Un moyen de relancer votre quotidien Scrum

par Scott Downey avec Tom Bullock | 28 janvier 2021 | Blog

Le Scrum quotidien n'est pas seulement un événement, c'est une opportunité. Il peut être utilisé par les équipes Scrum pour replanifier, se recentrer et s'aligner sur ce qui compte le plus - le travail prioritaire, l'objectif du sprint et l'élimination de ce qui les empêche d'avancer.

S'il est bien fait, votre Daily Scrum peut représenter les 15 minutes (ou moins) les plus importantes de votre journée de travail. 

Cependant, si votre équipe perd de vue l'objectif du Scrum quotidien, celui-ci peut devenir une perte de temps de 15 minutes (ou plus). "Le Scrum quotidien peut souvent être considéré comme une version améliorée d'un rapport de situation", explique Scott Downey, consultant en Scrum Inc., "et ce n'est pas le but". 

M. Downey s'est fait une réputation en démarrant ou en redémarrant rapidement les équipes Scrum. Sa capacité à transformer de la sous-performance à la haute productivité a conduit certains à l'appeler le "général Patton du Scrum". 

Saisir l'opportunité qui se présente à chaque Daily Scrum est un élément clé de son approche.

Une question, une priorité

Il n'y a qu'une seule question qui compte lors d'une réunion animée par Scott Downey. Quotidiennement ScrumComment faire en sorte que l'élément le plus prioritaire de notre carnet de commandes soit réalisé aujourd'hui ? 

Pourquoi ? Parce que c'est tout ce qui compte à un moment donné. 

Le reste du carnet de sprint est important, mais la priorité est accordée au travail le plus important que l'équipe Scrum peut mener à bien au cours d'un sprint donné. S'il n'est pas achevé, mais que des éléments moins prioritaires le sont, le sprint peut au mieux être considéré comme un succès partiel. 

Les questions moins prioritaires sont discutées, mais seulement si le boîte temporelle permet. 

Il y a une autre raison pour laquelle M. Downey s'est concentré sur une seule question : "Je cherchais à créer une pression sociale sur les personnes qui consultaient l'arriéré pour "mon type de travail". Et ils travaillent sur la priorité huit, alors qu'ils pourraient aider sur la priorité un".

Et cela a fonctionné. "L'accent n'était plus mis sur ce que faisait une personne. L'attention s'est portée sur ce que nous avons réalisé dans le cadre de la priorité #1". 

Non seulement l'utilisation d'une question unique permet aux équipes Scrum de rester alignées et de se concentrer sur l'élément prioritaire du sprint, mais elle permet également d'obtenir davantage de résultats. essaimage et augmente efficacité du processus - deux caractéristiques communes aux équipes Scrum hautement productives.

Planifier, puis replanifier si nécessaire 

Voici comment le 2020 Scrum Guide décrit le Daily Scrum : 

L'objectif du Scrum quotidien est d'inspecter les progrès accomplis dans la réalisation de l'objectif du sprint et d'adapter le carnet de commandes du sprint si nécessaire, en ajustant le travail planifié à venir.

Notez que deux des trois clauses de cette phrase concernent la replanification du Sprint. 

À quand remonte la dernière fois que votre équipe Scrum a fait cela ? Envisagez-vous même d'en faire une option dans le cadre de votre Scrum quotidien ?

Pour tirer pleinement parti de l'opportunité que représente chaque TPP71 quotidien, il peut être nécessaire de changer d'état d'esprit ou, dans le cas de M. Downey, de changer le nom de l'événement. "Je ne l'ai pas toujours appelé le Scrum quotidien", admet-il volontiers, "parfois je l'appelle la session de replanification".

Même événement. Même calendrier. Mais le nouveau nom peut véhiculer un objectif plus important. 

Lors du démarrage des équipes Scrum, Downey leur conseille d'utiliser la planification du sprint pour établir leur objectif de sprint et leur carnet de commandes de sprint priorisé, puis de faire juste assez de planification pour arriver à leur prochaine Scrum quotidienne. À ce stade, leur dit-il, "vous allez planifier et replanifier juste assez pour atteindre leur deuxième Scrum quotidienne", et ainsi de suite. 

Et ces sessions de replanification sont dirigées par ceux qui font le travail. Le Product Owner est là pour répondre aux questions, le Scrum Master facilite les choses, mais ce sont les membres de l'équipe qui sont la force motrice. M. Downey ajoute qu'ils doivent se parler de la manière la plus efficace possible. "Je me fiche qu'ils parlent en code binaire si c'est le moyen le plus efficace pour eux de communiquer. 

Quel est l'objectif du Daily Scrum ?

L'objectif de la Quotidiennement Scrum est de réorienter l'équipe vers le travail le plus important de la journée dans la poursuite de l'objectif du sprint. En substance, quel est le travail le plus prioritaire qui doit être réalisé aujourd'hui et comment l'équipe peut-elle travailler ensemble pour réaliser ce travail ? L'équipe évalue le carnet de commandes pour déterminer le travail le plus important. Elle en profite également pour soulever les obstacles qui l'empêchent de mener à bien ce travail. Bien que ce ne soit pas le seul moment où ils peuvent discuter des obstacles, il s'agit d'un temps alloué dans la journée qui est fiable. Ils sont toutefois libres de se réunir à tout moment de la journée pour discuter plus en détail.

La réunion doit être brève, pas plus de 15 minutes. N'oubliez pas que l'objectif de cette réunion est de se concentrer sur la manière dont le travail le plus important de la journée sera effectué, et non de résoudre des problèmes spécifiques. Par conséquent, si au cours de la réunion quotidienne Scrum, des obstacles surgissent qui nécessitent plus qu'une brève discussion, celle-ci est reportée à un autre moment. Peut-être juste après la fin du Scrum quotidien. Cela permet à l'équipe de rester concentrée sur les actions principales qui lui permettront d'atteindre l'objectif du sprint.

Qui démarre le journal Scrum ? 

Tout membre de l'équipe peut donner le coup d'envoi du Scrum quotidien. Généralement, le Product Owner et le Scrum Master assistent au Scrum quotidien, mais leur présence n'est pas obligatoire. Ce qu'il est important de noter, c'est qui contribue. Étant donné que ce sont les membres de l'équipe qui effectuent le travail, leur contribution est très précieuse. Bien que la réunion soit ouverte à tous, les parties prenantes sont des auditeurs actifs du Scrum quotidien, et non des contributeurs actifs.

Exemple quotidien Scrum : 

Pensez-y de la même manière qu'une équipe se réunit avant d'avancer dans son jeu. Vous vous réunissez avec les membres de votre équipe pour décider de ce que sera votre "jeu" de la journée. C'est-à-dire votre plan de match sur la façon dont le travail important sera effectué ce jour-là. Qui travaille sur quoi, quels sont les résultats attendus, etc.

En procédant à l'examen de l'arriéré, Scott recommande à nouveau en se concentrant sur cette question principale :

"Comment faire en sorte que l'élément le plus prioritaire de notre carnet de commandes soit réalisé aujourd'hui ? 

En faisant de cette question la priorité, vous pourriez également voir apparaître des possibilités de collaboration, ce qui est idéal. Dans Scrum, nous parlons beaucoup de "l'élargissement de nos T", ce qui signifie essentiellement que tous les membres de l'équipe sont en mesure d'apporter une contribution significative au travail, par opposition à un membre particulier de l'équipe qui est exclusivement équipé pour travailler sur un aspect particulier. Les compétences sont cultivées au sein de l'équipe afin que chacun puisse apporter sa contribution.

Par exemple, disons que votre objectif pour ce Sprint est de collecter des pistes de personnes intéressées par un sujet particulier. L'un des éléments importants de votre carnet de commandes consiste à diffuser des annonces payantes sur une page d'atterrissage nouvellement créée. La page d'atterrissage est lancée, mais le formulaire d'opt-in ne s'affiche pas correctement sur mobile. Or, nous savons tous que les mobiles représentent une part importante du trafic de tous les sites web, trop importante pour être ignorée. Il s'agit là d'un obstacle, car vous ne voudriez pas générer du trafic payant vers une page destinée à recueillir des inscriptions si le formulaire d'inscription ne fonctionne pas !

Et là, il y a un obstacle.

Dans l'idéal, l'équipe devrait être capable d'essaimer pour résoudre l'obstacle. Nous devons donc d'abord nous demander si l'obstacle peut être résolu dans le cadre des compétences de l'équipe. Ou bien la solution nécessite-t-elle un soutien supplémentaire qui n'est pas disponible au sein de l'équipe ? Si le problème doit être résolu à l'extérieur, comment cela sera-t-il coordonné ? Dans quel délai le dépannage peut-il être intégré dans le carnet de commandes d'une autre équipe ? Cela affectera-t-il la capacité à livrer un travail fini dans le sprint en cours ?

Il s'agit d'une question trop vaste pour être abordée au cours de la journée et d'un exemple parfait de sujet qui serait placé dans un "parking" au cours de la réunion. Une fois qu'elle aura été explorée, une discussion de suivi s'ensuivra. 

L'avantage de soulever l'obstacle au quotidien, plutôt que d'essayer de résoudre le problème de manière isolée, est que la nécessité de faire appel à des compétences extérieures est reconnue beaucoup plus rapidement et qu'un minimum de temps est perdu à travailler sur un problème qui ne peut pas être résolu au sein de l'équipe elle-même. Les membres de l'équipe peuvent ainsi se consacrer à d'autres tâches importantes dans l'intervalle.

Et nous avons essentiellement abordé ce que le Dr Jeff Sutherland identifie comme les éléments clés du Quotidien, la collaboration, la replanification, l'essaimage et l'élimination des obstacles. Comme le Scrum lui-même, l'approche de Downey pour un grand Daily Scrum est simple à comprendre mais difficile à maîtriser. Avec de l'entraînement, les deux peuvent révolutionner votre façon de travailler.