Comment la météo d'hier nous a permis de mieux nous concentrer

par Jessica Jagoditsh | 26 février 2021 | Blog

Bienvenue dans le prochain épisode du P.A.C.T. - Un lieu où nous partageons quelques notre des expériences de promotion d'une culture inclusive, des innovations en matière de gestion des ressources humaines et des apprentissages agiles concrets !

Alors que je m'asseyais pour réfléchir au thème de ce mois-ci, j'ai commencé à me dire qu'il était parfois difficile d'établir des priorités dans un monde rempli d'interruptions.

Vous et moi savons que le fait de soutenir des personnes signifie que nous répondons à des tonnes de questions. Des choses nous tombent dessus que nous n'avions pas prévues et que nous n'avons jamais pu planifier (ahem - les exigences COVID en constante évolution, ça vous dit quelque chose ?) Dans Scrum et Agile, nous appelons ce travail non planifié un interrompre parce qu'il nous éloigne du travail planifié que nous avons intégré dans notre Sprint.

De nos jours, les interruptions peuvent venir de tous les côtés, et pas seulement du travail ! D'un côté, nous avons les textes et les courriels. Les changements de périmètre. Les appels téléphoniques surprises. Des urgences. Des questions auxquelles il faut répondre et qui n'ont rien à voir avec les opérations du personnel. D'autre part, nous avons des enfants scolarisés à la maison. Des chiens qui aboient pendant nos zooms. Au moment où j'écris cet article, mon estomac affamé commence à me faire perdre la tête. Même mon propre corps m'interrompt dans mon travail !

Problème : En tant que personnes chargées des ressources humaines ou de l'exploitation des ressources humaines, ou en tant que personnes exerçant un rôle opérationnel quel qu'il soit, l'existence d'un grand nombre de tâches non planifiées est une réalité et une nécessité. Mais cela nous empêche de nous concentrer. Il nous pousse à être multitâches, ce que nous savons grâce à de nombreuses recherches, diminue notre productivité. Tout cela changement de contexte nous ralentit. 

Nous avons des projets à réaliser ! Des changements à gérer ! Des personnes à intégrer ! Des points douloureux à résoudre (ce qui peut contribuer à nos interruptions !) Comment la pensée agile peut-elle nous aider à retrouver notre concentration et à accomplir nos tâches tout en nous permettant de gérer toutes ces interruptions aussi efficacement que possible ? 

Expérience : Si nous commençons par un objectif simple, à savoir mieux comprendre notre travail non planifié en collectant des données réelles, nous pouvons utiliser ces informations pour donner la priorité au bon travail et peut-être trouver des moyens de réduire les interruptions.

Notre expérience s'est déroulée en 4 étapes : 

1. Suivre et rendre visible toutes les personnes interrompues font des heures supplémentaires. 
2. Utiliser les données vous suivez pour comprendre la taille relative de vos interruptions. 
3. Utiliser la météo d'hier pour construire un tampon d'interruption dans le backlog du projet pour tenir compte de ce travail non planifié et déterminer le bon équilibre entre le planifié et le non planifié dans le sprint. 
4. Modèles d'utilisation et causes profondes afin de réduire les interruptions au fil du temps et d'inciter à mieux hiérarchiser le travail non planifié.

À ce stade, je sais que vous vous dites : "Attendez une minute !  Le temps d'hier ? Quoi ? Il a neigé ! Interruption de la mémoire tampon ? Qu'est-ce que... ?" 

Des questions tout à fait valables ! Alors, découpons-les en morceaux digestes et tout deviendra clair.

Première étape - Suivre et rendre visibles les interruptions.  

Whorsque nous avons fait cela avec l'un de nos clients opérationnels, nous avons commencé par catégoriser tous les types de demandes et d'interruptions qu'ils recevaient au cours d'une semaine. Pour les opérations de gestion du personnel, il peut s'agir de questions de politique, de réponses à des questions de recrutement, de changements de COVID, de problèmes de sécurité, etc. Vous pouvez également adopter l'approche des courriels par rapport aux appels téléphoniques par rapport au nombre de personnes qui se présentent à votre bureau virtuel. Il existe une myriade de façons d'envisager la catégorisation. Créez une liste qui a du sens pour votre équipe - elle peut être aussi détaillée que vous le souhaitez.  

Une fois que nous avons créé des "seaux", nous avons mis en place un moyen simple de suivre ces éléments à l'aide de coches. DES COCHES, RIEN QUE DES COCHES ! Pourquoi ? Pour faire simple, ma chérie ! Si nous commençons à ajouter tout un tas de tâches supplémentaires, les gens ne le feront pas, mais ajouter une coche, même si vous avez un morceau de papier à portée de main ou une feuille de calcul dans un onglet, est vraiment rapide et facile. Et puis, oh ! comme ces coches commenceront à s'accumuler.

Par exemple, disons que nos catégories sont les événements liés à la sécurité, les demandes générales, les visites d'employés et les activités de recrutement inattendues. La semaine 1 aurait pu ressembler à ceci :

• Événements liés à la sécurité - 1
• Demandes de renseignements généraux - 40
• Accueil des employés - 6
• Activités d'embauche inattendues - 3

À la fin de chaque semaine, nous nous réunissons en équipe et examinons les chiffres. C'est là que la visibilité du travail prend tout son sens. uber utiles. Quand vous verrez le nombre de courriels, d'appels, de changements et de questions que vous avez traités en une semaine, vous serez choqué. Il n'est pas étonnant que nous ayons du mal à mener à bien nos projets ! Et souvent, les autres membres de l'équipe ne se rendent pas compte du nombre de tâches que vous accomplissez et vice versa. Vous faites bel et bien avancer les choses ! Mais s'agit-il des bonnes choses ? Et à quel prix pour vos initiatives plus importantes et votre rapidité ?

Nous savons tous que certaines semaines sont pleines de travail imprévu, d'autres moins. Nous avons donc collecté nos tiques pendant trois semaines afin de disposer de plusieurs points de données. Nous disposons à présent d'informations concrètes impressionnantes que nous pourrons utiliser à l'étape 2.

Étape 2 - Utilisez les données que vous suivez pour comprendre la taille relative de vos interruptions. 

Maintenant que nous disposons de quelques semaines de chiffres, nous avons tenté de déterminer leur taille afin de quantifier l'effort que nous leur avons consacré. Il s'agit d'un type d'estimation qui utilise la taille relative pour créer une valeur de référence. point structure. Les points sont très pratique. Lorsque vous commencerez à améliorer votre jeu Scrum, les points deviendront la clé qui vous permettra de comprendre beaucoup de choses sur le fonctionnement de votre équipe. Nous reviendrons sur les points plus tard et dans les prochains blogs. 

N'oubliez pas : restez simple ! Poursuivons notre exemple... Comme vous le savez, il faut parfois 30 secondes pour répondre à un courriel, alors qu'un incident de sécurité peut prendre des heures. Pour chacune des catégories que nous avons créées à l'étape 1, nous les avons classées en fonction de leur taille. Par exemple :

• Demandes générales - extra-petites
• Activités d'embauche inattendues - petites
• Accueil des employés - moyen
• Événements liés à la sécurité - grands

Nous avons ensuite attribué un nombre de points à chacun d'entre eux :

• Renseignements généraux - extra-petits - 1
• Activités d'embauche inattendues - petites - 2
• Visite des employés - moyenne - 5
• Événements liés à la sécurité - grands - 8

Ensuite, nous avons relié ces points au nombre de coches que nous avions dans chaque bac afin de déterminer la quantité d'efforts que nous consacrions à ce travail non planifié chaque semaine. Il suffit de multiplier les points par le nombre de coches.

Semaine 1 :

• Questions générales : 40x1 = 40
• Activités d'embauche inattendues : 3x2 = 6
• Les visites des employés : 6x5 = 30
• Événements de sécurité : 1x8 = 8
• Total : 84

Nous disposons à présent d'une estimation de l'effort que nous avons utilisé pour les interruptions chaque semaine sous la forme de points. Lorsque vous maîtriserez mieux Scrum et le développement du carnet de commandes, vous pourrez utiliser cette méthode pour quantifier l'ensemble de votre travail - planifié et non planifié. Ces données peuvent nous montrer plusieurs modèles et nous aider à devenir des planificateurs efficaces.

Étape 3 - Utiliser la météo d'hier pour construire un plan d'action. interrompre dans notre carnet de commandes pour tenir compte de ce travail non planifié et déterminer le bon équilibre entre le planifié et le non planifié dans le Sprint. 

Enfin ! La météo d'hier ! Qu'est-ce que c'est ? 

Météo d'hier est un terme que nous utilisons pour décrire la manière dont nous utilisons ce qui s'est passé dans le passé (données) pour prévoir l'avenir. Vous comprenez ? Prévision ? La météo ? Mais comment ?

Nous prenons les totaux des 3 dernières semaines que nous avons suivis et nous créons une moyenne de points que nous utilisons comme bloqueur dans notre Backlog de sprint. Ce bloqueur est connu sous le nom de tampon d'interruption, mais vous pouvez l'appeler comme vous voulez. Il aide les équipes à planifier ce qui semble impossible à planifier.

Reprenons notre exemple : supposons que nos trois premières semaines se déroulent comme suit :

• Semaine 1 : 84 points
• Semaine 2 : 93 points
• Semaine 3 : 71 points
• Moyenne : Environ 83 points

Ainsi, la météo d'hier de notre équipe était de 83 points. C'est très bien ! Qu'est-ce qu'on fait avec ça ?  

Au fur et à mesure que nous nous améliorions dans l'ajout de points à TOUT notre travail, planifié ou non, nous pouvions voir chaque semaine la quantité de travail que nous avions réellement accompli. Ensuite, nous avons utilisé notre météo d'hier pour mettre en place un bloqueur (ou tampon d'interruption) afin de ne pas nous engager dans une trop grande quantité de travail ! Au fil du temps, vous disposerez de plus de données qui vous permettront de gagner en efficacité, d'identifier les points faibles et d'accélérer le travail de votre équipe.

Étape 4. Utiliser les modèles et les causes profondes pour réduire les interruptions au fil du temps et orienter les comportements vers une meilleure hiérarchisation du travail non planifié.

En quantifiant les différents types de travaux non planifiés, nous avons remarqué des tendances négatives. L'équipe a donc commencé à se demander ce qu'elle pouvait faire pour réduire ces interruptions.  

Nous avons élaboré des FAQ qui répondent aux questions les plus courantes que nous recevons. en fait Nous avons créé une base de données sur les objectifs de sprint et nous y avons renvoyé les gens en tant que source d'information en libre-service. Nous avons délégué une personne différente chaque semaine pour prendre en charge la majeure partie du travail non planifié pendant que le reste de l'équipe se concentrait sur les objectifs du sprint. Nous avons remarqué un goulot d'étranglement dans notre chemin d'escalade que nous avons pu résoudre. L'engagement des employés s'est amélioré grâce à l'ouverture, à la concentration et à l'engagement, qui sont trois des cinq piliers de la gestion des ressources humaines. Scrum Valeurs. À partir de là, nous sommes devenus de plus en plus rapides. Deux fois plus de travail en deux fois moins de temps, les gens.  

Résultat : Comprendre la quantité de travail d'interruption réellement effectué a permis à l'équipe de voir plusieurs modèles qu'elle pouvait mettre en balance avec le travail de projet. Nous avons ainsi pu mieux hiérarchiser notre travail sur les projets et respecter nos engagements.  

C'est le résultat que nous souhaitions, mais d'autres bonnes choses se sont également produites.  

D'un point de vue stratégique, le fait de rendre ces informations visibles pour les dirigeants nous a permis d'entamer un dialogue sur plusieurs opportunités. Tout d'abord, lorsque nous avons pris du retard sur un projet, nous avons pu en expliquer les raisons de manière concrète. Nous avons discuté de la manière dont nous pouvions donner aux autres équipes les moyens de prendre des décisions et de trouver des réponses. Et qu'en est-il des besoins en matière de recrutement ? Une analyse de rentabilité pour un soutien supplémentaire ou un Scrum Masters dédié devient beaucoup plus logique avec ce niveau de détail. Enfin, la valeur cachée que nous fournissions et qui était passée inaperçue a été reconnue.

Principaux enseignements : Sensibilisation IS puissant. 

Souvent, nous pensons que nous établissons correctement nos priorités, même lorsque nous sommes interrompus, mais nous ne pouvons en être sûrs qu'en collectant les données et en les rendant visibles. Essayez-le ! 

J'aimerais que vous me fassiez part de vos expériences en matière de travail non planifié. Comment avez-vous intégré du temps dans votre carnet de commandes pour le travail non planifié ? N'hésitez pas à m'envoyer vos questions sur Scrumming HR ou People Operations. Je me ferai un plaisir d'y répondre dans de futurs blogs !  

Passez un excellent mois de mars, chers amis !