Résumé :

• COVID-Les restrictions et l'augmentation du nombre de travailleurs à domicile qui en découle ont fait que le fabricant de vêtements de bureau Ministry of Supply n'a eu que peu, voire pas du tout, de demande pour ses produits. 
• Ministry of Supply a réussi à faire évoluer ses produits et sa marque en seulement 45 jours en utilisant les cadres Scrum et Scrum@Scale. C'est 12 fois plus rapide que la norme du secteur, qui est de 12 à 18 mois. 
• Cette réorientation a permis à Ministry of Supply de se positionner en tant que leader dans un nouveau secteur de la vente au détail en pleine expansion.
• Le ministère de l'approvisionnement a pu augmenter sa productivité et réduire de moitié le temps passé en réunion.

Introduction

Avec le recul, il est clair que 2020 a été une année faste pour la start-up Ministry of Supply. Mais pas de la manière dont ils s'y attendaient.

A Profil du New York Times de l'entreprise publié le 4 mars 2021 explique parfaitement le dilemme auquel l'entreprise a été confrontée :

"Ministry of Supply est l'une des millions de petites entreprises qui ont été prises au dépourvu par la pandémie, bien qu'elle ait été particulièrement touchée en tant qu'entreprise vendant des vêtements de travail lorsque presque tout le monde a cessé de se rendre au bureau. 

C'est là que l'histoire de Ministère de l'approvisionnement aurait pu s'arrêter. Au lieu de cela, Ministry of Supply prospère.

2020 a vu au moins 30 grandes faillites dans le secteur du commerce de détail selon une liste établie par la publication spécialisée Plongée dans le détail. On estime à 9 500 le nombre de vitrines fermées.

En revanche, Ministry of Supply a été en mesure de s'adapter rapidement au changement et de faire évoluer l'ensemble de sa gamme de produits en un temps record.

Ministry of Supply est aujourd'hui un leader reconnu sur le marché des lignes de vêtements "travail-loisirs" ou "hybrides", qui devraient être des secteurs à forte croissance pour le commerce de détail.

Président et cofondateur de l'entreprise Gihan Amarasiriwardena affirme que le Scrum est l'une des principales raisons pour lesquelles la start-up a réussi là où tant de marques établies et bien financées ont échoué.

Contexte

Le début de l'année 2020 a été une période de célébration pour Ministry of Supply. Après tout, la marque se développait. Rapidement.

Fondée par deux étudiants du Massachusetts Institute of Technology qui 'vêtements de piratagePendant que leurs pairs pirataient le code, l'entreprise a commercialisé son premier produit en 2012 grâce à une campagne Kickstarter.

Ministry of Supply a rapidement proposé une large gamme de produits fabriqués à partir de tissus performants de l'ère spatiale, tout en conservant une esthétique de bureau. Des costumes lavables en machine, des blazers infroissables et absorbant l'humidité, des vêtements de travail, des vêtements de sport, etc. Chemises habillées Apollo qui absorbent la chaleur lorsque vous avez trop chaud, puis la restituent lorsque vous vous refroidissez.

Littéralement, des objets créés par la NASA.

"Le gain de temps est une priorité pour nos clients", explique Amarasiriwardena, "nos produits sont conçus dans cette optique. Vous gagnez du temps lorsque vous n'avez pas besoin d'aller au pressing et lorsque vous n'avez pas besoin de changer de vêtements lorsque vous rentrez du travail pour passer du temps avec vos enfants".

En 2018, Ministry of Supply a connu deux années consécutives de croissance de 40%.

Les ventes ont atteint $14 millions en 2019. Ce chiffre devrait passer à $22 millions en 2020. Une société populaire d'abonnement à des vêtements distribuait ses produits, ainsi que cinq magasins de briques et de mortier prospères. Un sixième magasin était sur le point d'ouvrir ses portes dans le quartier de Georgetown, à Washington, D.C.

À la mi-mars 2020, tout a changé. 

COVID et une menace existentielle 

La première vague de commandes pour rester à la maison en raison de la pandémie a obligé à annuler l'ouverture du magasin de Georgetown.

Comme nous tous, les responsables du ministère de l'approvisionnement espéraient que les restrictions liées à la pandémie seraient de courte durée. Ce ne fut pas le cas.

La demande de vêtements de bureau s'est évaporée presque du jour au lendemain.

Ils ont commencé à vendre (et à donner) des masques pour répondre à un besoin urgent du marché. Bien que cela ait généré un flux de trésorerie indispensable, cela n'a pas suffi à soutenir l'entreprise. Mais elle s'est accrochée.

Les responsables de Ministry of Supply, comme nous, pensaient que la vie et les habitudes reviendraient à la normale en mai, puis en juin. Sûrement en juillet.

Mais lorsque la pandémie de COVID-19 s'est installée, les ordres de rester à la maison sont passés de mesures temporaires à la norme.

À la fin de l'été, Amarasiriwardena et son équipe ont pris conscience de la situation. "Les gens ne portaient pas de ceinture ni de chaussures marron. Et ce ne sera pas le cas dans un avenir proche.

Les ceintures et les chaussures brunes sont des accessoires qui complètent leurs produits. Cela représentait une menace existentielle pour l'entreprise.

"Nous ne pouvions pas nous contenter d'attendre et d'espérer vendre à nouveau des chemises et des blazers dans six mois", explique Amarasiriwardena, "nous devions redévelopper notre produit. Nous devions redévelopper notre produit et repositionner notre marque.

La menace est aggravée par le calendrier.

Les chaînes d'approvisionnement de l'industrie de l'habillement sont dominées par de longs délais. Il faut parfois six à douze mois pour qu'une nouvelle offre soit conçue, cousue et vendue. Selon M. Amarasiriwardena, ce délai peut facilement atteindre 18 mois, compte tenu du type de tissus réactifs et de haute technologie sur lesquels Ministry of Supply s'appuie.

Nous sommes en août 2020 et, pandémie ou pas, les fêtes de fin d'année approchent à grands pas. Le ministère de l'approvisionnement devait avoir des vêtements appropriés à vendre, et rapidement, sous peine de perdre la plus grande période d'achat de l'année.

Scrum et Scrum@Scale au ministère de l'approvisionnement

Amarasiriwardena and his co-founder were already acquainted with the fundamentals of Scrum. They had read both Scrum: The Art of Doing Twice The Work In Half The Time et Le manuel pratique du Scrum.

Some Scrum elements, like the Quotidiennement Scrum, had long been a part of the workflow at Ministry of Supply. But given the situation they now faced, they knew they needed more.

So they partnered with Scrum Inc. to ensure they fully implemented both frameworks and not just their component parts.

“I think what we learned was Scrum is best learned through implementing it,” explains Amarasiriwardena, “So we said let’s commit to it. We didn’t have clarity around what the world’s going to look like in much more than two to three months. Let’s make sure we’re able to adapt quickly to whatever lies ahead.”

Creating A Cross-Functional Adaptive Organization

Like many organizations, Ministry of Supply’s original structure was defined by expertise says Amarasiriwardena. Specifically established silos of design, make and sell. “I think the great part of Scrum,” he says, “was it gave us a reason to work cross-functionally.”

The original structure he adds was good for function work, “but not the important cross-functional work of moving the business forward.”

So, teams were reorganized into cross-functional Scrum Teams. Backlogs were used so work was visible to all. Ministry of Supply works in two-week Sprints and they incorporated their own customized innovation we’ll describe below.

Speed and productivity soon increased. As did morale. “In Scrum work is gamified and it plays into psychology really well. People love moving cards over. They love seeing the point ticker go up. And at the end of the week,” adds Amarasiriwardena, “people know they had an awesome week. There’s this feeling of high presence. Impact. Scrum helped that.”

Aligning On Vision And Value

Leadership had a vision; recreate and relaunch products and have the brand to go from office apparel with a high-tech twist to high-performance work-leisure clothing that allowed customers to be comfortable while still looking professional. The kind of apparel that allows customers to hop on their Peleton in between Zoom meetings without missing a beat.

“We had this dream board in July and August,” remembers Amarasiriwardena, “We knew where we needed to go. What we didn’t have prior to Scrum was an efficient way to break down that vision into segments to get them done fast.”

Ministry of Supply also needed alignment across the board and prioritization based on delivering business value in the optimal order. “We had to delineate what was important now versus what can we do later,” which, as Amarasiriwardena states, “is exactly what the grooming of the backlog is all about.”

Using the Scrum@Scale framework kept the teams aligned.

The frameworks, he adds, “allowed us to do that because it allowed us to see these pathways.” They had more visibility into weaknesses, opportunities, and the gaps in between.

Amarasiriwardena firmly believes that Scrum and Scrum@Scale were critical elements of the success that was to come.

Results

When demand evaporates, most retailers deeply discount their products as a last-ditch effort to sell what they can. This does create some return on their investment, but it’s often a short-term move with little to no strategic benefits for the organization.

Amarasiriwardena and Ministry of Supply decided to take another approach; they would pivot all of their affected products and their entire brand identity. “We thought why not invest in our inventory? The difference between the discount and the cost to pivot would net out the same.” So, he adds, “we decided to make a relevant product that delivers value now rather than liquidating the product we had.”

They knew the high-tech fabrics they were known for could be relevant for work-leisure wear. However, the silhouettes and cut of the products were not.

And, they couldn’t rely on their established supply chain to pivot their products fast enough to make the holiday shopping season. If they used the usual linear process and supply chain states Amarasiriwardena, “It would be a year before we reacted to the market.”

They needed to change the inventory they already had on hand.

Take the couple million dollars worth of slacks they had in inventory. Amarasiriwardena and the Ministry of Supply team thought, “could we change the fit?”

Customer research highlighted the fact that work from home professionals were not tucking in their shirts, “so they don’t care about their belts.” The new design incorporated a drawstring waistband.

Sneakers had also replaced dress shoes. “With sneakers,” Amarasiriwardena notes, “you typically want a bit shorter length and a more tailored fit.” So the new design altered the cut of the leg accordingly.

Then, he says, “we pulled our inventory from a site in Massachusetts and sent it to a factory in New Jersey,” to effectively be retrofitted. “And suddenly we made a very relevant product just through those two changes.”

The inventiveness of the Ministry of Supply team was accelerated by Scrum. The alterations took just 10 days to complete.

“I think it would have taken a traditional apparel company 12 to 18 months to see a change in the market then design, develop, and produce s product then have it on the shelves.”

Full Product Pivot 12 Times Faster Than Industry Norm

The next step was to test market response to their new joggers. They sold well.

So, other products went through similar redesigns and alterations.

With all but one of their physical locations closed due to COVID restriction (their Boston storefront was operating but under strict rules), online sales were critical for Ministry of Supply.

All 200 items on their website had to be reshot and remarketed to match their new brand pivot.

Time, again, was short. Amarasiriwardena says the visual rebranding was completed in two weeks. “October 13th was a day all of us remember,” he says, “we had a national TV ad going out. Everything needed to be done for the launch.”

They made that date.

Overall, it took Ministry of Supply just 45 days to pivot their products and their entire brand. Industry norms for such a dramatic change are around 18 months.

Scrum helped this organization respond faster than others thought possible.

As one retail analyst told the New York Times,

“I’m most impressed that they’re still around,” adding, “That’s an accomplishment in an era where literally the demand for your product has evaporated.”

Boosting Productivity By Cutting Time Spent In Meetings By 50%

Unlike other frameworks, Scrum et Scrum@Scale ne sont pas trop normatives. Cela permet des adaptations personnalisées qui améliorent les résultats pour les équipes et l'organisation dans son ensemble.

Une telle personnalisation a permis d'augmenter considérablement la productivité du ministère de l'approvisionnement.

"L'un des membres de notre équipe a dit que tout le monde était fatigué par Zoom", se souvient Amarasiriwardena, "nous avions tellement de réunions pour essayer de reproduire l'environnement de notre bureau".

Les dirigeants ont donc décidé d'essayer d'incorporer le concept de 'Fabricant/gestionnaireLes semaines de travail sont réparties sur deux semaines. Une semaine est désignée comme la "semaine du manager". Toutes les réunions et tous les événements Scrum se déroulent pendant cette semaine. L'autre semaine est une "semaine du créateur". Il s'agit de faire avancer le carnet de commandes. La seule exception est le Scrum quotidien de 15 minutes, qui a lieu chaque jour ouvrable pendant toute la durée du Sprint.

Comme le décrit Amarasiriwardena dans cette Profil de Fast Company Avant cette innovation, "le membre moyen de l'équipe du ministère de l'approvisionnement avait 31,5 réunions par semaine. Un an plus tard, nous avons réduit ce chiffre de près de la moitié, à 17,6".

L'avenir du Scrum au ministère de l'approvisionnement

Sally Schultz est la Scrum Master du ministère de l'approvisionnement. Après avoir suivi une formation Scrum Inc. en juin 2020, elle a joué un rôle moteur dans la mise en œuvre, selon Amarasiriwardena.

Mme Schultz explique qu'elle s'est transformée en Scrum, une tactique qu'elle a utilisée pour améliorer et étendre la mise en œuvre au sein de Ministry of Supply. "Nous avons eu quelques déjeuners d'information et des échanges de haut niveau", dit-elle, "et c'est à ce moment-là que nous avons décidé d'essayer. Nous avons alors décidé de l'essayer et de voir si cela pouvait aider notre organisation.

Depuis ces premiers jours, le Scrum et le Scrum@Scale se sont imposés.

En travaillant sur de courtes périodes, l'équipe du ministère de l'approvisionnement a la possibilité d'itérer et d'améliorer continuellement les produits et les processus, tout en s'adaptant à l'évolution des conditions du marché à mesure qu'elles se présentent.

M. Schultz se réjouit de voir "comment nous avons évolué en tant qu'équipe et comment nous avons vraiment progressé en termes d'efficacité. Nous avons réduit le nombre de nos réunions et nous apportons une valeur ajoutée à l'entreprise.

Scrum, dit-elle, a aidé Ministry of Supply à obtenir des résultats tangibles et à réussir. Pour elle, le plus important est "la façon dont l'équipe s'est mobilisée autour de ce projet".

Il est toujours louable de bien travailler et d'obtenir des résultats en cas de crise. Mais travailler de manière à s'adapter à des situations complexes avant qu'elles ne deviennent une crise est une façon de mesurer la véritable agilité de l'entreprise.