J'ai beaucoup de conversations ces jours-ci sur les tableaux de bord exécutifs pour Scrum... qu'est-ce qu'une équipe de direction a vraiment besoin de savoir pour bien faire son travail, et comment les équipes peuvent-elles fournir ces informations sans perdre un temps précieux à préparer des rapports ? Dans le cadre de ces discussions, il existe également des nuances telles que : quelles sont les mesures agiles qu'il serait dangereux de partager avec la direction parce qu'elles peuvent avoir des conséquences inattendues ? Et quelles mesures devraient ou ne devraient pas être liées à des incitations ?
Avec ces débats en toile de fond, je me lance dans une série régulière de billets pour explorer plus avant le sujet des mesures agiles et des tableaux de bord de leadership. Pour ce faire, je m'appuierai en particulier sur mes expériences de mise en place de notre propre tableau de bord chez Scrum Inc. et de collaboration avec un grand client du secteur des technologies (qui restera anonyme) pour mettre en place un outil de reporting agile pour ses dirigeants. Je vous invite tous à participer à la conversation et à partager vos propres expériences, positives et négatives, dans les commentaires du blog. J'essaierai de les intégrer dans mes prochains articles.
Pour commencer, quels sont les objectifs d'un tableau de bord du leadership ? Comme pour une bonne histoire d'utilisateur, il est important d'avoir une vision claire du résultat souhaité et un ensemble de critères d'acceptation afin de reconnaître le succès lorsque vous le voyez. En particulier si vous utilisez la méthode agile pour développer le tableau de bord de manière incrémentale, vous devez savoir quand votre dernier incrément est "suffisamment bon".
Au niveau le plus élémentaire, les dirigeants doivent atteindre trois objectifs :
- Ils doivent établir et maintenir une vision convaincante qui aligne l'organisation autour d'un objectif commun.
- Ils doivent rester attentifs à la manière dont l'organisation progresse vers la réalisation de cette vision, et procéder aux ajustements nécessaires pour garantir les progrès.
- Ils doivent soutenir la motivation et la responsabilité au sein de l'organisation.
Un tableau de bord efficace soutient directement le deuxième objectif, mais il peut également contribuer à la réalisation du troisième objectif et doit être alimenté par le premier.
À mon sens, un tableau de bord réussi doit fournir aux dirigeants le contexte et les données pertinentes dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Il doit être mis à jour à une fréquence qui respecte ou dépasse la cadence décisionnelle requise. Enfin, dans la mesure du possible, le tableau de bord doit être constitué à partir des données que les équipes collectent déjà pour informer leur propre processus et être tiré automatiquement pour minimiser les distractions par rapport à la production de nouveaux produits de valeur.
Contenu pertinent
Je reviendrai certainement sur le sujet des mesures potentielles à inclure dans un tableau de bord de manière beaucoup plus détaillée dans de futurs articles. Dans le cadre de cette discussion, il suffit de dire que les mesures de haut niveau doivent répondre aux questions clés suivantes :
1) Produisons-nous le(s) bon(s) produit(s) pour les clients que nous essayons de servir ?
2) Sommes-nous en train de prioriser nos efforts et d'utiliser nos ressources correctement compte tenu de ce que nous pensons savoir du marché et de nos concurrents ;
3) Faisons-nous des progrès constants dans la réalisation de nos objectifs stratégiques ?
4) Faisons-nous tout ce qui précède d'une manière qui nous permette de tenir sur le long terme ?
Les indicateurs qui répondent à ces questions ou qui les éclairent aident les dirigeants à prendre de meilleures décisions stratégiques. Les mesures non pertinentes sont au mieux une distraction, et au pire, elles poussent les dirigeants à prendre de mauvaises décisions.
Mise à jour de la cadence
Certaines décisions ne doivent être prises qu'une fois par an, par exemple "devons-nous renouveler notre contrat annuel avec... ?". D'autres doivent être effectuées mensuellement, quotidiennement ou en réponse à des événements en temps réel, tels que "comment rétablir le service après une panne qui vient de se produire ?". Un tableau de bord de qualité fournit un instantané des principaux paramètres, les données les plus pertinentes étant affichées. Les décisions en temps réel nécessitent des données datant de quelques instants, alors que les décisions financières mensuelles sont mieux prises avec les données complètes du dernier mois plutôt qu'avec une vue partielle des résultats du mois en cours. En faisant délibérément correspondre la fréquence des mises à jour à la cadence des décisions, on obtient les données les plus puissantes au bon endroit et avec le moins d'efforts possible.
Automatisation
Nous parlons avec beaucoup trop d'équipes qui se plaignent des rapports onéreux qu'on leur demande de produire pour la haute direction. La plainte typique est que la direction veut des mises à jour sur un certain nombre de mesures que l'équipe n'utilise jamais pour ses propres besoins, de sorte que ces données doivent être collectées, calculées et présentées manuellement. L'équipe considère qu'il s'agit d'une énorme perte de temps pour produire des mesures qui ne reflètent même pas la réalité sur le terrain.
Le processus Scrum génère d'énormes quantités de données de haute qualité, telles que la vélocité, le bonheur de l'équipe, le carnet de commandes planifié, les listes de défauts et d'obstacles, et la valeur commerciale. La plupart des équipes collectent déjà ces données dans des outils logiciels dotés d'interfaces API. En dehors des premières itérations d'un nouveau tableau de bord où les mesures et la présentation sont encore affinées en coordination avec les parties prenantes, il n'y a aucune raison valable pour que les données du tableau de bord ne soient pas extraites, calculées et présentées automatiquement.
Comme je l'ai mentionné, ce n'est que le premier d'une longue série de billets sur ce sujet. Si vous souhaitez approfondir le sujet, n'hésitez pas à consulter notre ancien cours en ligne sur les "Le tableau de bord du leader agile"..
-Alex Brown
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