Équipes distribuées : Comment atténuer un risque commercial important lié au coronavirus

par JJ Sutherland| 28 février 2020 | Blog | 0 commentaires

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La propagation du COVID-19, le coronavirus, a créé un niveau d'incertitude pour les entreprises jamais atteint depuis la Grande Récession. Les marchés boursiers sont en baisse. Très bas.

Et pour la première fois, L'Organisation mondiale de la santé rapporte "Il y a eu plus de nouveaux cas signalés en dehors de la Chine qu'en Chine. L'Italie et les États-Unis ont connu une propagation communautaire, c'est-à-dire que des personnes ont été infectées sans s'être rendues dans une zone touchée par un foyer. 

Bien qu'il y ait beaucoup de choses que nous ignorons sur la manière dont COVID-19 affectera le monde des affaires, il est simplement prudent de commencer à planifier ce qu'il faut faire maintenant. 

Pour de nombreuses organisations, cela s'est traduit par une focalisation sur les chaînes d'approvisionnement. C'est compréhensible. Après tout, les chaînes d'approvisionnement qui s'étendent jusqu'en Chine ont été stoppées net. On ne sait pas quand elles redémarreront. 

Mais il existe un autre risque, peut-être plus important, auquel les organisations doivent se préparer. Un risque qui se manifeste déjà à Milan, en Italie. Le risque important est le suivant : comment les organisations peuvent-elles fonctionner, et encore moins prospérer, lorsque les travailleurs ne peuvent pas se rendre sur leur lieu de travail ?

Comme ce Article du New York Times souligne qu'il s'agit d'une situation à laquelle les entreprises européennes sont déjà confrontées. Dans un briefing aux médias Le mardi 25 février, le Dr Nancy Messonnier, des Centers for Disease Control and Prevention, a déclaré qu'une épidémie aux États-Unis semblait probable : 

"La question n'est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt quand cela va se produire - et combien de personnes dans ce pays seront atteintes d'une maladie grave.

Les risques d'une perturbation de la main-d'œuvre sont réels. L'utilisation efficace d'équipes distribuées est l'un des moyens de résoudre le problème. Et si l'on s'y prend bien, les équipes distribuées sont agiles, les données montrent Nous veillons à ce que les employés qui travaillent à distance restent connectés, productifs et alignés.

ÉQUIPES AGILES DISTRIBUÉES

La première chose à noter est qu'une équipe distribuée n'est pas simplement un ensemble de travailleurs à distance. Un état d'esprit différent est nécessaire pour en faire une équipe. Il s'agit de mettre en place une communication forte grâce à des outils, une coordination et une transparence par le biais d'événements Scrum que je détaillerai plus loin. 

La deuxième chose à noter est que les équipes distribuées peuvent être aussi productives que les équipes colocalisées. C'est juste un peu plus difficile, parce que cela demande beaucoup plus de discipline et probablement un ensemble différent d'outils. 

Tout le monde sait que les équipes regroupées sont, dans l'ensemble, beaucoup plus productives que les équipes distribuées. Mais ce n'est pas toujours le cas. Comme l'a dit le responsable du programme Agile de la fondation Wikimedia dans un discours il y a quelques années, "la colocalisation masque une mauvaise communication". 

En fait, si tout le monde est assis à la même table, vous pouvez être négligent. Si tout le monde est assis de l'autre côté d'un écran d'ordinateur, la paresse n'est pas une option.

Scrum Inc. est elle-même très distribuée. Nos collaborateurs sont dispersés dans tout le pays et travaillent depuis leur domicile ou un espace de co-working. Nos consultants ne sont pas seulement dans des villes différentes en permanence, ils sont souvent dans des villes différentes. pays. Les effectifs de certains de nos clients sont entièrement virtuels. Il n'y a pas de bureau du tout.

Si vous créez un plan d'adaptation à cette réalité, vous aurez fait un pas de plus vers l'atténuation du potentiel de COVID-19 à perturber votre activité..

Voici les étapes à suivre pour réussir avec des équipes distribuées Agile ou Scrum dans n'importe quelle situation.

Je les divise en deux blocs : la communication et la coordination. 

LA COMMUNICATION AU SEIN D'ÉQUIPES DISTRIBUÉES

• La vidéo est votre amie: Les services de vidéoconférence sont bon marché. Certains sont même gratuits. Mais la vraie raison de les utiliser est que nous sommes des créatures visuelles. Une immense partie de notre cerveau a évolué pour lire les émotions et les pensées visibles sur le visage d'un autre être humain. Il s'agit d'un mécanisme de survie. La voix humaine n'est qu'un mince filet de communication, les visages en disent long.

Ce que vous recherchez, c'est la richesse de la communication. Slack, Teams, les appels téléphoniques, les textes et autres outils de chat sont formidables, mais rien ne remplace le visage humain.

• Un carnet de commandes transparent, clair et accessible : Si vous ne pouvez compter que sur les outils électroniques Scrum pour communiquer sur l'arriéré, vous devez faire un effort encore plus grand pour vous assurer que tout le monde comprend l'intention réelle d'un Élément du carnet de commandes du produit.L'équipe doit savoir ce que veut le Product Owner et pourquoi. Ce contexte est essentiel pour les équipes travaillant à distance. Si l'élément du Backlog de produit contient les réponses à toutes les questions clés (définition de Done), l'équipe Scrum, ou les membres de l'équipe, peuvent facilement se mettre au travail.

• Outillage et accès : Tout le monde doit avoir accès aux mêmes outils et au travail en cours. Si votre travail se déroule derrière les pare-feu de l'entreprise et que l'accès à distance est difficile, c'est le bon moment pour découvrir les outils que vos collaborateurs peuvent utiliser. Et s'il n'y en a pas ? C'est le moment ou jamais d'en mettre en place.

• L'essaimage : C'est toujours un excellent moyen de faire avancer les choses (vous pouvez en savoir plus sur l'essaimage ici si vous êtes curieux). L'essaimage permet également aux gens de travailler ensemble sur des sujets afin qu'ils ne se sentent pas si isolés. J'ai souvent constaté que mes moments les plus productifs étaient ceux où je travaillais avec d'autres coéquipiers sur un document, une idée ou un processus lors d'une vidéoconférence.

  Google Docs et Google Sheets sont nos lignes de vie et nous permettent de travailler tous en même temps. Il existe de nombreux autres outils qui font la même chose, mais le travail en groupe sur un même problème est un excellent moyen de collaborer et d'innover, mais aussi, et c'est important, il permet aux gens de ne pas se sentir seuls.

Et c'est probablement la chose la plus importante à laquelle vous devrez faire face. La peur. La solitude. L'isolement. Donner à vos collaborateurs la possibilité de faire quelque chose de significatif en temps de crise est un cadeau.

COORDONNER LES ÉQUIPES À DISTANCE

Le cadre Scrum donne une structure à la vie des gens qui est encore plus critique en période de bouleversements. Passons en revue les événements et l'impact qu'ils ont, et comment ils sont encore plus puissants dans une situation de distribution.

• Planification du sprint. Le premier événement du cadre Scrum donne une forme et une structure à la semaine ou aux deux semaines à venir. Il fixe un objectif clair, l'équipe s'engage sur un ensemble de travaux qu'elle pense pouvoir mener à bien, et fournit une définition solide de ce qui est fait, qui donne à l'équipe des éléments spécifiques et exploitables qu'elle doit accomplir pour terminer le sprint avec succès.L'alignement est essentiel dans un environnement distribué. Un carnet de sprint clair issu de la planification permet à chaque membre de l'équipe d'avoir une compréhension commune de ce qui doit être accompli. Cette concentration, en période de perturbation, est d'une importance cruciale. Dans le cas contraire, il est beaucoup trop facile pour une équipe de se diviser. Un objectif de sprint et un carnet de sprint clairs leur permettent de se concentrer.

• Journalier Scrum. Ces quinze précieuses minutes quotidiennes. C'est le pouls d'une équipe Scrum. Et c'est un point de contact essentiel pour les membres de l'équipe qui travaillent loin les uns des autres. Le Scrum quotidien est l'occasion pour les équipes Scrum de clarifier l'état d'avancement du travail et de mettre en évidence les obstacles.
  
  C'est aussi l'occasion de replanifier chaque jour en fonction des derniers retours d'information, des dernières informations, des obstacles ou des changements émergents. La replanification lors du Scrum quotidien est toujours importante. Elle donne à l'équipe Scrum la capacité de pivoter rapidement en fonction des besoins, lorsque cela s'avère nécessaire. Cette capacité est inestimable dans les situations où l'imprévisibilité peut être la norme.  

Le Daily Scrum présente un autre avantage, souvent négligé. Il offre aux gens un point de contact fiable.

Lors d'un déjeuner avec le professeur Nonaka, l'un des auteurs de l'article qui a donné son nom à Scrum, il a souligné que les êtres humains se définissent par la connexion. Nous nous racontons l'histoire de qui nous sommes dans une relation avec d'autres personnes. Travailler à la maison, seul, isolé, peut nous faire perdre ce sentiment d'identité et de raison d'être. 

• Le sprint. Jeff Sutherland et Ken Schwaber, les co-créateurs de Scrum, sur la raison pour laquelle le Sprint devrait être un événement. Je l'ai toujours considéré comme un contenant pour les autres événements. Mais en réfléchissant à la situation actuelle, j'ai commencé à comprendre pourquoi il s'agit vraiment d'un événement en soi. C'est la somme, c'est le cycle, c'est le rythme de la vie. C'est la somme, le cycle, le rythme de la vie. Il nous donne le cadre de notre travail. La cohérence et la fiabilité d'un sprint, encore et encore, nous donnent un calendrier prévisible et connu. Il élimine l'incertitude. Il fournit une structure. C'est précieux lorsque ces certitudes sont rares.

• Revue Sprint. C'est là que les parties prenantes et les clients donnent leur avis sur ce que l'équipe Scrum a accompli au cours de chaque sprint. Ces boucles de retour d'information peuvent toujours exister avec des équipes distribuées. Et le retour d'information est toujours essentiel. Dans une équipe travaillant virtuellement, ce point de contact leur rappelle qu'il existe un monde en dehors de leur équipe. Qu'ils apportent de la valeur. Que leur travail a un sens. 

• Rétrospective du sprint. C'est l'occasion de s'améliorer en identifiant ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce que nous pouvons faire mieux. Dans une situation isolée, il s'agit d'un événement crucial. Si une équipe habituée à travailler en proximité physique est soudainement projetée dans un monde virtuel, les choses vont être difficiles. Les processus devront être examinés, itérés et améliorés. Les gens devront apprendre à travailler les uns avec les autres d'une manière différente. Lorsque les choses fonctionnent bien, il faut s'en féliciter et les reproduire dans la mesure du possible. 

J'ai un dernier conseil à donner : essayez ceci demain. Mettez en place une équipe répartie avant qu'une catastrophe potentielle ne se produise. Faites travailler tout le monde à la maison demain. Ce sera désordonné, mais cela vous permettra de déterminer ce qu'il faut faire pour améliorer les choses. C'est de l'Agile, n'est-ce pas ? Apprendre en faisant.

Il s'agit d'une seule équipe. Mais qu'en est-il si vous avez plus d'une équipe, ou des dizaines, ou des centaines ? Le processus que vous suivez actuellement s'applique toujours. Le Scrum Masters soulève des obstacles dans les Échelle journalière Scrum, jusqu'à la Équipe d'action exécutive. Ainsi, les équipes savent que leur direction non seulement se préoccupe de leur situation, mais qu'elle prend des mesures concrètes pour l'améliorer.

Les Product Owners sont encore en train de coordonner dans leur MétascrumsLa Commission européenne a mis en place un système de gestion de l'information qui permet de réagir rapidement à un monde en constante évolution.

C'est ainsi que Scrum nous donne la valeur finale du Manifeste Agile : Répondre au changement plutôt que suivre un plan. Nous savons tous que le monde évolue à un rythme incroyablement rapide, que le changement est inévitable, et la propagation actuelle du COVID-19 n'a fait qu'accentuer ce constat. Nous ne savons pas ce qui va se passer. Il n'y a aucun moyen de le savoir. 

Ce que Scrum nous permet de faire, ce n'est pas seulement de réagir aux événements, d'être résilients, de nous en remettre. Elle nous donne les outils nécessaires pour en sortir plus forts. L'adversité rend une équipe Scrum plus forte. Il ne s'agit pas de survivre au changement, mais d'être capable de s'y épanouir. 

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