Swarming : Comment augmenter instantanément la productivité de votre équipe Scrum

par Jeff Sutherland, équipe Scrum Inc. | 22 janvier 2020 | Blog

 

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L'essaimage est un moyen simple, mais souvent négligé, d'augmenter immédiatement la capacité de production de l'entreprise. vitesse de toute équipe Scrum. Il s'agit d'un modèle systématiquement utilisé par les équipes hyperproductives, quel que soit le secteur d'activité.

En fait, l'essaimage est si facile à mettre en œuvre que même les équipes novices en matière d'agilité peuvent commencer à l'utiliser immédiatement. Dans ce billet, nous allons explorer comment et pourquoi l'essaimage fonctionne et partager une application réelle de ce modèle dans un environnement de soins de santé qui a rapidement produit des résultats spectaculaires.

Quelle est la définition du swarming dans scrum ? On parle d'essaimage lorsque le plus grand nombre possible de membres de l'équipe travaillent simultanément sur le même élément prioritaire. Et ils travaillent sur ce seul élément jusqu'à ce qu'il soit terminé. 

Comment fonctionne l'essaimage

Chaque carnet de sprint est composé d'éléments d'importance variable. Ils doivent tous être terminés avant la fin du sprint, mais un seul d'entre eux peut être la priorité absolue de l'équipe. 

Lorsqu'une équipe essaime, elle doit le faire sur cet élément prioritaire. Cela peut s'avérer plus difficile qu'il n'y paraît. 

Comme le souligne le Dr Jeff Sutherland, co-créateur de Scrum et fondateur de Scrum Inc.,

"De nos jours, de nombreuses organisations ont des individus, des équipes, voire l'organisation elle-même, qui travaillent sur de nombreux projets qui sont tous prioritaires.

Il ajoute que cela crée des dysfonctionnements massifs et ralentit les équipes et l'organisation. Pour réduire la frustration, augmenter le bonheur et accroître l'efficacité de l'équipe, il faut donc

"se concentrer sur l'histoire la plus importante". 

Donc première étape dans l'essaimage est de s'assurer que l'équipe sait quelle est la priorité absolue de son carnet de commandes. 

Deuxième étape est de faire travailler tous les membres possibles de l'équipe sur ce point prioritaire. Il se peut que vous ne puissiez pas faire travailler toute l'équipe sur ce projet. L'objectif est d'en faire travailler le plus grand nombre possible. 

Troisième étape est de se mettre au travail de manière réellement partagée et simultanée. Évidemment, la nature exacte de ce que cela implique dépend du travail effectué. Mais l'objectif reste le même : faire en sorte que le plus grand nombre possible de membres de l'équipe travaillent simultanément sur ce point.

Une fois cette tâche accomplie, l'équipe s'attaque à l'élément suivant jusqu'à ce qu'il soit lui aussi achevé. Et ainsi de suite. 

Essayez-le pendant un sprint et les résultats vous surprendront peut-être. Il est courant que les équipes Scrum remarquent une augmentation significative de leur vélocité dans ce court laps de temps. Nous avons même constaté des augmentations allant jusqu'à 200%. 

Pourtant, l'essaimage peut sembler contre-intuitif. De nombreuses équipes Scrum tentent de diviser et de conquérir leurs arriérés en demandant à leurs membres de travailler sur différents éléments en même temps.

L'idée est que cela permettra d'en faire plus puisque le travail se fait en même temps. Mais ce n'est pas le cas. 

Comme l'explique Jeff, "la raison la plus fréquente pour laquelle une équipe est en retard ou n'a pas tout fait à la fin d'un sprint est que chacun travaille sur son propre projet. Tout est ouvert et rien n'est fait.

Cela, explique Jeff, réduit la vélocité d'une équipe en créant un goulot d'étranglement à la fin du sprint "où tout doit être testé en même temps, mais il n'y a pas assez de temps pour le faire et le sprint échoue".

Pourquoi l'essaimage fonctionne-t-il ?

En tant qu'espèce, nous aimons les distractions. Nous sommes souvent déconcentrés par des courriels, des textes, des appels téléphoniques, etc. Ces distractions ont un coût.

Chaque fois que vous passez d'une activité à l'autre, vous perdez un pourcentage important de votre productivité. En effet, vous devez vous réinitialiser mentalement et passer à la vitesse supérieure, éventuellement utiliser un système différent ou changer d'endroit. Quelle qu'en soit la raison, vous perdrez en productivité si vous ou votre équipe adhérez à l'idée fallacieuse selon laquelle il faut se concentrer sur une seule chose. multitâche. 

Ce concept, appelé "Changement de contexte"a été exposée pour la première fois par l'auteur Gerald Weinberg dans son ouvrage de référence, le Gestion de la qualité des logiciels. Et cela a été prouvé à maintes reprises.

Weinberg explique que si quelqu'un travaille sur une seule chose jusqu'à ce qu'elle soit terminée, il consacrera évidemment 100% de son attention et de son temps à ce travail. Mais si elle doit changer de contexte ne serait-ce qu'une fois, le temps disponible pour le travail tombe à 80%.

Si vous devez changer de contexte trois fois par jour, votre temps effectif tombe à 60%. Si vous devez changer de contexte cinq fois, vous perdrez 75% de votre temps et de votre concentration à cause du changement de contexte. 

L'essaimage réduit le changement de contexte en demandant à l'ensemble de l'équipe de se concentrer sur le seul élément prioritaire du carnet de commandes du sprint. Ainsi, il n'y a pas de réinitialisation mentale, pas de redémarrage, pas de perte de changement de contexte du tout. 

L'essaimage stimule également la productivité des équipes Scrum en améliorant la mesure importante connue sous le nom de efficacité du processusIl s'agit du temps de travail effectif nécessaire pour terminer un élément du carnet de commandes, divisé par le temps calendaire nécessaire pour le faire.

L'efficacité moyenne des processus d'une équipe scrum typique est de cinq ou 10%. Bien que ce chiffre puisse paraître faible, il est supérieur à celui des équipes non-Agile. 

Voici comment Jeff l'explique. "Si quelque chose prend une journée de travail idéale pour être fait, si vous regardez les données, vous verrez qu'il faut 10 jours pour le faire. Cela signifie qu'une journée de travail a pris 10 jours calendaires du processus. L'efficacité, c'est 10%. 

C'est ici que l'essaimage change la donne. "Et si vous mettiez trois personnes sur cette histoire", demande Jeff, "et qu'elles y travaillaient toutes ensemble et qu'elles la terminaient en un jour ? L'efficacité du processus est alors portée à plus de 100%, ce qui entraîne automatiquement une augmentation de la vélocité." 

Les données montrent que la vélocité de l'équipe peut doubler en améliorant l'efficacité du processus de 20 à 50%.  

Il y a une autre façon dont l'essaimage augmente la vitesse qui mérite d'être abordée. L'essaimage réduit un type de déchets très spécifique.

Appelé Muda Selon Taiichi Ohno, fondateur du système de production Toyota, il s'agit d'un gaspillage sous la forme d'un travail inachevé. Ohno considère qu'il s'agit de la pire forme de gaspillage, car vous avez dépensé du temps, de l'argent, des ressources et des efforts, mais vous n'avez rien à montrer parce que le travail n'a pas été achevé.

L'essaimage résout ce problème en faisant travailler autant de membres de l'équipe que possible sur cet élément prioritaire jusqu'à ce qu'il soit terminé. Et dans tous les cas, une tâche accomplie est toujours préférable à une tâche incomplète.

Un exemple de modèles d'essaimage agile : À l'hôpital

Nous voulons vous laisser avec un exemple concret de l'essaimage à l'œuvre. Pour cela, nous nous tournons vers une section de Le manuel pratique du Scrum par JJ Sutherland, PDG de Scrum Inc. 

Dans une section intitulée "Innover le comment", JJ raconte l'histoire des consultants de Scrum Inc. qui se sont associés à une chaîne d'hôpitaux pour résoudre un problème qui les avait intrigués pendant des décennies : réduire le temps nécessaire à l'assainissement et à la remise à zéro de leurs salles d'opération. Tout cela sans diminuer la qualité ou mettre des vies en danger. 

C'est ce que l'on appelle la période des "sorties" et des "rentrées", en référence aux brancards qui transportent les patients. Il a fallu environ une heure à l'équipe de nettoyage pour faire le travail. "Ce n'est pas une tâche facile", écrit JJ.Pensez-y. Il ne s'agit pas seulement de stériliser la pièce. Ils doivent se coordonner avec l'équipe médicale suivante, le chirurgien, l'anesthésiste et les infirmières, afin que les bons instruments chirurgicaux soient installés au bon endroit".

L'essaimage était une amélioration clé du processus. L'équipe de nettoyage y est parvenue d'elle-même. 

"Ils se sont vite rendu compte que s'ils travaillaient ensemble sur la même tâche, celle-ci serait accomplie plus rapidement. En répétant cette coopération, le temps total nécessaire pour nettoyer la pièce diminuait de manière significative. Pendant deux jours, ils ont tenté cette expérience, qui a fonctionné encore et encore."

D'autres améliorations ont également été apportées au processus, en parallèle avec l'essaimage, explique JJ,

"Les résultats étaient clairs. Le délai entre la sortie et l'entrée des roues avait été coupé en deux. D'une moyenne d'environ une heure à une demi-heure, parfois moins. Le tout sans sacrifier la qualité. 

Ces améliorations sont encore visibles aujourd'hui. Et, comme le note JJ, "il est possible pour cet hôpital de sauver plus de vies et de soigner plus de gens. Pas en changeant la technologie. Ni en ajoutant du personnel". Et cette barrière entre la sortie et l'entrée, qui existait depuis des décennies, a été réduite de moitié en l'espace de deux semaines seulement. 

Le tout avec l'aide de l'essaimage. 

Avantages supplémentaires de l'essaimage d'équipes agiles

L'essaimage est vraiment une arme secrète pour les équipes Agile et Scrum. Et pas seulement pour les raisons évoquées ci-dessus.

L'essaimage permet également aux membres de l'équipe de partager librement et dans leur contexte les connaissances acquises. Il permet ainsi aux individus d'apprendre ou d'améliorer leurs compétences. Bien que ce ne soit pas l'objectif premier de l'essaimage, cet avantage supplémentaire mérite d'être souligné. 

Nous avons travaillé avec des centaines d'organisations et des milliers d'équipes et pourtant, comme le fait remarquer Jeff, nous n'avons "jamais vu une équipe Scrum performante qui n'utilise pas systématiquement le modèle d'essaimage".