Personnes et culture : Affiner, s'engager, s'aligner, et c'est parti !

par Jessica Jagoditsh | 28 janvier 2021 | Blog

Le début d'une nouvelle année a quelque chose d'intrinsèquement motivant. C'est une période où nous voulons faire plus qu'accepter le changement et rechercher l'amélioration, nous embrassons pleinement les deux. Nous cherchons à apprendre, à partager, à grandir.  

C'est dans cet esprit que je vous souhaite la bienvenue dans la nouvelle rubrique de l'équipe "Personnes et culture" (P.A.C.T.).

Un endroit où nous partagerons certaines de nos expériences pour favoriser une culture inclusive, des innovations en matière de gestion des ressources humaines, et où nous mettrons en lumière les équipes de notre formidable communauté de Scrum Inc-ers.

Qui suis-je ? 

Dans les couloirs virtuels de Scrum Inc., je suis connu sous le nom de JessJag, le Scrum de Scrums Maître de nos Unité opérationnelle Transformation. J'aime mon travail parce que ma passion, c'est la culture. Le développement de la culture est difficile pour n'importe quelle entreprise, surtout pour une entreprise en pleine croissance. J'ai beaucoup réfléchi aux opérations liées aux personnes et à la culture dans un lieu de travail Scrum, et maintenant dans un environnement Scrum à l'échelle ! 

Mon objectif est de contribuer à créer le meilleur lieu de travail au monde. J'ai connu des succès et des échecs. J'ai appris des deux, et c'est pourquoi j'ai hâte de partager ces enseignements avec vous. 

Cette rubrique "Personnes et culture" deviendra un lieu où vous pourrez trouver de l'inspiration et des expériences pour favoriser une culture d'entreprise inclusive, innovante et percutante.

Je suis tout aussi impatiente d'entendre ce que vous avez appris et j'espère mettre en lumière les expériences et les innovations d'autres membres de notre communauté élargie !

En accord avec le thème de l'alignement de ce mois, j'ai voulu que mon blog inaugural (20 janvier, référence prévue) traite des sujets suivants la façon dont Scrum Inc. construit son alignement stratégique chaque trimestre et quelques itérations récentes que nous avons faites à notre processus de planification trimestrielle.  

Problème : Nous sommes une organisation entièrement distribuée avec 45 membres de l'équipe qui collaborent à distance depuis 16 États, à travers 4 fuseaux horaires, et dans trois secteurs d'activité. De plus, nous avons des partenaires sur tous les continents, à l'exception de l'Antarctique. 

Au milieu de toute cette agitation et dans les limites de nos bureaux, il y a inévitablement des moments, tout au long de l'année, où notre champ de vision peut se rétrécir au travail à accomplir ; et ce à juste titre, puisque notre travail quotidien est d'une importance capitale.

L'ensemble de la belle forêt s'estompe à mesure que nous nous enfonçons dans le passage de terre pour planter nos jeunes arbres et ramasser les branches cassées. À ce moment-là, nous pouvons prendre du recul et nous demander : "Attendez - où ce sentier forestier est-il censé nous mener à nouveau ?".

Où en effet.

Depuis la création de Scrum Inc, nous avons donné la priorité au rassemblement pour ce que j'appellerai une réunion trimestrielle. Nous nous réunissons tous, virtuellement ces jours-ci, pour passer en revue ce que nous avons appris, réfléchir aux améliorations possibles et décider des prochaines étapes de la réalisation de notre mission. Je suis sûr que vous ne serez pas surpris d'apprendre que nous utilisons le logiciel Scrum Cadre pour le faire ! 

Trois événements clés du Scrum : Révision, rétro et planification

Notre réunion trimestrielle s'inspire de trois événements clés de Scrum : Révision, Rétro et Planification. Nous commençons par un Revue Sprint qui, dans ce cas, passe en revue l'ensemble du trimestre. Ensuite, nous répartissons l'ensemble de l'organisation dans des salles de réunion aléatoires pour procéder à une rétrospective. Enfin, la planification - où le chef Product Owners partage sa vision pour le trimestre à venir.  

Superbe ! Nous sommes prêts à partir ! Sauf qu'il y a un hic !  

Au fil des ans, nous avons remarqué que les gens quittaient cette réunion et revenaient toujours avec des doutes sur les derniers objectifs et sur la manière dont leurs activités quotidiennes étaient liées à notre mission stratégique. 

Notre équipes étaient orientés dans la bonne direction, mais il y avait une déconnexion pour les les individus au sein de ces équipes.

Nous avons donc continué à nous demander à chaque fois -  Comment renforcer le lien qui relie l'individu à l'objectif et à la mission ? Comment renforcer la contribution de chacun à notre stratégie et la rendre durable et stimulante ?

Objectif :  Chaque membre de l'équipe Scrum Inc. comprend comment ses contributions soutiennent nos objectifs stratégiques et nos objectifs trimestriels. À la fin de chaque sprint, chaque membre de l'équipe voit comment son travail a contribué à la réalisation d'une partie de notre mission. 

Nous avons mis au point une expérience visant à renforcer l'engagement individuel dans notre processus de planification stratégique et de définition des objectifs. 

Expérience : S'engager à atteindre l'objectif du sprint !  

L'engagement est l'une des 5 valeurs de Scrum - il nous lie et crée une équipe solidaire et motivée. Vous avez peut-être remarqué dans le la version la plus récente du guide Scrum que de nouveaux engagements, liés les uns aux autres, sont mis en évidence. artefact afin de favoriser la réussite de l'équipe.  

L'un de ces engagements concerne l'objectif du sprint. Lorsqu'une équipe s'engage à atteindre l'objectif du sprint de manière significative, cela indique un niveau plus élevé de compréhension et de confiance dans la capacité de l'équipe à atteindre cet objectif. 

Photo par Mark Duffel sur Unsplash

Lors de notre réunion trimestrielle Fall Q4 2020 en octobre dernier, nous avons décidé d'apporter deux changements à nos sessions de planification.  

Tout d'abord, nous avons créé plus d'espace pour un affinage plus approfondi. Au lieu d'une "présentation" traditionnelle des objectifs, nous nous sommes assis ensemble pour les affiner. Plus de temps consacré à l'affinage permet aux membres de l'équipe d'interagir avec les objectifs, d'en parler, de faire rebondir les idées les uns sur les autres et de poser des questions. Nous les réécrivons ensemble, ce qui permet de les unifier et de les clarifier.

Cela semble élémentaire, mais combien de fois avons-nous pris l'habitude de fixer des objectifs trimestriels ou annuels et de les distribuer, puis de quitter la réunion et de nous aventurer dans la forêt, pour perdre le chemin de vue dès le lendemain ?  

Engagement envers l'objectif du sprint

Deuxièmement, nous avons ajouté du temps pour l'acte délibéré de s'engager à atteindre l'objectif du sprint.  

S'engager signifie que chaque individu est convaincu que l'équipe peut gagner. Ainsi, lorsque nous sommes parvenus à un bon niveau d'affinement, nous avons envoyé une enquête de base à tous les participants en leur demandant de répondre à la question "Vous engagez-vous ?" et à la question facultative "Pourquoi ?".  

Le poing à cinq est une façon d'évaluer, sur une échelle de 1 à 5, votre niveau de confort quant à la capacité de l'équipe à atteindre l'objectif. Si l'équipe n'importe qui Si un membre de l'équipe donne un 1 ou un 2 dans cette activité, cela montre qu'il n'est pas à l'aise avec l'engagement et qu'il faut l'affiner. Dans ce contexte, nous attendons des 4 et des 5 de la part de tous les membres de l'équipe, car cela signifie que l'équipe est convaincue de notre capacité à réussir. Grâce à ces résultats d'enquête anonymes et non ancrés, nous avons pu voir ce que l'équipe ressentait vraiment ! Cela a donné au groupe un excellent retour d'information qui lui a permis d'affiner encore un peu plus son projet. 

Résultat: Chaque équipe a communiqué ces objectifs affinés et engagés à l'ensemble de Scrum Inc. Et savez-vous ce qui s'est passé ? Nous avons vraiment eu une orientation claire et un engagement plus fort et plus visible à l'égard de nos objectifs trimestriels au cours du dernier trimestre. Les équipes ont enfilé leurs chaussures de randonnée et se sont lancées dans l'aventure. L'exploration et l'amusement ont suivi, sauf que cette fois, au lieu de rencontrer ces sentiments de "Attendez - où cette route est-elle censée nous emmener à nouveau ?", nous avons entendu - "Comment cela se rattache-t-il à ce que nous avons planifié lors de la réunion trimestrielle ?" Un grand pas dans la bonne direction. L'alignement par l'engagement.  

Principaux enseignements : Nous avons tenu notre réunion du premier trimestre la semaine dernière et avons apporté deux modifications par rapport à la version de l'automne. Tout d'abord, les conversations ont été si précieuses que nous ne voulions pas qu'elles soient précipitées. Nous avons donc ajouté plus de temps pour affiner et s'engager sur l'objectif du sprint. Deuxièmement, avant la planification, les Product Owners ont joué un rôle plus actif dans la socialisation et le partage de leurs premières ébauches à l'avance. J'aimerais faire encore plus pour le prochain huddle. Restez à l'écoute pour le prochain trimestre ! Je suis impatient de voir ce que nous pouvons encore améliorer ! 

En bref, toutes les organisations ne sont pas disposées - ou même capables - d'organiser une réunion trimestrielle. Mais la réunion en elle-même n'est pas la question. Ce qu'il faut retenir ici, c'est le processus impliqué. Les conversations sur les objectifs et l'alignement qui en résulte lorsque ces conversations se transforment en engagement - c'est ce qui nous a vraiment permis de gagner.

L'alignement et la compréhension vont de pair. Quelle que soit l'échelle. La prochaine fois que vous voudrez vous assurer que vos équipes sont alignées, invitez-les à prendre part au processus. Vous serez étonné des idées géniales et de l'enthousiasme qui en résulteront.

Et maintenant - J'aimerais avoir de vos nouvelles !  

Avez-vous essayé d'affiner et de vous "engager sur l'objectif du sprint" lors de vos grandes sessions de stratégie organisationnelle ? Comment procédez-vous ? Quelles sont les difficultés rencontrées ? Quelles sont les autres choses que vous faites pour démarrer le trimestre ou l'année en étant aligné et connecté ?