Comme le souligne l'auteur de l'article Scrum dans l'égliseJ'ai été invité à donner une conférence sur l'utilisation de Scrum dans des contextes non informatiques. Il est difficile de trouver un environnement plus éloigné du développement de logiciels qu'une église !
Ces deux dernières années, j'ai travaillé à Scrum Inc., où nous ne développons aucun logiciel et où nous utilisons Scrum pour tout faire fonctionner. Cela ne ressemble pas vraiment à une église non plus. J'ai donc été très surpris, en relisant Scrum in Church, de constater que les congrégations que j'ai servies et Scrum Inc. sont confrontées à de nombreux défis similaires.
Un problème que j'ai rencontré dans chacune des congrégations que j'ai servies était qu'en raison du fait que le personnel comprenait des personnes travaillant à temps partiel et des personnes ayant des horaires très différents, il était impossible d'organiser des réunions quotidiennes qui incluaient tout le monde. Les membres du personnel qui travaillaient le dimanche prenaient des jours de congé en semaine. D'autres travaillaient de 9 à 5 du lundi au vendredi. Par définition, les travailleurs à temps partiel ne sont pas là tout le temps.
À l'église, nous avons décidé d'organiser des réunions quotidiennes tous les matins, quelle que soit la personne présente. Ainsi, tous les matins, du lundi au vendredi, tous les membres du personnel présents dans le bâtiment se réunissaient. Au bout d'un certain temps, certains membres du personnel à temps plein qui prenaient des jours de congé pendant la semaine ont commencé à venir au stand-up pendant leur jour de congé.
Chez Scrum Inc., nous nous efforçons également de faire participer tout le monde à notre stand-up quotidien. Nous avons deux employés à temps partiel. Jeff, en particulier, voyage beaucoup, surtout en Europe. L'un d'entre nous vit et travaille à Washington. Les autres se trouvent dans la région de Boston.
La possibilité d'utiliser Google Hangout et Skype facilite la participation aux réunions quotidiennes pour ceux d'entre nous qui ont des horaires différents ou qui sont géographiquement dispersés. Mais lorsque l'un ou plusieurs d'entre nous dirigent un cours ou font du conseil, il n'est pas possible de se rendre à une réunion quotidienne, même pour 15 minutes.
Scrum fonctionne mieux lorsque l'équipe est installée dans un même lieu et que tout le monde travaille selon le même horaire. Le monde réel fonctionne rarement de la sorte. Il n'y a pas de règles sur la façon de s'adapter à ces circonstances changeantes, mais voici quelques techniques que nous trouvons utiles :
1. Si un membre de l'équipe ne peut pas participer à la réunion quotidienne, demandez-lui d'envoyer son rapport par courrier électronique au Scrum Master afin qu'il soit inclus dans la mise à jour, puis envoyez par courrier électronique les points clés de la réunion à l'ensemble de l'équipe (uniquement les points clés, pas le compte rendu de la réunion). (Juste les points clés, pas le compte-rendu de la réunion).
2. Planifiez des réunions régulières en face à face. Rien ne remplace le fait d'être dans le même espace au même moment, les conversations au refroidisseur d'eau, le fait d'entendre ce que les gens ont fait pendant le week-end, de partager un repas et de reconnaître les étapes importantes telles que les anniversaires et l'ancienneté dans l'entreprise. Établissez un budget de voyage pour que les personnes qui vivent et travaillent à distance puissent se rencontrer régulièrement.
3. Utilisez un tableau virtuel Scrum. Bien que nous sachions que les notes adhésives sur un mur fonctionnent le mieux, l'utilisation de l'outil le plus simple et le plus léger possible est la meilleure solution suivante. Chaque membre de l'équipe doit pouvoir accéder au tableau toute la journée, tous les jours. (Nous aimons Pivotal Tracker.)
4. Se concentrer sur la saturation de la communication. En cas de doute, envoyez un courriel à tous les membres de l'équipe. Assurez-vous que tout le travail est capturé dans une histoire du backlog afin que tout le monde sache ce qui se passe. Si un document est le résultat d'une histoire, joignez-le pour que tout le monde puisse le lire. S'il y a une réunion, faites circuler un résumé de haut niveau.
Au cœur de Scrum, il y a la priorité aux personnes, la création d'une équipe, le dépassement de soi et le plaisir ! Nous, les êtres humains, pouvons être irritables et acariâtres, mais nous pouvons aussi être généreux et joyeux et nous efforcer de rendre notre vie et notre monde meilleurs.
Par Arline Sutherland
arline@scruminc.com
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