Comprendre la définition de "prêt", les critères d'acceptation et la définition de "fait".

par Tom Bullock, Kevin BallJack Harmening 26 juin 2020 | Blog

Ce billet fait partie de notre nouvelle série ScrumCast de conversations avec des leaders d'opinion qui ont contribué avec succès à la transformation des organisations et à l'amélioration de la qualité de vie des citoyens.responsabiliser les équipes et les individus. Chaque épisode explorera l'agilité organisationnelle et les modèles, tactiques et techniques Scrum qui conduisent au succès dans le monde réel. S'abonner à notre chaîne YouTube pour les derniers épisodes de ScrumCast. 

Définition de "prêt", définition de "fait" et critères d'acceptation. Il s'agit de trois éléments très importants, mais souvent négligés, de tout projet de développement. Élément du carnet de commandes du produit (PBI).

Les équipes et les organisations performantes savent comment les utiliser efficacement. Et comment elles interagissent pour stimuler la coordination, la productivité et minimiser les effets des dépendances. 

Dans cet épisode de ScrumCast, Kevin Ball et Jack Harmening, consultants et formateurs de Scrum Inc., se joignent à l'animateur Tom Bullock pour discuter de la manière d'utiliser chacun de ces éléments pour assurer la réussite de votre équipe. 

Voici quelques points forts de leur conversation.

Commencez par définir clairement ce que vous êtes prêt à faire 

Un carnet de commandes efficace est plus qu'une simple liste de tâches classées par ordre de priorité. Chaque élément du carnet de commandes doit contenir toutes les informations nécessaires pour que l'équipe Scrum sache qu'elle peut terminer le travail en un seul sprint. C'est là que le Définition de Prêt entre en jeu.

JACK HARMENING : La définition de "Ready" donne un sens à la perspective. Lorsque nous créons des éléments du carnet de commandes, nous devons choisir la manière dont nous allons les rédiger. La définition de "prêt" est la partie spécifique de ce langage qui nous aide à comprendre si nous pouvons réellement faire ce travail. C'est donc une chose d'écrire une histoire et d'avoir en tête une idée de ce que l'on veut faire. C'est une autre chose de commencer à la façonner au point qu'une équipe puisse la prendre et dire, oui, c'est quelque chose que nous pouvons faire dans un Sprint".

Jack et Kevin sont tous deux partisans de l'utilisation des critères I.N.V.E.S.T. lors de la rédaction des PBI. 

I - IMMÉDIATEMENT ACTIONNABLEune équipe peut commencer à travailler sur l'article immédiatement.

N - NÉGOCIABLEL'équipe peut alors discuter des détails de l'IBP et de la manière dont il doit être réalisé.

V - VALEURl'IBP produit de la valeur pour les clients/parties prenantes.

E - ESTIMABLEL'équipe peut alors estimer l'effort nécessaire pour mener à bien le projet.

S - PETITle travail peut être accompli en une seule fois. 

T - TESTABLEl'incrément peut être testé 

JACK HARMENING : "En fin de compte, il s'agit de savoir si c'est une bouchée que nous pouvons prendre, n'est-ce pas ? Nous ne voulons pas en prendre trop. Nous voulons être en mesure de traiter ces informations et d'accomplir ce travail." 

"L'un des écueils les plus fréquents que j'ai constatés est la nécessité d'une collaboration entre les équipes pour mener à bien un projet. Souvent, les gens ont des définitions de l'état de préparation, mais ils ne se parlent pas de la manière de les aligner. Par conséquent, si une équipe a besoin de parler à une autre équipe pour mener à bien un projet, elle doit connaître ses définitions de l'état de préparation. Vous devez communiquer ces idées les uns avec les autres afin que lorsque le travail arrive, il soit prêt à être exécuté". 

Connaître les critères d'acceptation

Critères d'acceptation détaille ce qui doit être fait pour que l'IBP soit considéré comme achevé. Cela permet aux équipes d'estimer, de tester et d'accomplir le travail. Les concepts de critères d'acceptation et de définition de ce qui est fait semblent très similaires. Mais ils sont tout à fait distincts. 

KEVIN BALL : "Les critères d'acceptation sont ce dont le client a besoin. La définition de ce qui est fait est ce dont l'organisation a besoin. Ainsi, si les critères d'acceptation sont intégrés à l'histoire (PBI), nous savons exactement quels sont les obstacles à franchir. Nous savons exactement quelles portes doivent être fermées et franchies il avant de pouvoir passer à l'étape suivante. 

J'ai mis en place une équipe d'organisation de soins de santé, une douzaine d'équipes en fait, et dans les premiers sprints, les équipes ne rédigeaient pas de critères acceptés. Elles ont commencé à se demander pourquoi elles n'étaient pas en mesure d'achever ce travail. La réponse était : "Eh bien, je ne savais pas ce qu'il fallait vraiment faire". Les critères d'acceptation n'étaient pas satisfaisants. Ils n'étaient pas complets.

Les pièges les plus courants des critères d'acceptation

Les critères d'acceptation doivent indiquer clairement ce qui doit être fait pour que le travail soit considéré comme achevé. Mais ils ne doivent pas préciser comment. Ils ne doivent pas non plus être si prescriptifs qu'ils éliminent la créativité. 

KEVIN BALL : "Les critères d'acceptation d'un PBI doivent contenir juste assez d'informations pour que l'équipe comprenne ce qui doit être fait, n'est-ce pas ? Nous ne sommes pas des robots. Nous savons comment faire le travail. Apportez juste assez d'informations pour que l'équipe comprenne ce qui est nécessaire pour un MVP (Minimum Viable Product) à la fin d'un Sprint".

JACK HARMENING : "L'analogie sur laquelle j'aime m'appuyer est celle des pare-chocs lorsque vous jouez au bowling sur une piste de bowling. Vous essayez d'éviter que votre équipe ne fasse rien et atterrisse dans le caniveau, mais vous voulez quand même avoir la liberté de lui permettre de choisir le bon chemin pour atteindre autant de quilles que possible dans ce cas.

Selon le type de magasin auquel vous avez affaire, selon le type de travail que vous effectuez, il existe différents types de critères d'acceptation et différentes manières de les rédiger. En fin de compte, il s'agit de servir l'équipe en lui permettant d'éviter les pires scénarios, tout en ayant la liberté de choisir entre de nombreux scénarios optimaux". 

Définition de "Fait

Les Définition de "Fait décrit ce qui est nécessaire pour que des groupes d'IBP similaires soient considérés comme complets. 

KEVIN BALL : "J'aime utiliser l'USDA comme analogie. L'USDA doit inspecter tous les types d'aliments avant qu'ils ne soient vendus à l'épicerie, n'est-ce pas ? Il existe des milliers de types d'aliments différents. Dans votre carnet de commandes, il y a tout un tas de produits différents, mais ils sont tous soumis aux mêmes critères.

Les aliments doivent être frais, cueillis à telle date, emballés d'une certaine manière, porter une date de péremption et énumérer les ingrédients qu'ils contiennent. 

Il en va de même pour les éléments du carnet de commandes ou l'ensemble des éléments du carnet de commandes et pour la définition de "fait". Ils doivent être vérifiés et faire l'objet d'un contrôle de qualité. Il se peut qu'une personne doive y jeter un coup d'œil avant qu'il ne soit diffusé. Correspond-il à la définition de ce qui est fait pour ce corpus de travail, ce groupe d'éléments du carnet de commandes ? 

JACK HARMENING : "Et cela nous ramène à la perspective, n'est-ce pas ? Ainsi, les critères d'acceptation, la perspective que nous adoptons lorsque nous les rédigeons, concernent toujours le client, l'utilisateur final ou la prochaine personne à qui nous transmettons quelque chose.

Et la définition de ce qui est fait prend en compte le point de vue de l'entreprise. Et cela tend, comme l'a souligné Kevin, à être une forme d'atténuation des risques ou de contrôle de la qualité".

Définition commune des erreurs commises

KEVIN BALL : "L'erreur la plus fréquente que je constate en matière de définition de l'action est que l'organisation n'y a pas réfléchi suffisamment en profondeur. C'est la toute première erreur. 

Deuxièmement, lorsqu'ils se rendent compte qu'ils ont besoin d'une définition de l'achèvement, ils prennent trop de temps et perdent trop de temps à élaborer une définition de l'achèvement au lieu de demander à l'une des équipes d'élaborer une définition de l'achèvement pour son travail et de commencer à l'appliquer à d'autres parties de l'organisation. En d'autres termes, élaborez un modèle de référence pour votre définition de l'achèvement, pour votre processus et pour la manière dont vous le créez. Ensuite, testez-le, inspectez-le et adaptez-le pour qu'il s'étende à d'autres parties de l'organisation".

JACK HARMENING : "Pour moi, les pires définitions du travail accompli sont celles qui existent uniquement pour cocher une case plutôt que pour servir d'outil de communication entre les équipes. Une bonne définition de l'achèvement nous aide à mieux comprendre notre travail ou à aider les équipes à comprendre comment nous pouvons nous assurer que le travail est fluide.

Nous avons tous vécu des situations où vous transmettiez votre travail à une autre équipe et où celle-ci se disait : " C'est complètement inutilisable ". C'est vrai ? Si nous utilisons nos définitions de ce qui est fait comme de la poudre aux yeux plutôt que comme une amorce de conversation où nous impliquons les gens, alors elles ne seront pas assez utiles pour valoir la peine d'y consacrer du temps".

Pour visionner l'intégralité de la conversation sur Définition de "prêt", critères d'acceptation et définition de "fait". avec Kevin Ball, Jack Harmening et Tom Bullock, cliquez ici.