que le stade du deuil (également appelé ajournement) n'est généralement pas associé aux équipes Agile et Scrum, car "nous voulons que nos équipes soient persévérantes et restent unies". Mais les quatre premières étapes sont toujours en jeu. 

Le professeur Tuckman considérait ces étapes comme une progression linéaire. Avi pense qu'il est temps de revoir cette croyance. "Nous considérons le modèle de Tuckman comme un cycle", explique-t-il. Toutes les étapes sont présentes, mais l'équipe peut monter et descendre dans le cycle en fonction des changements, des perturbations et des conditions. "Par exemple, l'arrivée d'une nouvelle personne ou le départ de quelqu'un peut vous ramener à un stade antérieur", comme le passage de la performance à la normalisation ou même à la tempête. 

C'était déjà le cas avant la pandémie, qui a fait des équipes distantes ou distribuées une nécessité et non un choix pour la plupart des organisations. Une perturbation instantanée de cette ampleur a empêché de nombreuses entreprises de se concentrer sur les processus, l'alignement et la cohésion des équipes distribuées. 

La communication peut facilement se rompre dans ces situations, et ce n'est pas tout. Avi ajoute que ce type de perturbation donne aux "membres de l'équipe un sentiment d'isolement, de solitude, d'ennui", voire pire. Ces sentiments négatifs, à leur tour, peuvent ramener même les équipes les plus performantes au stade de la tempête. "Nous devons donc nous concentrer sur la manière de les ramener au stade de la performance le plus rapidement possible. 

Saisissez l'accord de travail de l'équipe.

Avi explique qu'il s'agit d'une forme de contrat social tel qu'il a été défini par Jean Jacques Rousseau. "Lorsqu'il s'agit d'une culture ou d'un groupe de personnes, il existe un code de comportement non écrit et un ensemble de règles non écrites. Il ajoute que "les sociétés qui fonctionnent bien écrivent ces règles". 

Il en va de même pour les équipes et les organisations qui fonctionnent bien.  Cependant, il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. 

Avi a donc créé ceci canevas d'accord de travail en équipe inspiré du Lean canvas. "Dans cet accord de travail, nous traitons beaucoup de choses différentes, comme la mission, les rôles, les responsabilités, les mesures et nos produits.

L'établissement d'un accord de travail au sein d'une équipe distribuée peut la conduire à la phase de performance en accélérant sa progression à travers les phases moins optimales que sont la tempête et la normalisation. 

Cet outil, explique Avi, permet aux équipes d'identifier des éléments tels que : "Quelles sont nos forces et nos compétences ? Quelles sont nos lacunes et nos possibilités de croissance ? Comment allons-nous communiquer ? Célébrer les réussites et s'améliorer ? Quelles sont les valeurs que nous souhaitons respecter en tant qu'équipe ? Et puis, bien sûr, nous avons nos normes et nos lignes directrices, notre code de conduite que nous voulons instituer pour notre équipe".

Surmonter l'énigme de la colocation 

Dans le passé, explique M. Avi, les équipes distribuées "étaient souvent classées comme des équipes composées d'un groupe de travailleurs au bureau et de quelques travailleurs à distance". Ces équipes étaient souvent basées sur un calendrier préétabli de travail à domicile. 

 La colocalisation était encore la pierre angulaire des équipes Agile performantes. 

Le passage soudain au travail à distance a bouleversé ce modèle de réussite. Comment les organisations peuvent-elles atteindre le même niveau de productivité dans le scénario actuel ? Avi suggère d'examiner différents styles pour les équipes distribuées. 

Avi parle d'un de ces styles, les "Scrum isolées". "L'idée sous-jacente est qu'une équipe Scrum fonctionne de manière autonome. Il peut également s'agir de plusieurs équipes Scrum réparties sur différents sites géographiques et qui n'ont pas besoin de se coordonner."  

Scrum Les équipes doivent être interfonctionnelles, c'est-à-dire qu'elles doivent posséder toutes les compétences requises pour effectuer le travail. "Tout, précise-t-il, de l'idéation à la mise en œuvre. 

Ce style peut sembler excellent et était largement utilisé avant COVID-19. Mais, selon les annonces d'Avi, à l'échelle, "il ne fonctionnait pas très bien". 

Pourquoi ? Il manque de coordination. Ce qui empêche l'alignement. Deux des principales raisons pour lesquelles la colocalisation est si efficace pour stimuler la productivité. 

Par conséquent, pour résoudre l'énigme de la colocation, Avi explique qu'il faut un cadre qui rétablisse les fonctions de la colocation. "Ils doivent tenir quelque chose comme un Quotidiennement Scrum. Ce que je veux dire par là, c'est qu'il faut avoir un point de contact pour tout le monde, même s'ils se trouvent dans des fuseaux horaires différents ou même dans plusieurs pays".

Il existe en outre de multiples façons d'organiser efficacement un Daily Scrum réparti sur plusieurs fuseaux horaires. En l'absence d'un tel point de contact, il prévient que "des dysfonctionnements peuvent survenir". 

La leçon à tirer est claire : la colocalisation ne peut pas être simulée. Mais votre organisation peut compenser cette impossibilité en utilisant des carnets de commandes virtuels classés par ordre de priorité, avec des critères d'acceptation et des définitions de ce qui est fait qui sont clairs. En organisant des événements virtuels Scrum et Scrum@Scale à intervalles réguliers pour fournir une structure. Et bien d'autres choses encore. 

Si vous ne le faites pas, vos équipes à distance seront laissées à elles-mêmes. La productivité, l'alignement et la communication en pâtiront au niveau de l'équipe. 

Ces problèmes s'aggravent de manière exponentielle lorsque plusieurs équipes sont impliquées. 

Ce ne sont là que deux des moyens d'optimiser les performances des équipes distribuées qu'Avi a explorés. Il explique également comment créer les bons canaux de communication, l'outillage, l'essaimage et comment utiliser efficacement un carnet de commandes pour que les équipes distantes restent alignées, coordonnées, engagées et productives.  

Vous pouvez visionner ce webinaire de 30 minutes, avec les diapositives. ici.