Résumé :

• COVID-Les restrictions et l'augmentation du nombre de travailleurs à domicile qui en découle ont fait que le fabricant de vêtements de bureau Ministry of Supply n'a eu que peu, voire pas du tout, de demande pour ses produits. 
• Ministry of Supply a réussi à faire évoluer ses produits et sa marque en seulement 45 jours en utilisant les cadres Scrum et Scrum@Scale. C'est 12 fois plus rapide que la norme du secteur, qui est de 12 à 18 mois. 
• Cette réorientation a permis à Ministry of Supply de se positionner en tant que leader dans un nouveau secteur de la vente au détail en pleine expansion.
• Le ministère de l'approvisionnement a pu augmenter sa productivité et réduire de moitié le temps passé en réunion.

Introduction

Avec le recul, il est clair que 2020 a été une année faste pour la start-up Ministry of Supply. Mais pas de la manière dont ils s'y attendaient.

A Profil du New York Times de l'entreprise publié le 4 mars 2021 explique parfaitement le dilemme auquel l'entreprise a été confrontée :

"Ministry of Supply est l'une des millions de petites entreprises qui ont été prises au dépourvu par la pandémie, bien qu'elle ait été particulièrement touchée en tant qu'entreprise vendant des vêtements de travail lorsque presque tout le monde a cessé de se rendre au bureau. 

C'est là que l'histoire de Ministère de l'approvisionnement aurait pu s'arrêter. Au lieu de cela, Ministry of Supply prospère.

2020 a vu au moins 30 grandes faillites dans le secteur du commerce de détail selon une liste établie par la publication spécialisée Plongée dans le détail. On estime à 9 500 le nombre de vitrines fermées.

En revanche, Ministry of Supply a été en mesure de s'adapter rapidement au changement et de faire évoluer l'ensemble de sa gamme de produits en un temps record.

Ministry of Supply est aujourd'hui un leader reconnu sur le marché des lignes de vêtements "travail-loisirs" ou "hybrides", qui devraient être des secteurs à forte croissance pour le commerce de détail.

Président et cofondateur de l'entreprise Gihan Amarasiriwardena affirme que le Scrum est l'une des principales raisons pour lesquelles la start-up a réussi là où tant de marques établies et bien financées ont échoué.

Contexte

Le début de l'année 2020 a été une période de célébration pour Ministry of Supply. Après tout, la marque se développait. Rapidement.

Fondée par deux étudiants du Massachusetts Institute of Technology qui 'vêtements de piratagePendant que leurs pairs pirataient le code, l'entreprise a commercialisé son premier produit en 2012 grâce à une campagne Kickstarter.

Ministry of Supply a rapidement proposé une large gamme de produits fabriqués à partir de tissus performants de l'ère spatiale, tout en conservant une esthétique de bureau. Des costumes lavables en machine, des blazers infroissables et absorbant l'humidité, des vêtements de travail, des vêtements de sport, etc. Chemises habillées Apollo qui absorbent la chaleur lorsque vous avez trop chaud, puis la restituent lorsque vous vous refroidissez.

Littéralement, des objets créés par la NASA.

"Le gain de temps est une priorité pour nos clients", explique Amarasiriwardena, "nos produits sont conçus dans cette optique. Vous gagnez du temps lorsque vous n'avez pas besoin d'aller au pressing et lorsque vous n'avez pas besoin de changer de vêtements lorsque vous rentrez du travail pour passer du temps avec vos enfants".

En 2018, Ministry of Supply a connu deux années consécutives de croissance de 40%.

Les ventes ont atteint $14 millions en 2019. Ce chiffre devrait passer à $22 millions en 2020. Une société populaire d'abonnement à des vêtements distribuait ses produits, ainsi que cinq magasins de briques et de mortier prospères. Un sixième magasin était sur le point d'ouvrir ses portes dans le quartier de Georgetown, à Washington, D.C.

À la mi-mars 2020, tout a changé. 

COVID et une menace existentielle 

La première vague de commandes pour rester à la maison en raison de la pandémie a obligé à annuler l'ouverture du magasin de Georgetown.

Comme nous tous, les responsables du ministère de l'approvisionnement espéraient que les restrictions liées à la pandémie seraient de courte durée. Ce ne fut pas le cas.

La demande de vêtements de bureau s'est évaporée presque du jour au lendemain.

Ils ont commencé à vendre (et à donner) des masques pour répondre à un besoin urgent du marché. Bien que cela ait généré un flux de trésorerie indispensable, cela n'a pas suffi à soutenir l'entreprise. Mais elle s'est accrochée.

Les responsables de Ministry of Supply, comme nous, pensaient que la vie et les habitudes reviendraient à la normale en mai, puis en juin. Sûrement en juillet.

Mais lorsque la pandémie de COVID-19 s'est installée, les ordres de rester à la maison sont passés de mesures temporaires à la norme.

À la fin de l'été, Amarasiriwardena et son équipe ont pris conscience de la situation. "Les gens ne portaient pas de ceinture ni de chaussures marron. Et ce ne sera pas le cas dans un avenir proche.

Les ceintures et les chaussures brunes sont des accessoires qui complètent leurs produits. Cela représentait une menace existentielle pour l'entreprise.

"Nous ne pouvions pas nous contenter d'attendre et d'espérer vendre à nouveau des chemises et des blazers dans six mois", explique Amarasiriwardena, "nous devions redévelopper notre produit. Nous devions redévelopper notre produit et repositionner notre marque.

La menace est aggravée par le calendrier.

Les chaînes d'approvisionnement de l'industrie de l'habillement sont dominées par de longs délais. Il faut parfois six à douze mois pour qu'une nouvelle offre soit conçue, cousue et vendue. Selon M. Amarasiriwardena, ce délai peut facilement atteindre 18 mois, compte tenu du type de tissus réactifs et de haute technologie sur lesquels Ministry of Supply s'appuie.

Nous sommes en août 2020 et, pandémie ou pas, les fêtes de fin d'année approchent à grands pas. Le ministère de l'approvisionnement devait avoir des vêtements appropriés à vendre, et rapidement, sous peine de perdre la plus grande période d'achat de l'année.

Scrum et Scrum@Scale au ministère de l'approvisionnement

Amarasiriwardena et son cofondateur connaissaient déjà les principes fondamentaux de Scrum. Ils avaient lu les deux Scrum : L'art de faire deux fois plus de travail en deux fois moins de temps et Le manuel pratique du Scrum.

Certains Éléments Scrum, comme le Quotidiennement ScrumDepuis longtemps, le processus de travail au sein du ministère de l'Approvisionnement est en partie assuré par le système de gestion des stocks. Mais compte tenu de la situation à laquelle ils étaient confrontés, ils savaient qu'ils avaient besoin de plus.

Elle s'est donc associée à Scrum Inc. pour s'assurer qu'elle mettait pleinement en œuvre les deux cadres, et pas seulement leurs composantes.

"Je pense que ce que nous avons appris, c'est que la Scrum s'apprend mieux en la mettant en œuvre", explique Amarasiriwardena, "Nous avons donc décidé de nous engager. Nous ne savions pas exactement à quoi ressemblerait le monde dans plus de deux ou trois mois. Faisons en sorte de pouvoir nous adapter rapidement à ce qui nous attend."

Créer une organisation transversale et adaptative

Comme beaucoup d'organisations, la structure initiale du ministère de l'approvisionnement était définie par l'expertise, explique M. Amarasiriwardena. Des cloisonnements spécifiques ont été établis entre la conception, la fabrication et la vente. "Je pense que l'avantage de Scrum, dit-il, c'est qu'il nous a donné une raison de travailler de manière transversale.

La structure d'origine, ajoute-t-il, était adaptée au travail fonctionnel, "mais pas à l'important travail transversal qui consiste à faire avancer l'entreprise".

Les équipes ont donc été réorganisées en équipes Scrum interfonctionnelles. Des backlogs ont été utilisés pour que le travail soit visible par tous. Le ministère de l'approvisionnement travaille par sprints de deux semaines et a incorporé sa propre innovation personnalisée que nous décrivons ci-dessous.

La vitesse et la productivité ont rapidement augmenté. Tout comme le moral des troupes. "Dans le projet Scrum, le travail est ludique et joue très bien sur la psychologie. Les gens adorent déplacer les cartes. Ils aiment voir le compteur de points augmenter. Et à la fin de la semaine", ajoute Amarasiriwardena, "les gens savent qu'ils ont passé une semaine formidable. Il y a ce sentiment de grande présence. Impact. Scrum a contribué à cela.

S'aligner sur la vision et la valeur

La direction avait une vision : recréer et relancer les produits et faire évoluer la marque. à La société est passée de vêtements de bureau avec une touche de haute technologie à des vêtements de travail performants permettant aux clients d'être à l'aise tout en ayant l'air professionnels. Le genre de vêtements qui permet aux clients d'enfiler leur Peleton entre deux réunions Zoom sans perdre une miette.

"Nous savions où nous devions aller", se souvient M. Amarasiriwardena, "nous avions un tableau de bord en juillet et août. Ce que nous n'avions pas avant Scrum, c'était un moyen efficace de diviser cette vision en segments pour les réaliser rapidement."

Le ministère de l'approvisionnement avait également besoin d'un alignement général et d'une priorisation basée sur la fourniture d'une valeur commerciale dans l'ordre optimal. "Nous avons dû délimiter ce qui était important maintenant par rapport à ce que nous pourrions faire plus tard", ce qui, comme l'affirme Amarasiriwardena, "est exactement ce à quoi sert le toilettage de l'arriéré".

L'utilisation de la Scrum@Scale a permis de maintenir l'alignement des équipes.

Les cadres, ajoute-t-il, "nous ont permis de le faire parce qu'ils nous ont permis de voir ces voies". Ils avaient plus de visibilité sur les faiblesses, les opportunités et les écarts entre les deux.

M. Amarasiriwardena est convaincu que Scrum et Scrum@Scale ont été des éléments essentiels de la réussite à venir.

Résultats

Lorsque la demande s'évapore, la plupart des détaillants pratiquent des rabais importants sur leurs produits dans un ultime effort pour vendre ce qu'ils peuvent. Cette démarche génère un certain retour sur investissement, mais il s'agit souvent d'une décision à court terme qui ne présente que peu ou pas d'avantages stratégiques pour l'entreprise.

M. Amarasiriwardena et Ministry of Supply ont décidé d'adopter une autre approche : ils ont pivoté tous les produits concernés et l'ensemble de l'identité de la marque. Nous nous sommes dit : "Pourquoi ne pas investir dans nos stocks ? La différence entre la remise et le coût de la réorientation reviendrait au même". Ainsi, ajoute-t-il, "nous avons décidé de fabriquer un produit pertinent qui apporte de la valeur maintenant plutôt que de liquider le produit que nous avions".

Ils savaient que les tissus de haute technologie pour lesquels ils étaient connus pouvaient être utilisés pour les vêtements de travail. Cependant, les silhouettes et les coupes des produits ne l'étaient pas.

De plus, ils ne pouvaient pas compter sur leur chaîne d'approvisionnement établie pour faire pivoter leurs produits assez rapidement pour la période des fêtes de fin d'année. Selon M. Amarasiriwardena, s'ils avaient utilisé le processus linéaire et la chaîne d'approvisionnement habituels, "il aurait fallu un an avant que nous réagissions au marché".

Ils devaient modifier l'inventaire qu'ils avaient déjà en main.

Prenons l'exemple d'un stock de pantalons d'une valeur de deux millions de dollars. Amarasiriwardena et l'équipe du ministère de l'approvisionnement se sont demandé s'il était possible de modifier la coupe.

Les études menées auprès des clients ont mis en évidence le fait que les professionnels travaillant à domicile ne rentraient pas leur chemise dans leur pantalon, "et ne se souciaient donc pas de leur ceinture". Le nouveau modèle comprend un cordon de serrage à la taille.

Les baskets ont également remplacé les chaussures de ville. "Avec des baskets", note Amarasiriwardena, "on veut généralement une longueur un peu plus courte et une coupe plus ajustée". Le nouveau modèle a donc modifié la coupe de la jambe en conséquence.

Ensuite, dit-il, "nous avons retiré notre stock d'un site du Massachusetts et l'avons envoyé dans une usine du New Jersey" pour qu'il soit effectivement réadapté. "Tout à coup, ces deux changements nous ont permis de créer un produit très pertinent.

L'inventivité de l'équipe du ministère de l'approvisionnement a été accélérée par Scrum. Les modifications n'ont pris que 10 jours.

"Je pense qu'il aurait fallu 12 à 18 mois à une entreprise de vêtements traditionnelle pour constater un changement sur le marché, concevoir, développer et produire un produit, puis le mettre en rayon.

Pivot de produit complet 12 fois plus rapide que la norme industrielle

L'étape suivante consistait à tester la réaction du marché à leurs nouveaux joggers. Ils se sont bien vendus.

D'autres produits ont donc fait l'objet de remaniements et de modifications similaires.

Tous les sites physiques, sauf un, étant fermés en raison des restrictions imposées par le COVID (le magasin de Boston fonctionnait, mais selon des règles strictes), les ventes en ligne étaient essentielles pour Ministry of Supply.

Les 200 articles de leur site web ont dû être rephotographiés et remarketés pour correspondre à la nouvelle orientation de leur marque.

Là encore, le temps a manqué. M. Amarasiriwardena explique que le changement d'image a été réalisé en deux semaines. "Le 13 octobre est un jour dont nous nous souvenons tous", dit-il, "nous devions diffuser une publicité à la télévision nationale. Tout devait être prêt pour le lancement".

Ils ont respecté cette date.

Dans l'ensemble, il n'a fallu que 45 jours à Ministry of Supply pour faire évoluer ses produits et l'ensemble de sa marque. Les normes du secteur pour un changement aussi radical sont d'environ 18 mois.

Scrum a permis à cette organisation de réagir plus rapidement que d'autres ne l'auraient cru possible.

Comme l'a déclaré un analyste du commerce de détail à la New York Times,

"Ce qui m'impressionne le plus, c'est qu'ils existent toujours", ajoutant : "C'est un exploit à une époque où la demande pour votre produit s'est littéralement évaporée".

Augmenter la productivité en réduisant le temps passé en réunion By 50%

Contrairement à d'autres cadres, Scrum et Scrum@Scale ne sont pas trop normatives. Cela permet des adaptations personnalisées qui améliorent les résultats pour les équipes et l'organisation dans son ensemble.

Une telle personnalisation a permis d'augmenter considérablement la productivité du ministère de l'approvisionnement.

"L'un des membres de notre équipe a dit que tout le monde était fatigué par Zoom", se souvient Amarasiriwardena, "nous avions tellement de réunions pour essayer de reproduire l'environnement de notre bureau".

Les dirigeants ont donc décidé d'essayer d'incorporer le concept de 'Fabricant/gestionnaireLes semaines de travail sont réparties sur deux semaines. Une semaine est désignée comme la "semaine du manager". Toutes les réunions et tous les événements Scrum se déroulent pendant cette semaine. L'autre semaine est une "semaine du créateur". Il s'agit de faire avancer le carnet de commandes. La seule exception est le Scrum quotidien de 15 minutes, qui a lieu chaque jour ouvrable pendant toute la durée du Sprint.

Comme le décrit Amarasiriwardena dans cette Profil de Fast Company Avant cette innovation, "le membre moyen de l'équipe du ministère de l'approvisionnement avait 31,5 réunions par semaine. Un an plus tard, nous avons réduit ce chiffre de près de la moitié, à 17,6".

L'avenir du Scrum au ministère de l'approvisionnement

Sally Schultz est la Scrum Master du ministère de l'approvisionnement. Après avoir suivi une formation Scrum Inc. en juin 2020, elle a joué un rôle moteur dans la mise en œuvre, selon Amarasiriwardena.

Mme Schultz explique qu'elle s'est transformée en Scrum, une tactique qu'elle a utilisée pour améliorer et étendre la mise en œuvre au sein de Ministry of Supply. "Nous avons eu quelques déjeuners d'information et des échanges de haut niveau", dit-elle, "et c'est à ce moment-là que nous avons décidé d'essayer. Nous avons alors décidé de l'essayer et de voir si cela pouvait aider notre organisation.

Depuis ces premiers jours, le Scrum et le Scrum@Scale se sont imposés.

En travaillant sur de courtes périodes, l'équipe du ministère de l'approvisionnement a la possibilité d'itérer et d'améliorer continuellement les produits et les processus, tout en s'adaptant à l'évolution des conditions du marché à mesure qu'elles se présentent.

M. Schultz se réjouit de voir "comment nous avons évolué en tant qu'équipe et comment nous avons vraiment progressé en termes d'efficacité. Nous avons réduit le nombre de nos réunions et nous apportons une valeur ajoutée à l'entreprise.

Scrum, dit-elle, a aidé Ministry of Supply à obtenir des résultats tangibles et à réussir. Pour elle, le plus important est "la façon dont l'équipe s'est mobilisée autour de ce projet".

Il est toujours louable de bien travailler et d'obtenir des résultats en cas de crise. Mais travailler de manière à s'adapter à des situations complexes avant qu'elles ne deviennent une crise est une façon de mesurer la véritable agilité de l'entreprise.