Déterminer la bonne durée de votre sprint

par Dave Slaten, Kendra Westet Tom Bullock | 30 juillet 2020 | Blog

La durée de votre sprint détermine la cadence de tout le reste de Scrum : les événements, les publications, le travail lui-même.

Par conséquent, la détermination de la durée optimale du sprint pour votre équipe fera la différence. Les sprints doivent être courts, pas plus de quatre semaines, afin de permettre des boucles de rétroaction rapides et la production d'incréments en temps voulu.

Cependant, elles doivent être juste assez longues pour que l'équipe atteigne son objectif de sprint et fournisse quelque chose de valeur, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles des durées différentes fonctionnent mieux pour des équipes et des organisations différentes.

Alors, comment trouver le bon filon ?

"Il y a beaucoup de choses à dire à ce sujet ", affirme Dave Slaten, consultant principal de Scrum Inc.. Heureusement, Dave s'est associé à Kendra West, de Scrum Inc., pour créer une expérience en quatre étapes qui vous aidera à déterminer si la modification de la durée de votre sprint constituerait une amélioration du processus.

Pourquoi les équipes changeraient-elles la durée de leur sprint ?

Kendra pense que les nouvelles équipes Scrum devraient commencer par des sprints d'une semaine, car cela permet des cycles de planification plus rapides. Dave est d'accord, mais pour une raison légèrement différente. Il est étonnant de constater la quantité de travail que les gens accomplissent la semaine précédant leur départ en vacances, tant au bureau qu'à la maison. Il y a ce sentiment artificiel d'urgence, cette date limite pour faire avancer les choses". Ce sentiment d'urgence peut être exploité et transformé en concentration et en productivité.

Tous deux ont cependant identifié trois raisons communes pour lesquelles les équipes Scrum cherchent à modifier la durée de leur sprint :

• Les équipes Scrum estiment qu'elles consacrent trop de temps aux événements et activités Scrum.
• Ils ne peuvent pas "terminer" suffisamment de travail en une semaine pour obtenir un retour d'information utile de la part des parties prenantes.
• Ils veulent s'aligner sur la cadence de l'ensemble de l'entreprise.

Toutes ces raisons peuvent être valables en fonction des circonstances propres à chaque équipe.

L'aspect le plus important de la décision de modifier la durée du sprint est de comprendre les motivations de votre équipe et d'adopter une approche fondée sur les données pour mesurer si le changement a eu un impact positif.

Étape 1 : Formulez votre hypothèse

Pourquoi l'équipe pense-t-elle qu'un sprint de deux semaines serait préférable ? Qu'il s'agisse d'une ou de plusieurs des raisons mentionnées ci-dessus ou de quelque chose d'entièrement différent, une hypothèse raisonnable d'amélioration devrait être en place avant de procéder à un changement. Ce n'est pas toujours le cas.

Dave explique que la raison la plus fréquente pour laquelle les équipes Scrum avec lesquelles il a travaillé veulent modifier la longueur de leur sprint est de réduire le temps consacré aux épreuves. Cette hypothèse implicite, explique-t-il, n'est pas nécessairement vraie. "Si l'on considère le Guide Scrum d'un point de vue académique, la revue de sprint correspond à une heure par semaine de sprint. Votre rétrospective correspond à 45 minutes par semaine de Sprint".

La durée des épreuves n'est pas une équation linéaire. Un sprint de deux semaines ne signifie pas nécessairement que vos événements seront exactement deux fois plus longs. Une meilleure application des délais pour les événements serait probablement une meilleure solution dans ce scénario.

Cependant, si votre équipe Scrum a une hypothèse à tester, vous devez vous assurer que votre expérience capture avec précision les données pertinentes. Ce qui nous amène à l'étape suivante de cette expérience fondée sur les données.

Étape 2 : Conception de l'expérience 

Sur la base de votre hypothèse, identifiez les données à suivre pour démontrer l'amélioration mesurée.

Prenons l'exemple du temps passé dans les événements Scrum. Dans ce scénario, Kendra et Dave poseraient les questions de base suivantes :

• Combien de temps passez-vous dans les événements Scrum actuellement ?
• Combien de temps faudrait-il gagner pour que le changement ait un impact ?
• Combien de temps passez-vous dans les épreuves du Scrum avec la cadence alternée ?

Kendra précise que ce n'est pas tout. "Votre vitesse doit augmenter proportionnellement au temps supplémentaire que vous avez ajouté à votre sprint". Les points, dit-elle, peuvent être trompeurs. "Il se peut que vous réalisiez plus de points, mais cela représente toujours moins de points au total, ou moins de valeur, que ce que vous auriez réalisé en deux sprints d'une semaine.

Étape 3 : Collecte des données

Établir un ensemble de mesures avant et après chaque longueur de sprint alternatif. Saisir les données de manière cohérente et précise demandera à la fois des efforts et du temps.

Kendra vous conseille de prévoir les deux.

"Pour mener à bien ces expériences, il faut se donner un peu de capacité pour effectuer le travail réel. Et elle ajoute : "Si vous ne prenez pas le temps de réfléchir à l'amélioration continue, d'élaborer ces expériences et de les réaliser, vous ne serez pas en mesure de constater les changements significatifs que vous risquez de manquer."

Kendra et Dave soulignent tous deux la nécessité de mener ces expériences pendant au moins trois sprints afin de comparer avec précision chaque alternative.

Étape 4 : Analyser les résultats

Voyez comment les données s'opposent à votre hypothèse et tenez compte de toute conséquence imprévue.

Pour simplifier, revenons à l'hypothèse courante selon laquelle des sprints plus longs permettraient de passer moins de temps en réunion. Et disons que l'équipe hypothétique Scrum qui réalise cette expérience a économisé une heure de réunion en passant de sprints d'une semaine à des sprints de deux semaines :

• Y a-t-il eu des conséquences inattendues, telles que des difficultés à planifier efficacement ou un nombre accru d'interruptions au cours de la deuxième semaine du Sprint ?
• Quel est le retour sur investissement du temps gagné ? Le gain de temps se traduit-il par l'achèvement d'un plus grand nombre de projets planifiés ou la vélocité de l'équipe diminue-t-elle réellement ?

L'étape de l'analyse est celle où l'ensemble de l'équipe doit se mettre en situation de réflexion et envisager un certain nombre d'angles différents. Il y aura des éléments subjectifs, il faut donc être prêt à en discuter ouvertement et à ne pas les ignorer ou les rejeter.

Cela peut conduire à itérer et à répéter certaines parties de l'expérience, mais cela aidera en fin de compte l'équipe à comprendre ses processus plus en détail.

L'équipe doit être l'arbitre ultime pour choisir la meilleure façon de travailler ensemble. L'adoption d'une approche fondée sur les données inspirera confiance et réduira les éléments émotionnels du processus.

Autres considérations : 

Enfin, Dave et Kendra ont identifié ces considérations supplémentaires qui doivent être prises en compte lorsque l'on se demande si la modification de la durée du sprint constitue une amélioration du processus :

• Si vous doublez la durée de votre sprint, votre vitesse moyenne devrait aussi au moins doubler.
• La tendance de la vitesse devrait également être à la hausse
• La précision de votre planification devrait rester la même ou s'améliorer
• Vous pouvez mesurer cela en comparant le ratio "dire/faire" de l'achèvement des éléments spécifiques du carnet de commandes planifié pour la fin du Sprint.
• Vous pouvez également le mesurer en comparant le nombre d'éléments du carnet de commandes bloqués ou inachevés. Votre profil d'interruption doit rester le même ou s'améliorer
• Un sprint plus long signifie moins de patience pour les autres qui ont besoin de quelque chose d'imprévu de la part de l'équipe. Des sprints plus longs signifient des occasions moins fréquentes pour les utilisateurs et les parties prenantes de donner leur avis.
• Un retour d'information moins fréquent peut entraîner une plus grande incertitude et un gaspillage d'efforts dans les livraisons de Sprint.

Ce billet fait partie de notre série ScrumCast de conversations avec des leaders d'opinion qui ont contribué avec succès à la transformation des organisations et à l'autonomisation des équipes et des individus. Chaque épisode explore l'agilité organisationnelle et les modèles, tactiques et techniques Scrum qui conduisent au succès dans le monde réel. S'abonner à notre chaîne YouTube pour les derniers épisodes de ScrumCast.