Votre organisation doit-elle être co-localisée, entièrement à distance ou hybride ?
TABLE DES MATIÈRES :
Saisir le retour d'information sur 2020 : Il faut s'en souvenir
À quoi sert un bureau et pourquoi en avons-nous besoin ?
La colocation est-elle aussi importante qu'avant ?
Cherchez-vous à rafraîchir ou à redynamiser votre culture ?
Fidéliser et recruter des talents
Effet sur les initiatives en matière de diversité et d'inclusion
Rythme de travail et durabilité
Introduction
Le monde du travail est sur le point d'être à nouveau bouleversé. Cette fois-ci pour une bonne raison.
Plus d'un an après que les restrictions imposées par COVID ont fait du travail à domicile la norme (et de Zoom un verbe), les bureaux commencent à rouvrir. Bientôt, les parkings pleins et les couloirs animés seront les signes physiques d'un retour à la normale.
Mais devons-nous le faire ?
C'est une question faussement complexe. Comme l'indique un récent article paru dans le Wall Street Journal souligne :
Il a fallu des mois aux patrons et aux employés pour s'adapter au travail à distance pendant la pandémie. La prochaine ère du travail pourrait être encore plus désordonnée.
En personne ? Entièrement à distance ? Un système hybride ? Il n'existe pas de réponse universelle à la question de savoir ce que sera la "prochaine ère du travail".
Il y a cependant des points que chaque organisation devrait prendre en considération lorsqu'elle planifie la suite des événements. Il existe des moyens de minimiser le désordre.
Nous avons créé ce guide pour vous permettre d'inspecter et d'adapter efficacement votre concept organisationnel du lieu de travail. Pour mieux aligner vos règles et normes sur votre vision et votre objectif. Pour aider à lancer la transition de votre organisation vers la nouvelle normalité.
Saisir le retour d'information sur 2020 : Il faut s'en souvenir
Il s'agit d'une rétrospective à l'échelle de l'organisation.
L'année 2020 est dans notre rétroviseur. Mais les leçons tirées de ces 12 mois difficiles (et du premier semestre 2021) ne devraient pas l'être. Vous devez recueillir des informations sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné lorsqu'il s'agit de travailler à distance.
Pourquoi cette urgence ?
Le retour d'information non recueilli est périssable ; plus vous attendez, moins il est fiable. Votre capacité à prendre une décision éclairée entre un modèle de main-d'œuvre colocalisé, entièrement à distance ou hybride dépend de la fiabilité des données.
Ce retour d'information peut prendre de nombreuses formes. Nous nous sommes entretenus avec plusieurs personnes issues de divers secteurs d'activité, ce qui nous a permis de dégager les éléments suivants des résultats probants.
Vous pouvez commencer par vous concentrer sur ces deux domaines :
- Bonheur et espoirs de l'équipe - Discutez avec des équipes, des membres d'équipes et des responsables, ou interrogez-les. Posez-leur directement des questions sur les avantages et les inconvénients du full remote par rapport à la colocation. Écoutez ce qu'ils ont à dire. Et demandez-leur ce qu'ils aimeraient voir à l'avenir.
- Résultats commerciaux - Les clients étaient-ils satisfaits ? Les projets et les produits ont-ils été réalisés ? Les chiffres ont-ils fonctionné ? Il est temps de passer les données au crible. Mais n'oubliez pas que la pandémie a créé un climat commercial difficile et complexe. Il faut donc aller plus loin qu'une simple analyse "pommes contre pommes".
Une fois que vous aurez obtenu ce retour d'information, vous pourrez commencer à prendre des décisions fondées sur des données concernant le modèle et les normes du lieu de travail pour votre organisation. Plus important encore, vous disposerez d'une base de référence et d'un mécanisme pour inspecter et adapter ce modèle et ces normes à l'avenir.
À quoi sert un bureau et pourquoi en avons-nous besoin ?
Les restrictions imposées par les pandémies nous ont tous obligés à travailler selon de nouvelles méthodes. Nous savons désormais ce qui est possible. Ce qui peut être fait à distance et ce qui doit être fait dans un espace physique partagé.
Il est temps de vérifier nos hypothèses et de poser ces questions fondamentales : qu'apporte le fait que les employés se rendent quotidiennement dans un bâtiment particulier ? Les bureaux apportent-ils une valeur qui justifie leur coût ?
Les partisans des espaces de travail physiques mettent souvent en avant des éléments qu'il est difficile de remplacer ou de reproduire virtuellement. Il s'agit notamment des éléments suivants
- Collaboration, communication et sentiment d'appartenance lié à la colocation
- Un lieu de travail loin des distractions de la maison
- Création de produits physiques et utilisation d'outils spécialisés
- Espace pour les réunions et la formation
- Besoin d'interagir directement avec les clients
- Un endroit pour se concentrer
- Le statut et la stabilité que confère un emplacement physique
Ces points sont tous valables (comme d'autres qui ne sont pas mentionnés) et doivent être pris en compte lors de l'examen du modèle à adopter par votre organisation.
Mais il est à noter qu'ils n'affectent probablement pas toutes les fonctions d'une organisation à tout moment.
Les espaces de bureaux physiques doivent être considérés comme un outil à coût élevé. La valeur ajoutée d'un espace de bureau doit l'emporter sur les frais généraux qui y sont associés.
Si le retour sur investissement est positif, tant mieux. La colocation peut rester votre meilleur choix.
Si le R.O.I. n'est pas clair (ou pire encore, s'il est négatif), il est probablement temps de réduire les effectifs et de passer à un modèle hybride ou d'envisager de rester entièrement à distance.
Et qu'en est-il du R.O.I. tel qu'il est perçu par les employés ? Sont-ils heureux ? Le lieu de travail accélère-t-il leur capacité à atteindre leurs objectifs ? Une telle décision ne devrait pas être prise sans entendre le point de vue de ceux qui font le travail.
La colocation est-elle aussi importante qu'avant ?
La colocation est depuis longtemps un mantra dans les communautés Agile et Scrum. Et ce, pour de bonnes raisons. La colocalisation renforce la cohésion de l'équipe, augmente la saturation de la communication et est un modèle couramment utilisé par les équipes performantes dans tous les secteurs d'activité et toutes les fonctions.
Tout cela appartient-il désormais au passé ?
Peut-être oui. Peut-être non. Mais prenons l'exemple de la mise à jour du guide 2020 du Scrum. Les versions précédentes suggéraient que les équipes Scrum soient hébergées pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus. Le Guide Scrum 2020 a supprimé cette référence parce que la technologie s'est améliorée au point que la colocalisation n'est plus une nécessité.
Les outils de vidéoconférence sont bon marché, fiables et nous permettent de lire le langage corporel et d'entendre les conversations. Les "tableaux blancs" numériques et d'autres outils permettent l'essaimage et le travail en temps réel, indépendamment de la géographie, et facilitent la transparence et la responsabilité.
Pourtant, la colocation conserve une valeur indéniable. C'est pourquoi de nombreuses organisations envisagent un modèle de travail hybride. Un modèle dans lequel les équipes Scrum sont hébergées lorsqu'elles en ont besoin et travaillent à distance lorsqu'elles le peuvent.
Votre organisation devrait examiner les données collectées en 2020 et avant et se demander : "Quand la colocation est-elle indispensable à notre réussite ?" Utilisez les données pour répondre empiriquement et honnêtement à cette question.
Cherchez-vous à rafraîchir ou à redynamiser votre culture ?
Un retour à la "normalité" ne signifie pas un retour à la "situation antérieure". Vous avez aujourd'hui une occasion unique de remodeler non seulement votre lieu de travail, mais aussi la culture de votre organisation.
L'examen de la structure de votre organisation est un élément essentiel de ce travail.
La structure engendre la culture. Il définit les processus et les outils qui déterminent le cadre dans lequel nous pouvons interagir.
Une structure descendante ou de commandement et de contrôle crée une culture où les gens s'attendent à ce qu'on leur dise ce qu'ils doivent faire et quand. L'innovation et la créativité s'évaporent. L'autonomisation n'est rien de plus qu'un mot à la mode.
Une culture agile s'articule bien sûr autour de la première valeur de l'approche Agile. Manifeste AgileLe terme "empowerment" est un terme maladroit qui met en évidence une vérité fondamentale : les personnes habilitées et les liens qui les unissent sont ce qui compte vraiment.
Qu'en est-il réellement de votre culture d'entreprise ? Comment est-elle décrite non pas par les dirigeants, mais par les individus et les équipes qui composent l'organisation ? Votre culture favorise-t-elle l'innovation, la responsabilisation, l'alignement et la collaboration nécessaires pour prospérer dans le monde des affaires moderne ?
Des réponses honnêtes à ces questions peuvent être difficiles à entendre. Elles sont cependant d'une valeur inestimable.
D'une manière ou d'une autre, votre organisation est sur le point de changer. Maximiser l'impact positif de ce changement en créant une structure, et donc une culture, qui responsabilise les équipes, élimine les obstacles, réduit la bureaucratie et favorise l'innovation et l'individu.
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Fidéliser et recruter des talents
Des personnes motivées et compétentes qui s'épanouissent dans des équipes Scrum Les équipes sont plus qu'une ressource - elles sont une source d'énergie. sont l'organisation. Ils détermineront votre succès présent et futur.
Vos concurrents le savent. Chaque organisation le sait (ou devrait le savoir).
L'un des aspects potentiellement plus "désordonnés" de la création de votre prochain concept de lieu de travail est la menace très réelle de perdre ou de ne pas être en mesure de recruter efficacement des talents.
Un récent étude de Le groupe Grossman a révélé que "près de la moitié des employés qui travaillent actuellement à domicile souhaitent rester à distance". Cette enquête n'est pas un cas isolé.
De nombreuses études et enquêtes tirent la sonnette d'alarme : la grande majorité des employés apprécient le travail virtuel. Nombreux sont ceux qui affirment que le travail à domicile a amélioré leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ils font état d'une baisse du niveau de stress et d'une amélioration de la productivité.
Beaucoup, mais pas tous.
D'autres disent regretter l'expérience que leur procure leur fonction. Ils aiment interagir et collaborer directement avec les autres, avoir l'occasion de bavarder, se rendre à pied au Starbucks et déjeuner avec des collègues.
Les organisations doivent prendre en compte les avantages du travail au bureau et du travail à domicile. Et elles doivent le faire du point de vue de l'individu et de l'organisation.
La plupart des organisations modernes emploient des personnes du monde entier qui travaillent quotidiennement dans des bureaux différents. Y a-t-il donc un avantage à ramener les gens au travail, à s'asseoir à un bureau et à passer toute la journée à travailler avec des personnes qui ne se trouvent pas dans le même bureau ?
Permettre aux employés de choisir ce qui leur convient le mieux est un outil puissant pour retenir et recruter des talents. De nombreuses organisations sont en train de l'ajouter (ou l'ont déjà fait) à leur arsenal. La vôtre le fera-t-elle ?
Effet sur les initiatives en matière de diversité et d'inclusion
La possibilité de travailler à distance ou selon un modèle hybride favorise-t-elle l'inclusion, la diversité et l'équité ?
Avec l'évolution des technologies et la mondialisation, les entreprises peuvent trouver des talents dans des villes, des États, des régions et des pays différents.
La suppression des barrières géographiques peut améliorer l'accès à une main-d'œuvre diversifiée.
Un modèle de travail hybride ou entièrement à distance peut également égaliser les règles du jeu en veillant à ce que personne ne se sente mis à l'écart ou exclu parce qu'il n'est pas à la "base".
Mais soyons clairs : en matière de diversité, d'équité et d'inclusion, la possibilité de travailler à distance ou selon un modèle hybride n'est qu'un début.
Un changement significatif nécessite des priorités, des politiques et des promotions tout aussi significatives pour se mettre en place. Le modèle de lieu de travail de votre organisation peut y contribuer, mais il faut aller beaucoup plus loin si l'on veut que l'inclusion et l'égalité soient réelles au sein de l'organisation.
Rythme de travail et durabilité
Un groupe d'employés d'une organisation internationale de la fortune 100 affirme avoir travaillé 4 heures de plus par jour parce qu'ils n'avaient pas à faire la navette entre leur domicile et leur lieu de travail.
Une consultante déclare qu'elle commence sa journée en travaillant avec des clients à Londres, puis en Californie pendant la journée, et enfin avec des clients à Hong Kong le soir.
Des personnes ont déclaré que leur journée consistait à passer d'une vidéoconférence à l'autre en quelques secondes, sans même prendre le temps de remplir leur tasse de café ou de se dégourdir les jambes.
Pour beaucoup, si ce n'est pour la plupart, le travail à domicile signifiait passer beaucoup plus de temps à travailler.
Mais à quel prix ?
Les effets négatifs de la "fatigue du zoom" sont devenus si fréquents que l'Union européenne et le Conseil de l'Europe ont décidé d'y remédier. Harvard Business Review et Chercheurs de l'Université de Stanford ont défini les moyens de les combattre.
Qu'en est-il de la productivité ?
Travailler plus d'heures pour en faire moins n'est pas une recette pour réussir.
Un rythme de travail durable est important pour de nombreuses raisons. La plus évidente est sans doute la suivante : les individus et les équipes Scrum en situation d'épuisement professionnel sont moins productifs, moins créatifs et moins capables de se concentrer, de s'aligner et de tenir leurs engagements.
Plus l'épuisement professionnel persiste, plus il est préjudiciable à l'individu, à l'équipe et à l'organisation.
La promotion d'un rythme de travail durable doit être prise en compte lorsque votre organisation décide d'opter pour le travail à distance, le travail en colocation ou le travail hybride. Il y aura des moments où il faudra travailler après les heures de bureau. Cela doit être l'exception et non la règle.
Votre organisation doit faire Principe #8 du Manifeste Agile une priorité :
Les processus agiles favorisent le développement durable.
Les sponsors, les développeurs et les utilisateurs devraient pouvoir
de maintenir indéfiniment un rythme constant.
L'une de nos propres équipes Scrum souffrait d'épuisement professionnel. Ils se sont donc penchés sur la question lors d'une Rétrospective du sprint. Ils ont fait de la détermination de leur #P8 individuel (leur abréviation pour le principe #8) l'élément le plus important de leur stratégie. Kaizen pour le prochain Sprint.
Certains ont bloqué du temps sur leur calendrier pour faire plusieurs petites pauses ou une longue pause au milieu de la journée. D'autres se sont engagés à ne pas travailler le week-end. En tant qu'équipe Scrum, ils se sont soutenus et encouragés mutuellement pendant le sprint.
En l'espace d'une semaine, les indicateurs de bonheur et de durabilité de l'équipe étaient nettement plus élevés qu'auparavant. Et ils ont accompli davantage de choses.
Affiner votre modèle
Une fois que votre organisation a décidé de ce que signifie le "retour au travail", vous pouvez commencer à affiner la manière dont vous allez mettre en œuvre cette vision. Voici quelques idées sur lesquelles s'appuyer pour chacun des modèles. Ces suggestions sont regroupées en trois catégories : hybride, entièrement à distance et colocation. Toutefois, nombre d'entre elles s'appliquent de la même manière à tous les modèles, et il est donc utile de les lire toutes.
Idées pour les lieux de travail hybrides
- Organiser des journées réservées à l'équipe pour le travail en personne : Vous avez besoin d'une structure pour vous assurer que vous tirez profit des journées de colocation. Les lundis et les vendredis semblent être un choix populaire pour les jours d'équipe désignés, mais n'oubliez pas qu'il s'agit des jours de congé les plus souvent demandés. Comme toujours, vous devez déterminer les jours qui conviennent le mieux aux individus, aux équipes et à l'organisation.
- Mettre en place des politiques visant à lutter contre la "fatigue du zoom" et l'épuisement professionnel : Prévoyez des pauses de 10 minutes entre les réunions. Commencez à suivre les sentiments d'épuisement dans les rétrospectives Scrum. Identifier et traiter les tendances négatives en matière de bonheur avant qu'elles ne deviennent un problème. Donner aux équipes Scrum les moyens de s'assurer qu'elles maintiennent un rythme durable. Demandez des moyens d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et écoutez les réponses. Il existe d'innombrables façons pour une organisation de donner la priorité au bien-être de ses employés. Ce qui aura un impact positif sur l'organisation et ses résultats. Mais l'organisation doit en faire une priorité.
- Organisez toujours des événements d'équipe dans un espace de conférence virtuel : Et nous voulons dire toujours, même si toute l'équipe est présente. Se connecter à une vidéoconférence ou à un chat est devenu une seconde nature. L'organisation d'événements d'équipe dans ces espaces garantit que les membres de l'équipe qui peuvent avoir besoin de travailler à distance un jour donné (ou à une heure donnée) peuvent contribuer et être entendus de la même manière. Allumer la caméra et le microphone d'une salle de conférence n'offre pas la même égalité de traitement.
- Publier toutes les notes de réunion dans un espace visible et accessible à distance : La flexibilité est le principal avantage d'un modèle hybride. Cet avantage est réduit, voire éliminé, si tout le monde doit être présent à chaque réunion pour savoir ce qui se passe à un moment donné. L'affichage des notes de réunion sur un tableau blanc numérique, les outils de collaboration et (ou) d'autres canaux de communication aident les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion à rester alignées et à intégrer les résultats, les éléments du carnet de commandes et d'autres informations importantes dans leur travail.
- N'utiliser que des tableaux blancs virtuels: Nous avons tous participé à une réunion virtuelle au cours de laquelle quelqu'un a commencé à dessiner un diagramme important sur un tableau blanc physique. Il n'y a rien de plus isolant pour quelqu'un qui est au téléphone ou qui est coincé en essayant de déchiffrer une vidéo floue. Les tableaux blancs virtuels sont plus inclusifs et collaboratifs dans un lieu de travail hybride. Ils permettent également de mieux capturer et diffuser les informations importantes au fur et à mesure de l'avancement du travail. Prenez l'habitude de n'utiliser que des outils virtuels afin que tout le monde puisse suivre et participer sur un pied d'égalité, quel que soit l'endroit où l'on se trouve.
Idées pour les organisations entièrement distantes
- Mettre en place des politiques visant à lutter contre la "fatigue du zoom" et l'épuisement professionnel : Oui, nous l'avons également inclus dans le modèle hybride. Il est tout aussi important et applicable ici. Prévoyez des pauses de 10 minutes entre les réunions. Commencez à suivre les sentiments d'épuisement dans les rétrospectives Scrum. Identifier et traiter les tendances négatives en matière de bonheur avant qu'elles ne deviennent un problème. Donner aux équipes Scrum les moyens de s'assurer qu'elles maintiennent un rythme durable. Demandez des moyens d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et écoutez les réponses. Il existe d'innombrables façons pour une organisation de donner la priorité au bien-être de ses employés. Ce qui aura un impact positif sur l'organisation et ses résultats. Mais l'organisation doit en faire une priorité.
- Heures de bureau pour les experts en la matière : Il peut être difficile de planifier une réunion pour des experts en la matière travaillant à distance. En effet, même une question rapide de cinq minutes est souvent réservée pour une réunion de 30 minutes. Le flux de travail de l'expert en la matière lui-même ajoute au problème. Ils sont souvent tellement submergés d'interruptions qu'ils n'arrivent pas à accomplir le travail qu'ils avaient prévu. Essayez donc d'instaurer des heures de bureau régulières pour vos experts en la matière. Les équipes Scrum ayant des questions rapides sauront quand et comment les contacter. Et les experts en la matière seront mieux à même de terminer leur travail.
- Organiser régulièrement des événements sociaux virtuels : L'alchimie, les conversations, les relations personnelles - tout cela peut se produire dans des organisations totalement éloignées. Il suffit d'être créatif dans la manière de procéder. L'organisation de vidéoconférences de plus de 50 personnes ne suffira pas à elle seule. En revanche, l'utilisation de salles de réunion, d'activités guidées, d'heures de convivialité, de séances de café virtuelles ou même de séances de travail où les équipes sont désignées au hasard peuvent être des outils puissants pour créer des liens, des conversations et bien plus encore. L'objectif est de créer un espace volontairement sain où les gens peuvent parler et apprécier la compagnie des autres.
Idées pour améliorer la colocation
- Collaborer avec les individus et les équipes Scrum sur l'aspect de leur espace de colocation : Il ne s'agit pas seulement d'esthétique. Il s'agit de s'assurer que le lieu de travail est un accélérateur. Il s'agit de s'assurer que le lieu de travail est un accélérateur, qu'il a un R.O.I. positif pour l'organisation et qu'il améliore la vélocité et le bonheur de l'équipe. Les équipes Scrum disposent-elles d'un accès fiable à des salles de conférence, à des endroits où l'on peut se détendre ? essaimLes entreprises sont-elles des lieux de réflexion, d'innovation, de collaboration et de création ? S'assoient-ils tous ensemble ? Demandez aux individus et aux équipes ce dont ils ont besoin sur leur lieu de travail et écoutez leurs commentaires. Vous serez probablement surpris par ce que vous entendrez et vous serez reconnaissant de ces informations.
- Mettre en place des politiques visant à lutter contre la "fatigue du zoom" et l'épuisement professionnel : Vous commencez à percevoir une tendance dans cette suggestion ? Prévoyez des pauses de 10 minutes entre les réunions. Commencez à suivre les sentiments d'épuisement dans les rétrospectives Scrum. Identifier et traiter les tendances négatives en matière de bonheur avant qu'elles ne deviennent un problème. Donner aux équipes Scrum les moyens de s'assurer qu'elles maintiennent un rythme durable. Demandez des moyens d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et écoutez les réponses. Il existe d'innombrables façons pour une organisation de donner la priorité au bien-être de ses employés. Ce qui aura un impact positif sur l'organisation et ses résultats. Mais l'organisation doit en faire une priorité.
- Identifier les outils ou processus entièrement distants à conserver : Le retour à la colocation ne signifie pas qu'il faille revenir à l'ancien statu quo. Existe-t-il des outils qui ont permis d'améliorer l'alignement et la productivité ? Existe-t-il des processus ou des radiateurs d'information que les équipes Scrum préfèrent aujourd'hui aux méthodes de travail antérieures à COVID ? Votre organisation ne le saura pas si elle ne pose pas la question. Scrum permet d'inspecter, d'adapter et d'améliorer à la fois les produits et les processus. et processus. Profitez de cette occasion pour poursuivre ce qui fonctionne.
- Identifiez les aspects du travail à domicile que vous pouvez intégrer dans un lieu de travail colocalisé : Comme nous l'avons indiqué plus haut, un nombre important de travailleurs interrogés préfèrent désormais pouvoir travailler à domicile sous une forme ou une autre. Cela peut désavantager les organisations qui choisissent la colocalisation lorsqu'il s'agit de retenir et de recruter des talents. Les organisations colocalisées peuvent essayer d'égaliser les chances en découvrant les aspects du travail à distance que leurs employés apprécient et en reproduisant cette expérience sur le lieu de travail. S'agit-il des animaux de compagnie ? Le code vestimentaire ? L'autonomie ? Un accès plus facile aux services de garde d'enfants ? Des horaires plus souples ? Il n'est peut-être pas possible de répondre à toutes les demandes. Mais certaines peuvent être facilement incorporées. Vous ne le saurez pas tant que vous n'aurez pas posé la question et cela vaut la peine de le faire.
Conseils de conclusion
Les transitions, comme toutes les formes de changement, peuvent être difficiles. Elles nous obligent à nous concentrer, à remettre en question nos hypothèses et à nous demander ce qui est le plus important : le président ou la productivité.
Les transitions nous obligent à décider de la voie à suivre. Ce n'est jamais facile. Cela peut même être désordonné.
Retour d'information. Inspection et adaptation. Preuves empiriques. Ce sont les pierres angulaires d'un changement positif.
Agile et Scrum ont pour but de faire participer les gens à la conversation. Écouter et apprendre de ce qu'ils ont à dire, et prendre des décisions basées sur ces apprentissages.
Si votre organisation recueille ces données maintenant, vous serez non seulement en mesure de prendre une décision éclairée sur votre modèle de lieu de travail, mais vous établirez également une base de référence pour un examen futur qui pourra éclairer les décisions et les changements à venir. Chaque organisation devrait procéder régulièrement à ce type d'évaluation. Ce qui fonctionne aujourd'hui ne fonctionnera peut-être plus dans quelques années.
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